Ревизии расчетов с подотчетными лицами

     - своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

     - наличие оправдательных документов по всем операциям.

       Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетных лиц, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

     Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

       В организации контроля за целесообразным использованием средств на командировочные расходы определенное значение имеет ведение журнала регистрации командировок, в котором указываются место, срок и цель командировки, даты отъезда и приезда и отметки о выполнении служебного задания. В ходе ревизии или проверки следует установить, ведется ли такой журнал и в какой форме осуществляется в организации контроль за использованием средств на служебные командировки.

       Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.

     Особое  внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается  наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии.

     По  суммам, выданным под отчет и фактически использованным на хозяйственные и  командировочные расходы, в обязательном порядке следует проверять корреспонденцию счетов, обращая особое внимание на стонировочные и другие всякого рода исправительные записи, за которыми могут скрываться факты злоупотреблений. При необходимости проводится встречная проверка документов и записей по указанным операциям, опрос должностных лиц, запрос других организаций и т. д.

     Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

     Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным  лицам из кассы организации, путем  сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т. п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

     Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

     Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т. п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

       При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оплату приобретенных материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

     Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии  выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищения денежных средств бухгалтером по аналитическому учету, открытому на его имя к счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму, выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а списывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей на счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.

     Необходимо  проверить, не числится ли задолженность  по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

     В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количествах для текущих потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

       Важным этапом проверки является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

     Ревизия представительских расходов. При такой ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

     К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.

     Фактические расходы, отнесенные на себестоимость  продукции (работ, услуг) для целей  налогообложения, не должны превышать  предельных размеров, установленных  Минфином России. 

     2.4 Обобщение результатов ревизии 

     Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые администрацией предприятия; возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

     К первой группе нарушений относятся:

• отсутствие утвержденного списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы;
• выдача денег под отчет на операционные и хозяйственные нужды работникам, не предусмотренным в списке;
• выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;
• выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк;
• скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ранее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой потребности;
• выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;
• превышение предельных размеров авансов;
• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

     Ко  второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращения остатка денег в кассу;
• передача денег другому подотчетному лицу;
• расходование аванса не по назначению;
• неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;
• предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

     Заканчивается ревизия или проверка расчетов с подотчетными лицами выявлением остатков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установлением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать по назначению. В отдельную ведомость, прилагаемую затем к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки, рекомендуется выписывать все случаи нарушения действующего порядка по использованию подотчетных сумм.

     Оформление  результатов ревизии относится  к заключительному этапу ее проведения и означает составление документов, обобщающих результаты изучения объектов контроля. В качестве такого документа при ревизии выступает общий (или основной) акт ревизии. К акту ревизии прилагаются промежуточные акты, ведомости, списки, копии подлинных документов, подтверждающие соответствующие записи в этом акте. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Расчеты с подотчетными лицами возникают  по суммам денежных средств, выданным работникам предприятия под отчет  на производство операционных и хозяйственных  расходов и компенсацию расходов на служебные командировки.

     Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами является: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

     Расчеты с подотчетными лицами проверяют  сплошным способом. Прежде всего, необходимо сверить остатки сумм по счету 71 « Расчеты с подотчетными лицами» с данными в балансе предприятия на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений следует выявить их причины.

     Проверяются записи по каждому лицевому счету  в журнале-ордере №7. При этом необходимо выявить: суммы выдаваемых под отчет  авансов, их назначение и фактическое  использование; правильность и своевременность составления авансовых отчетов и погашения задолженности по ранее выданным авансам; правильность возмещения расходов и затрат; правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами; наличие оправдательных документов по всем операциям.

     Заканчивается ревизия или проверка расчетов с  подотчетными лицами выявлением остатков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установлением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать по назначению. В отдельную ведомость выписываются все случаи нарушения действующего порядка по использованию подотчетных сумм.