Деловое общение

 

Содержание

 

Введение                                                                                                         3

Теоретическая часть                                                                                       4                

1. Деловая беседа                                                                                      4
2. Функции деловой беседы                                                               5
3. Правила ведения деловой беседы                                                  5
4. Этапы проведения деловой беседы                                               6

Практическая                                                                                                10

Вывод                                                                                                             12

Заключение                                                                                                    13

Литература                                                                                                     14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность  выбранной темы заключается в  том, что научившись правильно применять правила деловой беседы, люди смогут максимально реализовать свои возможности и добиться огромнейшего успеха в бизнесе и в повседневной жизни.

Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. Она является неотъемлемой частью жизни.  Подлинное значение делового общения в обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется всё больше и больше предприимчивых и способных деловых людей.

Цель данной работы: рассмотреть особенности иправила ведения деловой беседы.

Задачи:

- рассмотреть основные  преимущества деловой беседы;

- рассказать об этапах  ее проведения;

- показать ее функции;

- определить основные  правила проведения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Деловая беседа.

 

В политической, предпринимательской, коммерческой и  иных сферах деятельности важную роль играет деловая беседа.

Деловая беседа осуществляются в вербальной форме, что требует от участников не только грамотности, но и следования речевой этике. Важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение).

Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под  деловой беседой понимают речевое  общение между собеседниками, которые  имеют необходимые полномочия от своих организаций и досуга для  установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки  конструктивного подхода к их решению.

В сравнении  с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами:

• Быстротой реагирования на высказывания собеседников;
• Повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей;
• Возможностью более гибкого подхода к предмету обсуждения;
• Беседа не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.

Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработки решений, обязательных для исполнения. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.

1.2 Функции  деловой беседы

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций [3, c.34]. К их числу следует отнести:

• Взаимное общение работников из одной деловой сферы.
• Совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов.
• Контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий.
• Поддержание деловых контактов.
• Стимулирование деловой активности.

Во время  беседы работники могут получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного  разума её участников при принятии важных управленческих решений.

1.3 Правила ведения деловой беседы:

• Говорить так, чтобы каждый участник беседы мог легко вступить в разговор и высказать свое мнение.
• Недопустима нетерпимость к чужой точке зрения. Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно.
• Изящество в разговоре достигается через ясность, точность и сжатость высказываемых доводов и соображений. Во время беседы необходимо сохранять самообладание, хорошее расположение духа и благожелательность.
• Серьезная полемика, даже при уверенности в своей правоте, негативно сказывается на взаимно полезных контактах и деловых отношениях. Необходимо помнить, что за спором идет ссора, за ссорой - вражда, за враждой - проигрыш обеих противостоящих сторон.
• Нельзя перебивать говорящего. Лишь в крайних случаях, соблюдая вежливость, можно корректно сделать замечание.
• Если в комнату вошел новый посетитель, необходимо прервать беседу и продолжить разговор после того, как пришедшего вкратце ознакомят с тем, что было сказано до его прихода.
• Недопустимо в беседах злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих.
• Нельзя вступать в обсуждение вопросов, о которых нет достаточно ясного представления.
• Говоря в беседе о третьих лицах, нужно называть их по имени-отчеству, а не по фамилии.
• В беседе недопустимо называть друг друга по фамилии.
• Не допускайте бестактных высказываний.
• Неучтиво просить собеседника повторять сказанное под предлогом, что вы не расслышали деталей.
• Если другой человек заговорит одновременно с вами, предоставьте право сначала высказаться ему.
• Образованный и воспитанный человек - скромен: он не хвастает знаниями и знакомствами с людьми, занимающими высокое положение.

1.4 Этапы проведения беседы

Основными этапами  деловой беседы являются:

• Подготовительные мероприятия
• Начало беседы.
• Информирование присутствующих
• Аргументирование выдвигаемых положений
• Завершение беседы.

 

Подготовительные  мероприятия

Место деловой  беседы выбирается с учётом его влияния  на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным  местом будет служебный кабинет  приглашающего или специальная  комната для гостей, оборудованная  всем необходимым. Обстановка в любом  случае должна быть спокойной, уединённой, но не «интимной». Исключено неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.п., ибо это нервирует. Во многом её определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер её расположения.

Планирование  деловой беседы позволяет определить её конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить  «узкие» места в беседе, согласовать  время его проведения.

Сбор материала для  деловой беседы - очень трудоёмкий процесс, требующий значительных затрат времени [5, с.135]. Но это один из важнейших  этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации «из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций).

Начало беседы.

Начало беседы - очень важный этап, и поэтому  не следует им пренебрегать. Задачи это этапа следующие:

• установление контакта с собеседником;
• создание рабочей атмосферы;
• привлечение внимания к деловому разговору.

Любая деловая  беседа начинается со вступительной  части, на которую отводится до 10 - 15 % времени. Она необходима для  создания атмосферы взаимопонимания  между собеседниками и снятия напряженности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, инициативу должен взять на себя старший. Если между гостями и хозяевами - представитель принимающей стороны. В последнем случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, например, выпить прохладительные напитки.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое  значение. Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора.

Информирование  присутствующих

Следующим основным этапом деловой беседы является информирование присутствующих, то есть передача сведений, с которыми человек должен познакомить  их [2, с.236]. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности), профессиональной и по возможности  наглядной (наглядные пособия). При  этом всегда, когда это возможно, следует сообщить присутствующим источник информации человека.

Аргументирование  выдвигаемых положений

После информирования присутствующих и ответов на вопросы  наступает основной этап деловой  беседы - обоснование выдвигаемых  положений. На этом этапе формируется  предварительное мнение, занимаемая позиция собеседников. С помощью аргумента можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положение и факты, изложенные обоими собеседниками.

В аргументировании выделяют две основные конструкции: доказательная аргументация, когда  собеседник хочет что-то доказать или  обосновать, и контраргументная, с  помощью которой собеседник опровергает  утверждениям партнёров по переговорам.

 

 

 

Завершение  беседы

Последний этап деловой беседы - её завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе беседы решаются следующие задачи:

• достижение основной цели;
• обеспечение благоприятной атмосферы;
• стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Речевые обороты используемые в деловой беседе

 

В деловом  русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятии решения. Приведу примеры:

Уточнение темы, цели, предмета разговора:

Давайте уточним детали

Если я вас правильно  поняла….

Введите меня в курс дела

Есть ли у вас конкретные предложения?

Убеждение партнера:

Я в этом совершенно уверен

Нет причин для опасений

Вы, конечно, согласитесь, что….

Вне всякого сомнения…

Неполное согласие:

Это требует дополнительного  обсуждения

Вряд ли мы можем игнорировать то, что...

По мере возможности мы постараемся...

Может быть рассмотрим иные условия?

4) Несогласие:

К сожалению...

Было бы нежелательно...

Вряд ли это возможно...

Я понимаю вас. Однако...

5) Оценка ситуации:

Я разделяю вашу точку зрения

К сожалению, приходится возразить

На самом деле...

Вызывает определенные сомнения...

6) Вывод:

Вывод состоит в том, что...

Отсюда следует, что...

Очевидно, можно утверждать, что...

Как было доказано...

Заключительная  часть беседы служит своеобразной общей ее оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей.

Важно отделить завершение беседы от других фаз; для  этого используются выражения типа "Давайте подведем итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы".

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена  как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вывод

 

На основании  всего выше перечисленного можно  сделать вывод о том что, каждый деловой человек должен развивать  в себе навыки речевой коммуникации, научиться контролировать свои эмоции, грамотно донести информацию до собеседника, уметь расположить собеседника  к себе.

Деловая беседа это искусство, которое необходимо непрерывно развивать в себе, и  только тога можно достичь желаемого  результата.

В данной работе были изучены:

-  функции деловой беседы

- правила проведения

- этапы проведения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

В данной контрольной  работе были описаны основные преимущества деловой беседы, такие как: быстрота реагирования собеседников, двустороннее общение, повышение компетентности руководителя.

В контрольной так же показаны правила ведения деловой беседы, такие как ясность и точность формулировок, интонация, мимика и т.д.

1. Были описаны основные этапы проведения деловой беседы:

ознакомление  с решаемым вопросом и его изложение;

уточнение влияющих на выбор решения факторов;

выбор решения;

принятие  решения и доведение его до собеседника.

2. Так  же были рассмотрены функции деловой беседы. Основные из них: контроль мероприятий, поддержание контактов и стимулирование деловой активности.

Залогом успеха деловой беседы являются компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников. Но ни смотря на правила,  важным элементом деловой беседы является умение слушать собеседника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1. Под ред. проф. В.Н.  Лавриненко. Психология и этика  делового общения: Учебник для  вузов - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

2. Международные стандарты  общения. Бизнес - этикет. - М.: ИНТЕРНЕТ-ТРЕЙДИНГ, 2005. - 345 с.

3. Психология и этика  делового общения. - 3-е изд., 2001. - 257 с.

4. Культура делового общения:  Практическое пособие. / Под ред.  Кузина Ф.А., 5-е изд., перераб. и  доп. - М.: Ось - 89, 2000. - 345 с.

5. Деловое общение. Деловой  этикет: / Автор - составитель И.Н.  Кузнецов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 326 с.