Организация процесса управления в таможенных органах

Управленческие  решения принято классифицировать по различным признакам. Однако определяющим моментом являются условия, в которых  принимается решение. Обычно решения  принимаются в условиях определенности и неопределенности (риска). Условия  определенности, как правило, предопределяют принятие так называемых стандартных  решений, условия неопределенности — нестандартных решений.

Стандартными  являются решения, с отклонениями которых  отработана структура самого решения  и процедура его принятия. Обычно они ориентированы на изменение  отдельных количественных параметров сложившейся ситуации, срок исполнения и расстановку исполнителей, а  общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут приниматься  довольно быстро, без специальной  подготовки (к примеру, приказы о  приеме и увольнении кадров).

Что касается нестандартных решений, то они, как  правило, являются творческими. Несомненно, что в условиях неопределенности, а значит и риска, нужда в таких решениях сильно возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно приноравливаться к изменяющейся таможенной обстановке и с маневрированием ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов.

Существуют  и другие критерии классификации  управленческих решений:

• по важности и длительности действия решения делятся на стратегические, оперативные, тактические;
• по форме подготовки — на единоличные, групповые и коллективные решения;
• по содержанию — на решения административного, экономического и морального характера;
• по характеру реализации — на решения директивного и рекомендательного характера;
• по способу фиксации управленческого решения — на письменные или устные решения (распоряжения).

Возможны  и другие основания для классификации  управленческих решений.

Решение — это директивный акт, организующий, направляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей. Отсюда — постоянно  растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности.

Такими  требованиями являются:

Соответствие  решения политическим и социально-экономическим  установкам государства. Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, и принимать решения об их осуществлении  можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий. На политический и  социально-экономический подход к  выработке будущих действий и  их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования — глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.

Объективность решения означает учет в нем существующих в данный момент всех связей и отношений  в борьбе с противоправными действиями противника, а также закономерностей  этой борьбы.

Оптимальность решения означает, что оно в  целом должно соответствовать данной конкретной ситуации.

Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность  в принятии решения и диктуется  необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения  таможенных правил или их упреждения.

Быстрота  принимаемых решений зависит  от своевременности поступления  информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных  морально-психологических качеств  ее сотрудников. Растерянность в  условиях дефицита времени, нерешительность  в оценках ситуации приводят к  медлительности, к откладыванию решения  вопроса. Вместе с тем, не нужна и  торопливость в принятии решений. Это  может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям. Решения  должны быть конкретными и гибкими. Конкретность — это четкая определенность содержания решения. Особенно важна  четкость в определении задач, которые  ставятся перед исполнителями. Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимаемой  линии поведения должностных  лиц с представлением определенного  простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности. Подготовка, принятие и реализация решений. Какого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его подготовке, принятию и реализации вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность которой выработана теорией и практикой управления.

Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по подготовке, принятию и реализации решения может  различаться в зависимости от специфики последнего, уровня управления, характера задач и условии, в  которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта  схема является действенной, поэтому  отдельные блоки ее целесообразно  рассмотреть более подробно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4 ПРОЦЕСС  ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Принятие  решений является основой управления. Выработка и принятие решений  это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня. При подготовки решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблему. Вовремя выявить проблему – значит, на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями её реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Последовательное принятие решения может быть представлено на рисунке 1. 

 

Рис.1 Процесс  принятия управленческого решения

Таким образом, устанавливаются базовые  проблемы, за решение, которых надо браться в первую очередь, затем  проводятся их ранжирование и выбор  стратегического направления решения, после чего формируются цели.

 Базовые  проблемы могут выявляться самостоятельно  руководителем таможенного органа  на основе анализа разнообразной  информации, с которой ему приходится  иметь дело, или задаваться извне  в результате: получения решения  вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение) для исполнения которого  требуется применить частное  более конкретное решение на  своем уровне; поступление от  сотрудников, а также из различных  ведомств и организаций, участников  ВЭД и других частных лиц  разнообразных вопросов, касающихся  таможенного дела: постановки объектом  управления конкретных практических  вопросов.

Наибольшее  применение в таможенной практике находят  эвристические приёмы определения  предпочтительных действий, такие как:

- декомпозиция  проблемы;

- выдвижение  параллельных  задач;

- определение  ключевых подзадач;

- соотнесения  задач с силами и средствами;

- аналогия;

- использование  прогноза развития ситуации;

- учёт  гипотез о возможных последствиях  предполагаемых действий.

Выбор наилучшего варианта и принятия решения  проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число  и содержание которых всякий раз  задаётся конкретной проблемной ситуацией.

К  числу  наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и  средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения  проблемы и др.

Чтобы окончательно остановиться на одном  варианте, необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.

Воля  субъекта помогает побороть нерешительность  и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить  его принятие.

В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы  решений, желаемый уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно  фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего  исполнению.

Управленческие  решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма  обеспечивает лучшую преемственность  решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных  и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных  материалах, а также устное доведение  указаний, распоряжений, заданий, поручений  и др.

Одним из видов управленческого решения  является программа (документ долгосрочного  и среднесрочного планирования)

Организационное планирование осуществляется на всех уровнях управления: стратегическом (ФТС России); оперативном (РТУ); тактическом (таможня, таможенный пост); операционном (отдел, отделение, к этому виду относятся  и личные планы работы должностных  лиц).

В зависимости  от направления и решаемых задач  организационные планы подразделяются на перспективные и рабочие.

Перспективное планирование - наиболее сложный вид  планирования, требующий научные  знания и опыта руководства.

Связаны с разработкой планов, срок действия которых превышает календарный  год, т.е. включает долгосрочное и среднесрочное  планирование.

Основанием  для осуществления перспективного планирования в таможенных органах  служат:

• требование нормативных актов ФТС России о необходимости перспективного планирования;
• задания по реализации долгосрочных планов ФТС России по совершенствованию таможенного дела;
• проблемы регионально характера по таможенному делу.

Рабочее планирование охватывает все уровни управления и направления работы.

Посредством разработки рабочих планов последовательно  и целенаправленно обеспечивается выполнение задач, предусмотренных  перспективными планами.

Сами  по себе управленческие решения и  планы ещё не свидетельствуют  о том, что они будут реализованы. Для этого нужны соответствующие  условия, которые создает общая  функция управления – организация. Эта функция управления реализуется  посредством выполнения таких операций как постановка задач исполнителям; их подготовка, включающая все формы  обучения; организация взаимодействия; организация всестороннего обеспечения  управленческих решений путём расстановки  и маневра силами и средствами.

Организация процесса принятия управленческих решений  является важнейшим фактором в обеспечении  единства системы управления. Она  позволяет компенсировать определённые недостатки в реализации других компонентов  управления таможенными органами, оценить  их и способствовать реализации путей  совершенствования управления.

Таким образом, процесс принятия управленческих решений — это деятельность всех уровней управления по достижению целей  управления. Будучи важнейшим компонентом  системы управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим  и повторяющимся. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ