Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

СОДЕРЖАНИЕ

2

Введение.

Глава 1. Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления.

1.1. Управленческая деятельность.

1.2. Информационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Организация информационного обеспечения.

Глава 2. Документационное обеспечение работы руководителя.

2.1. Системы документации.

2.1.1. Организационно-правовая документация.

2.1.2. Распорядительная документация.

2.1.3. Справочно-информационная документация.

2.2. Порядок движения документов в организации.

2.2.1. Экспедиционная обработка поступающих документов.

2.2.2. Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ.

2.2.3. Организация рационального движения документов внутри организации.

2.3. Организация секретарской деятельности.

Глава 3. Программное обеспечение управленческой деятельности.

Глава 4. Системы управления базами данных.

4.1. Понятие и классификация современных систем управления баз данных.

4.2. Основные функции систем управления базами данных.

4.3. Типовая организация современных СУБД.

Заключение.

Список использованной литературы.

3

4

4

6

7

11

11

11

12

13

14

14

15

16

16

20

23

23

24

25

26

28

2

Введение.

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих различный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы  обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Глава 1. Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления.

1.1. Управленческая деятельность.

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые подразделения организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру.

Схема 1 Информационный контур в системе управления.

Система управления

Информация об                                                                                                  Управляющие

управляемом процессе                                                                                         воздействия

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может основываться на бумажных носителях. В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

      персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;

      пользователей информационной системы – потребителей информации;

      техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;

      программное обеспечение;

      информационные ресурсы организации.

Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию. Ее свойства:

      достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;

      адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;

      полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;

      краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;

      своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Схема 2 Информационные ресурсы организации

В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Документ – информационное сообщение в бумажном или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение документов и работа с ними в организации – ее документооборот. Документооборот – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

1.2. Информационное обеспечение управленческой деятельности.

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;             

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические и т.д.)

- фото-, кино- и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1)     документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2)     документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1)     документация по материально-техническому обеспечению;

2)     производственно-технологическая документация.

1.3. Организация информационного обеспечения.

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

      удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

      формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

      создание и развитие систем обработки и передачи информации;

      развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

     законодательные акты РФ;

     указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

-         правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

-         правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

-         методические материалы по работе с документами;

-         государственные стандарты на документацию;

-         унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.