Официально-деловой стиль

         Часто неубедительным является неряшливый или безграмотный текст, обнаруживающий незнание стилевых норм. Помимо функционального несоответствия целевым установкам он может быть расценен как антиреклама фирмы-отправителя, снижает серьезность отношения к воспринимаемой информации. И напротив, языковая и компетентность обеспечивает эффективность речи, экономит время.

          В настоящее время  в деловые письма возвращается литературный язык с его выразительными возможностями (чаще всего в нерегламентированных письмах). Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. Но все это нередко усложняет

 

          

составление текста делового письма, превращая  иногда сам процесс написания в решение сложной задачи: как обратиться той или иной персоне? Как расположить подписи в конце письма? В какой последовательности излагать сообщаемое? Какой фразой закончить письмо?

       Из  организационно-распорядительных документов секретарь в своей 
деятельности чаще всего имеет дело с жанрами приказа, распоряжения, 
служебной записки, протокола (постановления), делового письма, из коммерческих     -     договора,     коммерческого    письма,     отчета, и

организационно-статусных  - устава, положения, договора учредителей.

       Кроме перечисленных документов, юридическая  значимость которых определяет их статус, сегодня деятельность секретаря  неразрывно связана с документами, представляющими маркетинговые  коммуникации: аналитическая переписка, рекламное письмо, пакет предложений, презентация. Эти жанры представляют собой тип документов, предназначенных как для внутрифирменного использования, так и для общественности. Назначение таких документов не руководить действиями людей, а влиять на принятие решений, прогнозировать ситуацию. Поэтому разработать единые жесткие формы таких документов не представляется возможным.

       Деловые письма относятся к разряду наименее регламентированных документов, однако все требования, предъявляемые к  языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере.

       Важнейшее требование, предъявляемое к языку  документа -требование точности. С одной  стороны, это требование точности факта  или предметная точность, с другой стороны, коммуникативная точность, или точность содержания.

       Предметная точность достигается точностью словоупотреблением, то есть использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Коммуникативная точность, или точность реализации замысла пишущего достигается точностью соотношения смысла слов,  контекста,

грамматической конструкции и соотношения частей текста. Очевидно, что достичь коммуникативной точности сложнее и нарушается она чаще, чем предметная, или фактическая, точность. Иное толкование может быть вызвано отсутствием, как первого, так и второго типа точности.

       Многообразие  ситуаций, вызывающих необходимость  составления деловых писем, сегодня  все увеличивается. Предусмотреть  их просто невозможно. Вот почему клишированные  фразы нельзя выработать для всей деловой корреспонденции. Стандартные  средства языка «обслуживают» нерегламентированные тексты в гораздо меньшей мере, чем регламентированные. Сам принцип построения текста существенно отличается от жесткой регламентированной структуры, приближаясь то к обычному повествованию, то к рассуждению, то к описанию.

       Это могут быть инструктирующие письма, рекомендации, письма делового характера  и прочие письма. Мощный поток рекламной  деловой корреспонденции (письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление, информационные письма рекламного характера), так же как и нерекламные письма, носят нерегламентированный характер. Но в отличие от деловых регламентированных писем язык рекламных писем сочетает характерные черты делового и публицистического стилей речи: языковой стандарт, шаблонность, с одной стороны, и экспрессия - с другой. Речевая выразительность часто достигается при помощи эффекта новизны, необычайности, свежести подачи материала, отсутствия повторений, богатства интонационного рисунка речи.

        Вместе с тем  в рекламных письмах, особенно в  информационной рекламе, велико влияние стандарта. Это выражается в общих правилах расположения текста, использование унифицированной лексики (терминов, сокращений), регламентированных словосочетаний языковых заготовок.

Язык  нестандартных текстов деловой  корреспонденции отличается от языка регламентированных текстов включением значительного пласта общелитературной   лексики   и   большой   вариативностью   синтаксических конструкции высказывания. Общей целевой установкой вне зависимости от жанра, желаемым качеством речи является ее убедительность.

4. РЕФЕРАТ

    Реферат относится к жанрам научного стиля  речи, вследствие чего сохраняет все  качества, присущие этому стилю:

    а)  объективность, которая проявляется  в изложении разных точек зрения на проблему, в отсутствии субъективизма при передаче содержания, в безличности языкового выражения, в сосредоточенности на предмете высказывания;

    б) логичность, которая проявляется  в последовательности и непротиворечивости изложения и создается с помощью  особых синтаксических конструкций (сложные предложения с придаточным причины, условия, следствия, предложения с вводными словами, указывающими на способы оформления мыслей и порядок их следования: во-первых, во-вторых, наконец, следовательно, итак и др., с помощью типичных средств межфразовой связи (повторы, синонимы);

    в)   доказательность — научная речь состоит из цепочки рассуждений, аргументации определенных положений  и гипотез;

    г)     точность, которая достигается использованием терминов, однозначных слов, четким оформлением синтаксических связей слов;

    д)  обобщенность и отвлеченность (абстрагирование), которые проявляются в отборе слов (преобладание имен существительных  над глаголами, общенаучных слов, имен существительных с абстрактным  значением, конкретных существительных  в абстрактном значении), в употреблении форм слова (возвратные и безличные глаголы, преобладание форм 3-го лица глагола, форм несовершенного вида: предполагается, основывается, рассматривается и др.), в использовании синтаксических конструкций (неопределенно-личные предложения, страдательные обороты);

    е)  насыщенность фактической информацией.

Обладая всеми признаками научного стиля, реферат  так же, как конспект и аннотация, относится к вторичным текстам  и вследствие этого обладает всеми  признаками вторичного текста: в частности, при создании вторичного текста происходит смена автора и смена коммуникативной цели.

    В государственно-информационной службе существует такое определение реферата: «Семантически адекватное, ограниченное малым объемом и вместе с тем  возможно более полное изложение основного содержания первичного документа, отличающееся постоянством структуры и предназначенное для выполнения разнообразных информационных функций при использовании его читателями разных категорий»⁵.

Реферат отвечает на вопросы: Какая именно информация содержится в первоисточнике? Что излагается в нем? Следовательно, можно выделить основные жанровые черты реферата:

—   его содержание полностью зависит  от содержания первичного текста;

—   основная смысловая информация передается в реферате без искажений и субъективных оценок;

—      реферату присуща высокая степень  информативности при ограниченном объеме;

—   он характеризуется постоянством структуры;

—  в  реферате широко используется цитирование, т. е. перенесение в текст реферата формулировок исходного текста;

—  читательская аудитория реферата может быть существенно  шире аудитории первичного текста, так как реферат может быть использован читателями всех категорий  с целью получения наиболее существенной информации. В том числе реферат  может быть предназначен и для индивидуального пользования.

       Существуют  определенные черты сходства и различия между рефератом и другими  достаточно распространенными вторичными текстами, прежде всего между конспектом и аннотацией. Среди самых важных общих характеристик можно выделить следующие:

а)     все они являются результатом  аналитико-синтетической переработки  исходного текста, т. е. вторичными текстами;

б) служат средством хранения и передачи информации;

в)       обладают сходными лингвистическими особенностями, свойственными научному стилю.

       Различия  связаны со следующими моментами:

а) в  отличие от реферата конспект предназначен для индивидуального пользования, так как содержит субъективно  необходимую автору информацию;

б)   функция аннотации — не передать конкретную информацию читателю, а лишь отметить ее наличие в исходном тексте. Другими словами, если аннотация отвечает на вопрос, о чем это произведение, то реферат — на вопрос, что именно говорится в исходном тексте;

в) если аннотация и реферат имеют  довольно жесткую структуру, то конспект пишется в произвольной форме, вплоть до схем и индивидуальной кодировки.

     Вместе  с тем существует несколько разновидностей рефератов, каждая из которых обладает своими особенностями:

1. В зависимости от количества реферируемых источников различают монографические (написанные на основании одного исходного текста) и обзорные (написанные вследствие анализа информации нескольких исходных текстов, объединенных общей темой или проблематикой исследования).

2.    По виду представленной в них информации, степени ее свертываемости и способу ее изложения рефераты делятся на информативные (их еще называют реферат-конспект) и индикативные (описательные, указательные, более близкие к аннотации).

     Таким образом, если информативный реферат «кратко излагает исходные документы и приводит основные данные и выводы», заменяя в какой-то   степени   (частично   или   полностью)   собой   первоисточник,   то индикативный реферат указывает на основные аспекты содержания исходного текста, дает представление о предмете исследования, методах и целях работы, он написан «с целью помочь читателю в решении вопроса, следует ли ему обращаться к уникальному документу»⁶.

    Исходя  из этих определений можно предположить, что в информативном реферате действительно полно передается вся наиболее важная информация, не только указывается на какой-либо факт, явление, проблему, но и подробно анализируются факты, разбираются пути решения и т. д.

    Индикативный  же реферат лишь указывает на основные аспекты исходного текста, чем близок к аннотации, вследствие чего в практике написания рефератов в вузе наиболее часто используются именно информативные рефераты монографического или обзорного характера.

     Что касается объема реферата, то надо отметить, что реферат должен быть минимальным по объему, по максимально полным по содержанию. В государственных информационных службах существует такое понятие, как коэффициент свертываемости, который определяется как соотношение объемов первичного и вторичного текстов. Коэффициент свертываемости показывает, во сколько раз объем вторичного текста уменьшен по сравнению с объемом оригинала, принятым за единицу. Считается, что при коэффициенте свертываемости 1: 8 реферат способен полностью заменить собой первоисточник (коэффициент свертываемости индикативного реферата может быть существенно выше, например 1 : 85).

     За  счет чего происходит свертывание? За счет второстепенной информации, информации иллюстративного характера. Следовательно, главная задача автора реферата —  оценить информацию с точки зрения ее важности, при необходимости переформулировать ее, представив в более емкой форме, обобщить некоторые положения, исключить второстепенные моменты и представить все остальное в виде текста определенной структуры.

     Структуру реферата можно охарактеризовать как полужесткую. И это связано с тем, что рефератом может пользоваться как сам автор-составитель, так и другие лица. В каждом реферате выделяют:

—заголовочную часть — библиографическое описание, подобное тому, что есть в аннотации: фамилия автора, заглавие исходного текста, его выходные данные — место и год издания, издательство, количество страниц и некоторые другие сведения;

—собственно реферативную часть, включающую в себя основную информацию первоисточника. Именно наличие этой части и делает реферат особым вторичным текстом. В этой части можно отметить следующие смысловые компоненты: формулировка темы исходного текста, перечисление наиболее важных вопросов (проблем), рассматриваемых автором, методов исследования, анализ наиболее важных положений из перечисленных выше (обоснование выбранных для подробного анализа вопросов, изложение фактического материала — что по этому поводу говорит автор, указание на достоверность и обоснованность полученных результатов);