Ревизии расчетов с подотчетными лицами

     В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым  могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. В него могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.

     Банком  России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, товарно-материальных ценностей должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

     Факт  расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден  первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование организации-продавца, содержание хозяйственной  операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации и т. п. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т. п.

     Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные  документы:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• заявление на выдачу денег из кассы.

     Документами, подтверждающими произведенные  расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т. п.

     Оприходование материалов и прочих хозяйственных  расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

     Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и  для командированных лиц. 

         1.3 Представительские расходы 

         К представительским  расходам относятся расходы организации по приему представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

     Руководитель  организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

     Работник, осуществляющий представительские  расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления  расходов он составляет авансовый отчет.

     В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как расходы, непосредственно связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы.

     Для целей налогообложения данные расходы  включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактике или лечения заболеваний.

     Так как представительские расходы  относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения  в бухгалтерском и налоговом  учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.

     Расчеты с подотчетными лицами по представительским  расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Ревизия расчетов с подотчетными лицами 

       2.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами 

     Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами является: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

     Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые  отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 

     2.2 Планирование ревизии  

     Планирование  ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа – это разработка программы и плана ревизии.

     Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть: администрация организации; собственник организации; государственные органы.

     Получив задание, ревизоры разрабатывают программу  ревизии, которая содержит следующие  разделы: цель ревизии; вопросы, подлежащие проверке; средства и условия, необходимые для проведения ревизии; сроки и место исполнения; состав участников ревизии; формы документального оформления ревизии.

     Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу  утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

     В разделе «Цель ревизии» формулируются  главные задачи ревизии, перечисляются  объекты ревизии.

     В разделе «Вопросы, подлежащие проверке»  перечисляются направления финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

     В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств  связи и доставки, условия проживания, время работы и др.

     В разделе «Сроки и место исполнения»  указываются время начала и окончания  ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

       В разделе «Состав участников  ревизии» дается перечень лиц,  допущенных к проведению ревизии.  Отдельно может быть установлен  перечень лиц, имеющих допуск  к конфиденциальной информации.

     В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии. При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами возможно составление следующих вспомогательных документов: ведомость переплат и недоплат командировочных сумм, вспомогательная ведомость проверки соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм, ведомость проверки соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге, балансе и журнале-ордере № 7 (поквартально) и др.

     Полная  правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т. е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, - при больших затратах времени ревизии может не дать должных результатов.

     План  ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками: действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность.

     Предварительная подготовка ревизии. Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

     Методические  вопросы. Необходимо внимательно просмотреть  материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий  должны хранится в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

     Организационные вопросы. Составляется список необходимой  оргтехники, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов и т. д. Подбираются участники ревизии. Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявить копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность.

     Ознакомление  с объектом ревизии. Следующие шаг в процессе организации ревизии – это непосредственное знакомство с объектом ревизии. Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, системой документооборота, технологией работы и т. п. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы.

     Предварительный и текущий контроль за соблюдением  действующего порядка выдачи и использования  подотчетных сумм призван обеспечить прежде всего главный бухгалтер организации. Последующий контроль осуществляется преимущественно в форме документальных проверок и ревизий. 

     2.3 Проведение ревизии 

     Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, ревизор должен сначала проверить: кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации); имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера; кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполняемой работе; имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). Если в организации заранее не определяются конкретные должностные лица, которым могут выдаваться авансы денежных средств под отчет, то это рассматривается как нарушение действующего порядка и отмечается в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки.

     Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как  правило, сплошным способом.

     Прежде  всего, необходимо сверить остатки сумм по счету 71 « Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений следует выявить их причины.

     Проверяя  записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере №7, необходимо выявить:

     - суммы выдаваемых под отчет авансов;

     - имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

     - назначение и фактическое использование авансов;

     - сроки представления авансовых отчетов;

     - имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;

     - правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;

     - правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

     - правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;