Анализ уровня управления

      В этих условиях одним из путей повышения  эффективности функционирования предприятий является совершенствование организационных форм    управления, основанных на разграничении и делегировании функций управления, создании качественно новых отношений между производственными структурами. Если учесть, что процесс управления по своему содержанию, организации принятия решений, их выполнения и контроля, программного, кадрового, информационного и технического обеспечения является сложным, дорогостоящим, и может, особенно на небольших предприятиях, чрезмерно увеличивать издержки производства, то понятно, что создание на каждом предприятии многофункционального аппарата управления экономически не всегда выгодно.

      1.3 Оценка эффективности  организационных  структур 

      В соответствии с классом структур и видом распределения полномочий и ответственности каждый тип  структуры характеризуется различным уровнем эффективности.

      С другой стороны, изменение внешней  среды предполагает большие структурные  преобразования как самих предприятий, поскольку изменяется система отношений  между производителями, поставщиками, потребителями, так и форм (методов) организации и управления производством.

      Любая система произвольной формы имеет  свой жизненный цикл, состоящий из пяти этапов.

      На  первом этапе формируются цели и  концепция построения организации  на базе использования типовой организационной структуры с учетом внешних условий и факторов окружающей среды.

      Второй, переходный, этап заключается в развитии предыдущей формы организации и  осуществляет постепенное поэлементное внедрение новых организационных  форм и методов управления. Последовательность и очередность этапов реорганизации строится с учетом особенностей и специфики данной организации.

      Третий  этап завершает переход от предыдущей организационной системы к новой  организации в соответствии с  целями и концепцией, выработанной на первом этапе. Здесь наблюдается синергетический эффект системного взаимодействия разнообразных вновь введенных форм организации и методов управления, обеспечивающих наилучшую адаптацию организационной системы в среду окружения.

      На  четвертом этапе, продолжительность которого зависит от устойчивости сложившихся тенденций и неизменности окружающей среды, полностью определяется концепция новой организации. Наступает период ее стабильного функционирования за счет адекватного соответствия формы и методов управления целям и задачам организации. Продукция, производимая предприятием, завоевала прочное положение на рынке сбыта, спрос на продукцию стабильный, предприятие получает значительную прибыль от реализации продукции, обеспечивая свое эффективное функционирование.

      Пятый этап обусловлен структурными и иными сдвигами в окружающей среде, вызван изменением цели организации, в результате которого возникает потребность новой реорганизации, поиска более совершенных форм организации и управления. Например, у предприятия появился конкурент, который предложил потребителю более качественный аналог данного вида продукции, либо просто произошло насыщение потребительского рынка производимыми данным предприятием продуктами. По сути, это означает моральное старение предшествующих форм управления, наступление необратимых явлений, обусловленных невозможностью дальнейшего функционирования в новых условиях.

      Внешняя среда в современных обновленных  условиях характеризуется тем, что  мировая хозяйственная ситуация постоянно усложняется. Все труднее становится оперативно реагировать на разнообразие затрат и результатов, так как ресурсы распределяются по всему миру, а рынки сегментируются на все меньшие участки. Глобальная конкуренция, сдвиги в предпочтении потребителей и процессы в окружающей среде требуют смены всех институтов. Чтобы работать в столь сложной обстановке, адекватно и своевременно реагировать на факторы, вызывающие перемены, необходимо создавать организации, способные быстро принимать многоаспектные, гибкие и творческие решения.

      Все это предполагает необходимость не только формирования новых структур, но и совершенствования (реорганизации) существующих организационных структур и систем управления организацией.

      Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с непрерывным совершенствованием и развитием, связанным с постепенной адаптацией к условиям внешней среды.

      К основным факторам, обусловливающим  необходимость постоянного совершенствования  организации, можно отнести оценку состояния следующих сфер:

      – состояние рынка сбыта производимой или продаваемой продукции и  вида услуг;

      – состояние рынка поставщика (рынок  потребителя) исходных материалов, энергии, товаров и услуг;

      – состояние финансового рынка;

      – состояние рынка труда;

      – состояние окружающей природной  среды.

      Без учета этих факторов невозможно планировать  стратегию развития организации. Успех  любого предприятия или организации  и возможность их выживания зависят  от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления при непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.

      Выстраиваемая система управления предприятиями  должна отвечать современным рыночным условиям:

      – обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий – больше;

      – быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

      – учитывать серьезную конкуренцию  на рынке товаров (услуг), в корне  изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;

      – учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени  выполнения договоров, которые стали  слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;

      – учитывать изменение структуры  издержек производства;

      – принимать во внимание необходимость  учета неопределенности внешней  среды.

      Различные нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования  системы управления, что требует  уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т. д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом.

      Совершенствование структуры управления предприятием базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения анализа системы управления.

      Можно выделить совокупность процедур исследования систем управления, обычно называемых этапами проведения анализа системы.

      Анализ  такого рода проводится в начале работы по формированию (реорганизации) структуры  и содержит шесть этапов.

      На  первом этапе производится обследование организации управления. Изучается  вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях.

      Второй  этап – разработка организационных  процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема  каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре.

      Третий  этап – выяснение взаимосвязей между  процедурами принятия решений и  построение блок-схемы принятия решений.

      На  четвертом этапе составляется схема  принятия решений конкретных подразделений  организации, в которой фиксируются уровни иерархии управления, схемы действующих процедур принятия решений.

      На  пятом этапе работы на основе логики и здравого смысла предусматриваются  все управленческие процедуры, выполняемые  в подразделении, документация, необходимая  для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на определенном уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

      Шестой  этап – непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

      Для проведения анализа существующей структуры  управления существуют специальные  методы исследования. В качестве адекватных методов анализа структур обычно выбирают такие способы, и приемы проведения исследований, которые способствуют получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов проведения исследований определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих их.

      Показатели, характеризующие эффективность  системы управления можно разделить  на четыре группы.

      1) Показатели оценки персонала  управления.

      – Занятость персонала в аппарате управления (К_з): 

        ,                                                     (1) 

      где АУП – численность аппарата управления;

            ППП – численность промышленно-производственного  персонала.

      – Соотношение численности линейного  и функционального персонала (Кс): 

        ,                                                  (2) 

      где АУП_л – численность руководителей среднего звена в ОСУ;

            АУП_ф – численность работников всех функциональных служб.

      – Удельный вес численности функциональных управляющих (Р): 

       ,                                                     (3) 

        где Р_фу – численность работников по функциям управления (чел.);

             Р_о – общая численность работников аппарата управления.

      – Степень формализации труда работников (К_ф):  

       ,                                                 (4) 

      где АУП_н – численность работников, труд которых организован на основе нормативной документации;

             АУП – общее число работников  в ОСУ:

      2) Показатели оценки степени использования  информации.

      – Коэффициент абсолютного использования  информации (К_аи): 

       ,                                                     (5) 

        где I_исп – общее количество случаев использования документа (показателя);

             I_вход – общее количество имеющихся документов (показателя).

      – Коэффициент эффективного использования  информации (К_эи): 

       ,                                                    (6) 

        где I_э.исп– количество случаев эффективного использования документа (показателя).

      – Коэффициент непрерывности информационных потоков (К_нип): 

       ,                                                   (7) 

      где t_{у нор}, t_{у факт}  – длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.