Коммерческое предложение

На основании записей об отправке коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.

3. Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения заказчиком.

Данная технологическая  операция начинается с контроля получения ответственным исполнителем заказчика отправленного ему коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) коммерческого предложения заказчику.

  После того, как ответственный исполнитель  заказчика получил Коммерческое предложение, ответственный исполнитель согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение.

  Согласно типовых сроков исполнения документов, заказчик должен рассмотреть коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения.

4. Корректировка коммерческого предложения.

Если при рассмотрении коммерческого предложения у  заказчика возникли замечания, то ответственные исполнители заказчика и исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции.

5. Получение решения по коммерческому предложению от заказчика.

Оформленное Заказчиком в письменном виде решение по Коммерческому  предложению может быть получено от него:

- по почте;

- средствами факсимильной связи;

- личной доставкой представителем заказчика (исполнителя).

  Полученное от Заказчика письменное решение по коммерческому предложению (далее "решение"), как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы:

- приема и первичной обработки;

- предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

  В нижнем правом углу первого листа решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

  Если в  адресе решения указаны структурное подразделение или фамилия ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученное решение не требует рассмотрения руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа решения проставляют фамилию ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ.

  Решение, требующее обязательного рассмотрения руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Дальнейшая работа с решением производится на основании резолюции руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки.

Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка решения осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.

6. Регистрация получения решения по коммерческому предложению

Поступившее в структурное подразделение или ответственному исполнителю Решение регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если не было зарегистрировано специалистами службы ДОУ предприятия).

  Процесс регистрации Решения (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации коммерческого предложения разница заключается в том, что реквизиты "дата" и "индекс" проставляются в соответствующих полях реквизита "отметка о поступлении" (в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе), а в реквизите "дата" проставляется дата поступления решения на предприятие.      Кроме того, регистрация решения производится в регистрационных формах входящих документов.

  Сведения  о зарегистрированном решении переносятся в регистрационные формы входящих документов. 

Глава 2 

2.1 Предложения  по усовершенствованию подготовки  коммерческих предложений 

  Коммерческие предложения в своей работе используют практически все компании, хотя и с разной степенью эффективности. Они вошли в практику деловой переписки уже давно, мы к ним привыкли настолько, что их наличие и необходимость использования в работе стало обыденностью.. На личные электронные почтовые ящики мини- коммерческие предложения (спамы) приходят ежедневно, с раздражающим упорством и периодичностью. Но, как ни странно, даже такого рода коммерческие предложения реально работают и дают свой результат (иначе, согласитесь, их просто бы не рассылали). Однако, многие компании довольно часто допускают ошибки при составлении подобного рода «документов», точнее не до конца используют их эффективность.

1. Ошибки во вступлении. 

Очевидно, что задачи вступления – побудить уважаемого читателя внимательно изучить предложение, сформировать правильное мнение об авторе, задать настроение. Хороший способ включения внимания адресата - обратиться к его стереотипам как в отношении его работы, так и в отношении получаемых им коммерческих предложений. Другими словами, желательно в самом начале письма проговорить характерные мысли и чувства адресата, возникающие у него в связи с данным предметом обсуждения, развеять возможные опасения и беспокойства. 

Ошибка 1. Самовосхваление отправителя.  
Некоторые компании в самом начале своего коммерческого предложения подробно рассказывают о себе, своих достижениях, истории, приводят фотографии руководства и пр.  
 
СОВЕТ. Эта информация полезна, но ее место в конце предложения, а не в начале, где она вызывает у адресата раздражение, так как поставщик еще не пробудил интерес потенциального покупателя и не получили кредита доверия. Одна-две фразы о специализации компании во вступлении будут уместны и вполне достаточны. 
 
Ошибка 2. Чрезмерное восхваление адресата 
 
Комплименты – это хорошо, но комплименты в стиле: «Область N – это сердце России, центр духовности и культуры, именно поэтому мы решили направить вам свое предложение …» воспринимаются как дежурная лесть – желательно избегать общих слов и шаблонных фраз  
 
СОВЕТ. Комплименты должны быть максимально конкретными: интересная рекламная идея, оригинальная представительская продукция, убедительное выступление руководителя на форуме и т.п. 
 
Ошибка 3. Критика адресата 
 
В противовес ошибке 2 некоторые консультанты стремятся зацепить внимание, продемонстрировав собственную осведомленность о делах потенциального клиента и позволяя себе покритиковать его работу. Например, высказать замечания в адрес сайта, рекламной продукции или выставочного стенда. Конкретные замечания весьма полезны, но важно знать меру.  
 
СОВЕТ. Идеальный вариант: сперва похвалить, а потом поделиться наблюдением о возможной доработке и дальнейшем усовершенствовании, но не в общем и целом, а по очень конкретному вопросу. 
 
Ошибка 4. Банальный рассказ Клиенту о нем самом 
 
Давнее наблюдение Дейла Карнеги о том, что люди больше всего любят говорить о самих себе, некоторые бизнес-консультанты воспринимают слишком, уж, буквально: они вставляют в начало своего предложения краткую справку о Клиенте. Например: «Область N расположена в центральной части России, на севере граничит с областями L и М, …, население Х тыс. человек, богата такими природными ресурсами как…» У Клиента это зачастую вызывает недоумение: «Зачем мне сообщают то, что я знаю уж никак не хуже отправителя?» 
 
СОВЕТ. Гораздо большего эффекта можно добиться, если привести новую и неожиданную для самого Клиента информацию, а не копировать справку о регионе с его официального сайта.  
 
Ошибка 5. Игра терминов 
 
Эта ошибка особенно характерна для коммерческих предложений, посвященных новым и непонятным услугам. В случае с брендингом территорий, коммерческое предложение нередко представляет собой поиск ответа на вопрос «Что такое бренд?» и «Зачем региону нужен бренд?» При этом сочинители предложения могут даже привести определения разных авторов и провести их сравнительный анализ. Из-за чего у адресата возникает мысль: «Опять умничают, сплошная вода и теория, и никакой конкретики!» 
 
СОВЕТ. Если предлагаемая услуга может трактоваться неоднозначно, то имеет смысл кратко пояснить, что имеется в виду. Но делать это надо не в многоумных терминах, а в понятных для клиента результатах его деятельности. Например, так: «Разработка бренда и имиджевой стратегии позволит: привлечь в регион инвесторов для реализации проектов в сфере X и Y, увеличить поток туристов, интересующихся N и M, изменить мнение федеральных властей о работе губернатора и ситуации в регионе» и т.п. Только не нужно обещать того, что не удастся сделать. 
 
Ошибка 6. Экскурс в историю… 
 
Иногда попадаются и такие коммерческие предложения, в которых авторы, не жалея слов и времени, знакомят потенциального клиента не только с историей брендинга, но и с историческим имиджем России, предпосылками формирования мнения иностранцев о стране или конкретном регионе.  
 
СОВЕТ. Отдельные краткие примеры из истории могут быть полезны, если они оживляют текст или иллюстрируют какой-то тезис. Но коммерческое предложение не должно напоминать конспект лекций по истории… 
 
Ошибка 7. «Страшилки» 
 
Некоторые компании стремятся преувеличить значимость предлагаемых услуг и пугают потенциальных Клиентов ожидающими их бедами в случае бездействия... Для этого используются фразы типа: «стоит на пороге кризиса»; «от этого зависит, сможет ли фирма выйти в число лидеров, или ее ожидает стагнация»; «влияние такого решения на судьбу фирмы трудно переоценить» и т.п.  
 
СОВЕТ. Безусловно, рассказать о влиянии услуги на деятельность потенциального клиента бывает полезно. Но, во-первых, клиент, как правило, сам в состоянии оценить остроту ситуации, а во-вторых, использование шаблонных фраз о глобальных проблемах ассоциируется с наджувательством да и просто вызывает ответный негатив... Поэтому предостережения должны носить очень конкретный и не агрессивный, а сравнительный характер: удобнее, эффективнее, быстрее, менее затратно и т.п. 
В качестве дополнительных зацепок для привлечения внимания в начале коммерческого предложения можно использовать: 
- Фрагмент предыдущей беседы с уважаемым адресатом, с одной стороны, напоминающий и поясняющий причину обращения, а с другой – демонстрирующий внимание консультанта к словам потенциального Клиента. Например: «В нашем телефонном разговоре Вы упомянули, что …»; «Мне запомнилась Ваша идея о …» и т.п. Хорошо работает ссылка на статью или презентацию, подготовленную адресатом, или на интервью, которые, если повезет, можно отыскать на сайте компании-Клиента или в СМИ. 
- Фрагмент последних новостей по обсуждаемой теме, имеющих непосредственное отношение к Клиенту. Применительно к брендингу, это может быть цитата из выступления крупной политической фигуры с оценкой инвестиционной привлекательности разных российских регионов или рассмотрение в Думе какого-то законопроекта. 
- Любопытную статистику, представляющую интерес для потенциального клиента. Желательно, чтобы данная статистика была не из официальных отчетов (она и так известна Клиенту), а из жизни, т.е. иллюстрировала пусть и субъективный, но один из реальных взглядов на проблему.  
- Фрагменты исследования по обсуждаемой теме (необязательно своего, но с корректной ссылкой). Любопытство вызывают экспертные оценки деятельности потенциального клиента, а также деятельности конкурентов.

- Комментарий к тому, что уже сделано клиентом, особенно в сравнении с конкурентами. Здесь, однако, следует избегать Ошибок 2 и 3, описанных выше. 
  Перечисленные зацепки дают возможность показать потенциальному Клиенту собственную предварительную работу: данный клиент настолько важен, что для него готовится не типовое, а специальное предложение. Если представленная информация оказалась действительно любопытной для адресата, то в голове у клиента срабатывает принцип: «Интересно, а что еще они могут мне рассказать?» 

2. Представление услуги

Ошибка 8. Слишком масштабная услуга! 
 
В некоторых коммерческих предложениях можно увидеть одну, но большую услугу, которая продается как комплексный проект. При этом указана цена за весь проект, и непонятно: из чего он состоит, и что в итоге получит клиент? Пример такой непонятной услуги: «Создание института воспроизводства целостного привлекательного образа региона». 
 
СОВЕТ. Если услуга действительно представляет собой комплекс мероприятий, то желательно раздробить ее на этапы, указав для каждого этапа его задачи, суть работы, получаемые результаты и стоимость. 
 
Ошибка 9. Определение неизвестного-1 через неизвестное-2 
 
Другая крайность в описании сложных комплексных услуг: раздробить их на составные части, которые по-прежнему непонятны потенциальному клиенту либо могут трактоваться двояко.  
 
Например: «Стратегия брендинга включает в себя: верификацию целостности бренда и синергии подсистем, разработку репутационной платформы, архитектуры бренда, матрицы коммуникаций, корпоративных клише, <…>. Результат: разработка идентичности бренда».  
 
Да, существуют устойчивые термины и выражения. Да, в книгах по брендинга можно отыскать расшифровки всех приведенных определений. Но: будет ли клиент тратить время на поиск перевода? Желание клиентов платить за умные слова постепенно сходит на нет. 
 
СОВЕТ. Объяснять суть новых или сложных консалтинговых услуг нужно через знакомые и понятные Клиенту: операции, функции, действия и результаты. Клиенту будет легче на душе, если вместо «коммуникационных матриц и клише» он получит готовые речевые модули для сотрудников администрации для бесед с потенциальными инвесторами и для работы на выставках, ключевые фразы, выражения и сравнения для использования в публичных выступлениях и интервью, базовые тезисы для рекламных материалов, а также тематический медиа-план для СМИ и т.д. 
 
Ошибка 10. Отсутствие сегментирования 
 
Очень немногие консалтинговые компании дифференцируют свои коммерческие предложения для разных сегментов клиентов. Причем дело не только в том, что нужны разные аргументы для убеждения, но и в том, что нужна другая услуга. Брендинг для области или края с населением несколько миллионов жителей отличается от брендинга города или района численностью 120 тыс. человек. Да, можно использовать тот же термин – бренд – но перечень решаемых задач будет совершенно иным!  
  И дело не только в размерах. Есть еще обеспеченность ресурсами, первоначальная репутация, значимость территории на общероссийском уровне, отраслевая специализация и др. Коммерческое предложение с широким охватом нередко приводит к реакции: «К нам это не относится». 
 
СОВЕТ. Услуги нужно сегментировать, особенно если они комплексные и сложные. Это не только облегчает восприятие и помогает клиенту «узнать себя», но и показывает, что консультанты в теме и понимают разницу. Например, из комплексной услуги по брендингу территории можно выделить услугу по разработке имиджевой стратегии для городов, празднующих значимые юбилеи. И сразу становится понятно, что именно, кому и почему следует предлагать. 
 
Ошибка 11. Неубедительные аргументы 
 
В качестве аргументов в пользу приобретения консалтинговых услуг часто приводятся примеры успешных компаний, которые данными услугами уже воспользовались. Однако не всегда подбираемые примеры адекватны. Например, в коммерческих предложениях по маркетингу территорий упоминаются города или страны, значительно отличающиеся от конкретного Клиента и по условиям, и по возможностям, и по масштабу. Это ошибка также связана с отсутствием сегментирования. Другой пример: рассуждения на тему, во сколько раз возрастет стоимость бренда территории после разработки брендинговой стратегии. Помимо сомнительных методик расчета совершенно неочевидно, какую же ощутимую пользу получит регион, если стоимость его бренда возрастет во столько раз, во сколько обещают консультанты. 
 
СОВЕТ. Аргументы должны быть понятны потенциальному клиенту на уровне здравого смысла, а не превращаться для него в очередную загадку. При выборе примеров и иллюстраций желательно воспользоваться теми же сравнениями, которыми пользуется сам потенциальный Клиент. Узнать об этом можно из его публикаций, выступлений и бесед. Надо лишь быть внимательными к его словам. 
 
Ошибка 12. Нет описания порядка работы 
 
Не во всех коммерческих предложениях можно увидеть подробно описанную схему сотрудничества, т.е. что именно будут делать консультанты на каждом этапе, где будут контрольные точки, что будет промежуточным результатом работы. Некоторые бизнес-консультанты полагают, что эта информация в коммерческом предложении лишняя, т.к. она чрезмерно удлиняет текст. Но для клиента подробно расписанный план работ – это подтверждение квалификации Исполнителя, возможность прикинуть, как распределить работы среди своих Сотрудников. Клиент рассуждает так: «Если консультант может описать порядок работ, то, по крайней мере, он представляет, что именно и как нужно делать. А это уже хорошо». 
 
СОВЕТ. Чтобы не перегружать текст, порядок работ можно вынести в приложение. 
 
Ошибка 13. Отсутствие процедуры взаимодействия 
 
Не всегда консультанты включают в коммерческое предложение информацию о том, что потребуется для работы со стороны Клиента. Речь идет о рабочих встречах, совещаниях, предоставлении первичной информации для анализа и пр. В итоге Клиент бывает неприятно удивлен, когда впоследствии с него что-то требуют. Затрагивание таких моментов в коммерческом предложении говорит об опыте консалтинговой компании. 
 
СОВЕТ. Процедуру взаимодействия и назначение ответственных за решение задач целесообразно вынести в приложение. 

3. Ценовые условия

  Что касается ценовых условий, то здесь есть главное правило: цена должна быть понятна потенциальному клиенту, в т.ч. должен быть понятен принцип ее формирования. 
 
Ошибка 14. «Не входит в стоимость» 
 
Некоторые консалтинговые компании указывают в своих коммерческих предложениях базовые расценки, а в примечаниях добавляют еще один перечень услуг с пометкой «в стоимость не входит». А во что обойдется то, что не входит в стоимость, неизвестно...  
 
СОВЕТ. Да, не всегда можно точно рассчитать трудозатраты на проект и определить конечную стоимость работ. Но для таких случаев подходят интервалы расценок «от и до», затраты на чел./час работы консультанта или за единицу результата (дизайн-концепция логотипа, макет листовки и т.п.), а также перечень факторов, влияющих на цену в сторону ее повышения и понижения. Подойдут и ориентировочные расценки по аналогичным проектам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вывод 

  Коммерческое предложение может стать лучшим менеджером по продаже, если к его составлению подойти грамотно и с умом.

  Нельзя не принимать во внимание, что среднестатистический человек ежедневно получает десятки и сотни различных рекламных предложений, будь то телевизионные ролики или печатные объявления, письма по e-mail или прямая почтовая рассылка. Уже установлено, что наш мозг не запоминает и 10% от объема полученной за день информации рекламного характера. А если учесть, что отдача от коммерческого предложения (даже подготовленного профессионалами своего дела) не может быть стопроцентной, то становится очевидно, что рассылка низкоэффективных коммерческих предложений - непозволительная роскошь. Каждое такое письмо - потерянный клиент.

  Для того чтобы коммерческое предложение не отправилось в корзину для мусора, нужно постараться. Оно должно "зацепить" адресата, вызвать у него интерес, а еще лучше - вызвать чувство, что воспользоваться предложением ему просто жизненно необходимо. 

  Составляя коммерческое предложение, желательно придерживаться следующих нехитрых правил:

1.Не врать, не переоценивать собственной значимости (опытный человек всегда это увидит) и значимости собственных услуг. 

2. Быть максимально конкретным в описании: нужд и проблем Клиента и ожидаемых результатов, предлагаемых услуг, собственных отличий и преимуществ, ситуации на рынке, примеров из практики.