Особенности публичной коммуникации

- конец фразы;

-ее законченность  или незаконченность;

- к какому  типу относится предложение, содержит  оно вопрос, восклицание или повествование. 

Интонация отличает устную речь от письменной, делает ее богаче, выразительнее, придает ей неповторимый, индивидуальный характер.

Пауза – по словам К.С. Станиславского: "Важнейший элемент нашей речи и один из главных ее козырей".

Существуют следующие  виды пауз: паузы хезитации, т.е. паузы обдумывания, размышления; интонационно-логические и психологические, интонационно-синтаксические, ситуативные и физиологические.

Известно, что  слова звучат убедительнее после  мини-пауз. Пауза в устной речи выполняет  ту же роль, что знаки препинания в письменной речи и различаются  длительностью. Самая короткая пауза  – на месте запятой, а самую длительную требует точка. После сложных выводов или длинных предложений необходимо сделать паузу, чтобы слушатели могли вдуматься в сказанное или правильно понять сделанные выводы. Пауза необходима, если следует подчеркнуть какую-либо фразу. Внезапное молчание производит такое же впечатление, как и внезапный звук – оно привлекает внимание. Если выступающий хочет, чтобы его понимали, то не следует говорить без паузы дольше, чем пять с половиной секунд (!).

Следует, однако, не забывать, что никакие навыки и умения сами по себе не принесут успеха выступающему, если его разговор с  аудиторией не будет проникнут глубокой идейностью и убежденностью в  то, о чем говорится; если не будет  контакта и взаимосвязи между  аудиторией и оратором, если выступающий  не будет следовать общепринятым нормам поведения .  
 
 
 
 
 
 
 

Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между компанией и журналистами, так как последние получают информацию из первых рук PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней обязательно участвуют руководство или люди, максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло много вопросов к руководству компании, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция проходит с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько на первый взгляд мелких, но на самом деле весьма существенных обстоятельств.

Обстоятельства времени  проведения:  
• лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник — редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница — день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;

• поскольку известно, что журналисты часто работают по ночам (поздние выпуски, записи, монтаж, тракты и т.п.), целесообразно назначать  пресс-конференцию в промежутке от 12:00 до 14:00, так как с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

Обстоятельства формы  проведения:  
• в приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5–7 дней до открытия самой пресс-конференции;

• пресс-конференция  должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей — изложения позиции компании по проблеме и ответов на вопросы  журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором  и зависит от позиции руководства — отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы;

• вести пресс-конференцию  может лицо, ответственное за связи  с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых  желательно присутствие лица, уполномоченного  принимать окончательные решения  по вопросам пресс-конференции;

• целесообразно  провести регистрацию участников пресс-конференции  со стороны СМИ, что позволит анализировать  результаты встречи по последующим  публикациям. При регистрации очень  полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым  посвящена пресс-конференция, что  оградит от неточных интерпретаций (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание  существа вопроса;

• бесспорно, доброжелательности и активности журналистов способствует организация угощения (прохладительные  напитки, кофе-брейк, шведский стол, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить  по окончании конференции, так как  организаторы при этом получают возможность  неформального PR-общения, установления более близких контактов, доверительных  отношений, запуска нужных слухов.

Брифинг для СМИ 
Брифинг — это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с попутной краткой иллюстрацией конкретных фактов. Разница между пресс-конференцией и брифингом — во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20–30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 мин, как правило, отводится выступающему, 10–20 мин — на блиц-ответы на вопросы журналистов. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, немедленно предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ.

Правила проведения пресс-конференций  и брифингов 
1. Добиться четкого определения темы, цели и соответствующей подготовленности (статистические данные, графики). Необходимы содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Подготовить раздаточный  материал очень продуманно. Он  должен быть составлен так,  будто обо всем предстоящем  никто никогда и ничего не  слышал. Чем проще терминология  и понятнее суть, тем легче  достигнуть рефлексии со стороны  журналистов. 

3. Продумывать очень  подробно сценарий хода пресс-конференции,  учитывая, кто что скажет, какую  роль и когда будет играть.

4. Приветствовать  журналистов доброжелательно, но  не подобострастно. Обязательно  представление участников и оглашение  предлагаемого плана конференции. 

5. Использовать максимально  короткие доклады и демонстрацию  любого наглядного материала,  поскольку журналисты постоянно  слышат новые заголовки для  своих статей и сообщений. 

6. Использовать логически  последовательную аргументацию, избегая  внутренних противоречий в сообщении. 

7. Запланировать достаточно  времени на вопросы журналистов,  не создавая ситуацию фрустрации, неудовлетворенности в связи  с несбывшимися ожиданиями.

8. Отслеживать продолжительность  пресс-конференции — максимум 40 мин, после чего обеспечить  возможность работы журналистов  с отдельными участниками. 

9. Помнить, что  журналисты не верят в альтруизм.  Поэтому следует не отрицать  своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц; лучший вариант — когда ясно видна выгода для обеих сторон одновременно.

10. Стараться быть  искренне, подчеркнуто доброжелательным  по отношению ко всем журналистам.  У журналистов существуют такие  профессионально значимые личностные  качества, как обостренное чувство  справедливости и высокоразвитое  чувство собственного достоинства. 

Презентация 
Презентация — самостоятельная акция, которая может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, новой продукции компании приглашенной аудитории. Как правило, презентация компании проводится по случаю ее открытия или создания, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация компании в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное — тематикой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности компании, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности. Презентации устраиваются для потенциальных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности. Презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов.

Проведение презентации  включает следующие этапы.  
1. Определение цели и ее приоритетов в области привлечения новых клиентов, формирования имиджа компании, привлечения новых партнеров, в том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности.

2. Обоснование концептуализации  презентации путем формирования  идеи, определения места и сроков  проведения, состава участников  и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию  во второй половине дня, ее  продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная  часть и культурная программа  — 1,5–2 ч, ужин или фуршет  — 2 ч. 

3. Разработка программы  презентации. Назначается ответственный  (ведущий), занимающий высокий пост  в администрации компании и  владеющий ораторским искусством  и навыками международного этикета.  Как правило, сценарий презентации  следующий: 

• ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;  
• показываются рекламные фильмы длительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);  
• ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;  
• отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей компании и ведущих специалистов;  
• ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;  
• заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Ведущему полезно  знать типы вопросов, способных нести  опасность для презентации: вопрос — скрытое возражение, оборонительный вопрос, испытующий вопрос, вопрос-демонстрация, вопрос-вызов и т.п.