Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

e="text-align:justify">Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.

Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

-         общие положения;

-         функции работника;

-         должностные обязанности;

-         права секретаря;

-         ответственность;

-         взаимоотношения;

-         оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит.

В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1.         Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2.         Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.         Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4.         По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их по исполнителям.

5.         Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6.         Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7.         Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8.         Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9.         Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10.     Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11.     Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12.     Подшивка исполненных документов в дела.

13.     Выполнение работ на компьютере.

14.     Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

Вторая половина дня:

15.     Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.

16.     Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17.     Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.

18.     Обработка и отправка исходящих документов.

19.     Планирование мероприятий на следующий день.

Окончание рабочего дня:

20.     Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

21.     Если руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его свей необходимой информацией, материалами.

22.     Приведение в порядок своего рабочего места.

Глава 3. Программное обеспечение управленческой деятельности.

Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях.

Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности, является соответствующее программное обеспечение.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен на схеме 3.

 

 

 

Текстовые и диагностические программы

Антивирусные программы

Операционные системы

Командно-файловые процессоры (оболочки)

 

 

 

 

Схема 3. Состав системного программного обеспечения.

Текстовые и диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

        тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

        обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

        реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например Norton Commander).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на схеме 4.

 

 

 

             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема 4. Состав прикладного программного обеспечения.

Системы подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они содержат:

- текстовые редакторы;

- текстовые процессоры;

- настольные издательские системы.

Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические материалы.

Системы управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы данных большого объема, а также манипулировать ими.

Личные информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.

С помощью систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Глава 4. Системы управления базами данных.

4.1. Понятие и классификация современных систем управления баз данных.

Системой управления базами данных (СУБД) называют программную систему, предназначенную для создания на ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. СУБД предназначена, таким образом, для централизованного управления базой данных как социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.

В настоящее время практически невозможно представить информационную поддержку современного учреждения без применения профессиональных СУБД. Системы управления базами данных можно классифицировать, используя различные признаки:

1) по используемому языку общения:

- замкнутые – имеют собственные самостоятельные языки общения пользователей с БД, они обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют работать без программистов;

- открытые – для общения с БД используется язык программирования, «расширенный» операторами языка манипулирования данными, в этом случае необходимо присутствие квалифицированного программиста;

2) по выполняемым функциям:

- операционные – иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в явном виде в БД;

- информационные – позволяют организовать хранение данных, поиск и выдачу нужных данных из БД и поддерживать их целесообразность и актуальность;

3) по сфере применения:

- универсальные – настраиваются на любую предметную область путем создания соответствующей БД и прикладных программ;

- проблемно-ориентированные – ориентации на определенные процедуры обработки данных, присущих конкретной области применения;

4) по допустимым режимам работы:

- пакетный;

- телеобработка.

4.2. Основные функции систем управления базами данных.

1. Управление данными во внешней памяти.

Функция управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых структур внешней памяти, как для хранения непосредственных данных, так и для служебных целей.

2. Управление буферами оперативной памяти.