Внешняя среда организации на примере коммерческой организации

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

     ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

     «СИБИРСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

     КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ 

     КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

     по  дисциплине «Коммуникации в управлении»

     на  тему: «Внешняя среда организации: взаимодействие с прямым и косвенным окружением на примере коммерческой организации» 
 
 
 
 
 
 
 

Работу  выполнила:

Студентка гр. № 9611

Руденко Н.В.

Проверила:

Кравец  А.А..

Ст.преподаватель кафедры

     Новосибирск 2011

     Оглавление 

     1. Организация как  открытая система 4

     2. Внешняя среда организации: взаимодействие с прямым и косвенным окружением на примере  ООО « РПГ МАРТин» 8

     3. Мероприятия, направленные на совершенствование факторов внешней среды организации 13

     Заключение 17

     Список литературы 19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Каждая  организация коммерческая, некоммерческая или государственная  является системой. В каждой из них есть своя структура, свои устойчивые  взаимосвязи и  свое окружение. Так как большинство  систем являются открытыми, то следует  вывод, что на нее деятельность может  действовать внешнее окружение, помимо внутреннего.

     Изучение  воздействия  внешней и внутренней сред необходимо и актуально с  целью  усовершенствования самой системы как таковой и для разработки системы минимизации этого воздействия на организацию.

     Объектом  исследования является организация  как система.

     Предметом – внешняя среда организации: взаимодействие с прямым и косвенным  окружением.

     Целью работы является  изучение внешней  среды организации.

     Задачи  работы:

                               -раскрыть понятие «организации»;

                               -определить её основные элементы  и структуру;

                               -привести систему взаимодействия с внешней средой  организации;

                              -на примере коммерческой организации нашего города показать систему взаимодействия с внешней средой организации;

                              - сделать выводы, дать рекомендации.

     В первом параграфе данной работы будет дана характеристика организации как открытой системы.

     Во  втором - Рассмотрю одну из коммерческих организаций нашего города.

     В третьем параграфе - предложу некоторые рекомендации по снижению воздействия внешней среды.

1. Организация как  открытая система

     Организация - группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей. 
Группа должна соответствовать требованиям:

• наличие не менее двух человек, считающих себя частью группы;
• наличие цели, которая принимается как общая для всех членов организации;
• наличие членов группы, которые работают вместе для достижения общих целей.

     Организации бывают формальные и неформальные. Формальные организации - это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании существующего законодательства и установленных регламентов. 
Неформальные организации - организации, которые действуют вне рамок законодательства, при этом группы возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют в каждой формальной организации. 
Общие характеристики организации:

1. Ресурсы организации. К ним относятся: кадры организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют внутреннюю среду организации. Цель каждой организации предполагает преобразование различных ресурсов для достижения установленной цели.
2. Зависимость организации от внешней среды. Организация полностью зависит от окружающего мира, то есть внешней среды как в отношении ресурсов, так и в отношении своих клиентов или потребителей. Внешняя среда включает экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.
3. Разделение труда в организации. Различают горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри организации. Сложные большие организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Вертикальное разделение труда - это координация работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
4. Необходимость управления в организации. Чтобы организация могла добиться своих целей, задачи ее подразделений должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда, поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. В связи с этим организация должна назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

     Организации взаимодействует  с внешней средой, должна приспосабливаться  к изменениям в ней, чтобы нормально  функционировать, и в силу этого  должна рассматриваться как "открытая система". Открытая система зависит  от энергии, информации, материалов, которые  поступают из внешней среды. Любая  организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.  
С точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.

     Внешние факторы подразделяются на факторы  прямого воздействия и косвенного воздействия.

     Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:

     а) Поставщики. Поставщиками капитала в  основном являются банки, акционеры  и частные лица. Чем лучше обстоят  дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала. 
б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование. 
в) Законы государства. Организации обязаны выполнять не только федеральные, но и региональные законы. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции. 
г) Потребители. Потребители решают, какие товары и услуги для них желательны, то есть они определяют направления и возможности роста организации. В рыночной экономике действует принцип: "Потребитель - король рынка".  
д) Конкуренты. Руководство предприятия должно понимать, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.

     Среда косвенного воздействия состоит  из факторов, которые не оказывают  прямого и немедленного воздействия  на деятельность организации:

     а) Состояние экономики страны. Руководство  организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать  экономическую ситуацию в той  стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация  имеет деловые отношения. Состояние  мировой экономики влияет на стоимость  ресурсов и способность покупателей  приобретать товары и услуги. Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой  продукции, чтобы преодолеть трудности  сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса  доллара или других твердых валют.  
б) Научно-технический прогресс. Технические новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а также расширяют возможные области применения товаров. Появление таких высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование атомной энергии, синтетических материалов, миниатюризация приборов и производственного оборудования оказывают существенное влияние на развитие и деятельность организации. 
в) Социокультурные факторы. Это, прежде всего, жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации. 
г) Политические факторы. К ним относятся: экономическая политика административных органов государства, т.е. система налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты по экологии. Для организации, осуществляющей международную деятельность, существенное значение имеет политическая стабильность данного государства, а также установка с его стороны специальных пошлин на импорт товаров, экспортных квот и т.д.  
д) Отношения с местным населением. Характер отношений с местной общиной является очень важным для учета и планирования в любой организации. Так, в каждой общине существуют свои специфические законы и установки по вопросам бизнеса и ведения деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Иногда для поддержания хороших отношений с общиной необходимо финансирование и поддержка ее социальных программ, а также благотворительная деятельность по многим направлениям.

     Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде организации. В некоторых отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической и др. изменения происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более замедленные.

2. Внешняя среда организации: взаимодействие с прямым и косвенным окружением на примере  ООО « РПГ МАРТин»

     ООО « Рекламно-производственная группа МАРТин» на рынке рекламных услуг уже 7 лет. Основной вид деятельности – изготовление и монтаж наружной рекламы в г.Новосибирске.

     Является  альянсом нескольких организаций данного  направления.

     Я приведу в графическом виде всю  систему организации и буду исходя из рис.1. описывать воздействие того либо иного фактора внешнего воздействия на данную организацию.

     

     Рис.1. Структура внешней и внутренней среды организации

1. Внешняя среда прямого воздействия – оказывает непосредственное воздействие на деятельность организации, вплоть до закрытия организации.

     Собственники  – могут кардинально пересмотреть производственную стратегию организации, реорганизовать либо поменять вид деятельности организации.

     Конкуренты – на моем примере, главными конкурентами являются «РИМ» и «КиТ», так как им принадлежит большинство рекламных площадей в г.Новосибирске, на самых основных улицах города. Они стояли «у истоков» становления наружной рекламы в нашем городе. Они диктуют цены на рынке. Наша организация старается координировать свою деятельность в соответствии с конкурентами.

     Поставщики – как я уже сказала, компания «МАРТин» является альянсом организаций данного типа, в большей степени они же и являются нашими поставщиками (баннера (так как у нас нет своих машин данного типа), полноцветная печать - (в виду тех же причин). Вообще поставщики являются наиболее важным фактором, после потребителей, так как при задержке поставке материала- наша фирма проигрывает время и теряет авторитет в глазах потребителя или же наоборот слишком быстрая доставка- увеличивает срок ее хранения на наших производственных площадях, что может привести к порче материалов.

     Потребители – наиболее важный фактор. Они координируют нашу ценовую политику, могут стать угрозой снижения авторитета на рынке рекламных услуг, поэтому все организации стараются удерживать клиента как можно дольше, делать всевозможные скидки, идти на компромиссы, чтобы привлечь новых потребителей, и удержать старых.

     Законы  и государственные  органы - тоже немаловажный фактор. В Мэрии г.Новосибирска, с Главным художником города, с художниками районов, с ГИБДД, Горсветом и другими инстанциями мы согласовываем ту либо иную рекламную конструкцию.  Они диктуют нам правила размещения рекламы, вплоть до прекращения нашей деятельности. Так например, в центральном районе города уже почти запрещено размещение баннеров, в виду их не эстетичного вида, которые портят архитектуру города.

2. Внешняя среда косвенного воздействия - система факторов, которые оказывают  опосредованное влияние на деятельность организации.

     Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций  также заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда  косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено  опираться на предположения о  такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.

     Технология-  является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. (Следует учитывать весьма широкую трактовку термина technology, обозначающего и процессы, и методы, и технику осуществления любых производственных, обслуживающих и даже творческих видов деятельности.) Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить, и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. 
Скорость изменения технологий в последние десятилетия заметно увеличилась

     Состояние экономики - руководство также должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Например, если прогнозируется инфляция, руководство может пойти на увеличение запасов ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, чтобы сдержать рост издержек. Оно также может решить сделать заем, так как при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле. 
Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала, так как при ухудшении экономической обстановки банки ужесточают условия получения кредита и повышают ставки процента. Так же, при снижении налогов происходит увеличение массы денег, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости и, тем самым, способствовать развитию бизнеса.