Коммерческое предложение

- дату;

- заголовок; 

- ФИО адресатов в фирме-заказчике, кому направляется КП.

  Следует  кратко описать в КП последовательность действий, ожидаемых от клиента в случае принятия положительного решения или появления вопросов. Например: "По всем вопросам Вы можете обращаться к ... по телефону ...." 

2.Четкое описание выгоды и преимущества товара. 
  Помните, что коммерческое предложение - это не просто листок с ценами. КП должно убеждать клиента в том, что товар наиболее соответствует его нуждам. Следует предлагать клиенту решение на основе его специфических потребностей. Всегда подчеркиваются выгоды, которые получит клиент от товара и от работы с фирмой. При перечислении технических характеристик следует разъяснять, какие выгоды они обеспечивают. Можно воспользоваться следующим методом:

- указываем технический параметр;

- описываем, какое преимущество или выгоду этот технический параметр дает клиенту;

- перечисляем на первой странице коммерческого предложения все требования, которым должен удовлетворять запрашиваемый товар, в порядке их приоритета в глазах заказчика. Можно попробовать сделать это так: "Согласно нашему разговору (дата) запрашиваемая Вами система должна удовлетворять следующим требованиям:...". 
Эти требования должны выясняться при разговоре с клиентом на этапе выяснения потребностей. Нужно стремиться к тому, чтобы предложение содержало ответ именно на эти требования.  
  Нужно помнить также, что потребности клиента не равнозначны, существует определенная иерархия. По степени важности их можно разделить на основные и вторичные. К основным часто относятся: минимально допустимые технические параметры, цена, срок поставки, эмоциональные потребности (признание как специалиста); ко вторичным: консультации, помощь в монтаже и т.д. Следует учитывать, что каждый клиент обладает своей собственной, индивидуальной иерархией потребностей, которую Вы и должны выяснять на этапе подготовки КП и постоянно учитывать в дальнейшей работе с этим заказчиком.  
  Процесс принятия решения клиентом выглядит приблизительно таким образом: 
 
1. Удовлетворяет ли товар мои основные потребности (потребности с наивысшим приоритетом?) Если да, то переходим к пункту 2. Если нет, то товар исключается из рассмотрения. 
 
2. Удовлетворяет ли товар мои вторичные потребности (потребности приоритетом N 2)? Здесь производится часто решающее сравнение с товаром конкурентов. 
 
  Очень трудно совершить продажу, если товар по мнению клиента не удовлетворяет какую-нибудь из его основных потребностей. Требуется показать, что товар и/или услуги, помимо удовлетворения основных потребностей, в максимальной степени учитывают и вторичные потребности. При продажах компьютерной техники, где технические параметры часто очень близки, именно удовлетворение вторичных потребностей даст Вам решающее преимущество перед конкурентами. 
  Коммерческое предложение должно подталкивать клиента к положительному решению. Можно описать выгоды, упускаемые клиентом при задержке принятия решения в пользу данного предложения. "Инструментом" подталкивания может послужить дополнительная скидка за быструю оплату, предоставление дополнительных бесплатных услуг, более быстрая поставка и т.д.  
 
3. Внушение клиенту доверие к фирме и предложению 
  Каждая закупка в глазах клиента представляет определенный риск. Уровень риска, связанный в уме клиента с фирмой, сильно влияет на его решение о закупке. Независимо от цены или качества клиент не купит товар, если уровень риска по его мнению слишком высок. Для снижения уровня риска, связанного в уме клиента с товаром и/или фирмой, существует несколько методов: 
 
1) Активное использование рекомендации от других клиентов, которые уже купили товар и успешно его используют. Наилучшим вариантом является тот, когда потенциальный заказчик напрямую проконтактирует с рекомендуемым клиентом и убедится в его удовлетворении товаром. Ничто не убеждает так сильно как положительная рекомендация. Исследования показали, что 90 процентов продаж новым клиентам производятся благодаря косвенным или прямым рекомендациям других клиентов. 
 
2) Внешний имидж фирмы. Сюда относится аккуратное оформление предложений и другой документации, предоставляемой клиентам, внешний вид и манера общения Ваших сотрудников, манера ответов на входящие телефонные звонки, эффективная реклама в прессе и т.д. 
 
  Для достижения наилучших результатов, следует дать клиенту возможность пробного испытания товара, можно провести презентацию оборудования, оказать консультационные услуги и т.д. 
 
 
 
 
 

5. Согласование  коммерческого предложения

 

  После подготовки и оформления в письменном виде коммерческого предложения ответственный исполнитель, готовивший его, согласует изложенные в нем условия предлагаемой сделки с :

- руководителем структурного подразделения;

- юристом;

- главным бухгалтером;

- заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;

- другими заинтересованными должностными лицами.

  Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "визы" в строго определенном месте бланка или стандартного листа, на котором оформлено коммерческое предложение (далее "на Бланке"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются (проставляются) на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра коммерческого предложения, остающегося на предприятии.

  Если при  согласовании коммерческого предложения возникла необходимость внесения изменений в условия предлагаемой сделки, то в этом случае ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование текста коммерческого предложения.

1. Проверка правильности оформления коммерческого предложения.

Перед передачей  согласованного Коммерческого предложения  на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить  правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов на оформление Писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы документационного обеспечения управления предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ. Неправильно оформленное коммерческое предложение возвращается ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку..

2. Подписание коммерческого предложения

Коммерческое  предложение подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке) руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права - далее "его заместитель"). Допускается подписывать только первый экземпляр коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы документационного обеспечения управления (проставляют на Бланке реквизит "отметка о заверении копии ").

  При наличии  в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

  В специальных случаях (для придания юридической силы коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания коммерческого предложения руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит "печать").

  При подписании  коммерческого предложения у  руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста коммерческого предложения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Принятие  решения по коммерческому предложению

 

На данном этапе выполняются технологические  операции, связанные с :

отправкой коммерческого предложения заказчику;

- регистрация отправки коммерческого предложения заказчику;

- контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения заказчиком;

- корректировкой коммерческого предложения;

- получением решения по коммерческому предложению от заказчика;

- регистрацией получения решения по коммерческому предложению.

Подписанное коммерческое предложение отправляется заказчику (контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.

1. Отправка коммерческого предложения Заказчику

Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация К

коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Коммерческое  предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется.

  Реквизит "дата" проставляется на бланке после подписания коммерческого предложения.

  Реквизит "индекс" коммерческого предложения, как правило, включает:

порядковый номер  в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел.

  В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами.

  В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей:

- порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов;

- номер направления по Номенклатуре дел предприятия;

- номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия;

- номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости).

Пример:

123/01-23, где 123 - порядковый регистрационный номер, 01-23 - номер дела, в которое будет  подшит второй экземпляр Коммерческого предложения.

Индекс коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года.

  На приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются.

  Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т.е. оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации".

  При наличии  в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме.  

  После регистрации  коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться:

- по почте;

- средствами факсимильной связи;

- личной доставкой представителем исполнителя (заказчика).

  В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает коммерческое предложение представителю заказчика (ответственному исполнителю).

  При отправке Коммерческого предложения по почте, ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте коммерческому предложению прилагается сопроводительное письмо. В сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.

  Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре Коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата").

  В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем исполнителя, на копии сопроводительного письма представитель заказчика (ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении      коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях.

  Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставится на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре коммерческого предложения проставляют реквизит "отметка о контроле" на левом поле Бланка напротив реквизита "заголовок к тексту" и делают необходимые записи в регистрационных формах.

  После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра коммерческого предложения.

2. Регистрация отправки коммерческого предложения заказчику .