Контрольная работа по «Организация труда руководителя»

3) неуверенности (стратегические модели, когда принимающему решение ни один из указанных моментов неизвестен).

Заслуживает внимания предложение польского ученого М. Мазура различать одиннадцать типов решений, объединенных в четыре группы исходя из количества информации, которое учитывает человек в момент принятия им решений:

1. Самозарождающиеся решения (основывающиеся только на той информации, которую принимающий решение уясняет себе в тот момент, когда он должен немедленно принять решение). В эту группу входят три типа решений: машинальные (рефлекторные), интуитивные, рефлексивные.

2. Прогностические решения, включающие два типа: экстраполяционные и ассоциативные.

3. Пробные решения трех типов: выборочные, систематические и методические (осуществляемые, например, методом «проб и ошибок»).

4. Оптимизационные решения, к которым относятся три типа: стратегические, вероятностные и детерминированные (могут считаться решениями лишь условно, поскольку все относящиеся к ним исходные параметры и результаты заранее известны, т.е. отсутствует характерный для любого решения признак выбора варианта).

Сложность операции подготовки решений зависит от круга охватываемых ими задач, от длительности периода, на который они рассчитываются. По этому признаку различают перспективные, текущие и оперативные задачи и соответствующие им решения. Все эти виды задач должны в принципе решаться на любом уровне иерархии управления – от руководителей предприятий до мастеров.

Для обоснованного принятия решений необходима отчетливая и объективная оценка последствий каждого из них с применением научных методов обоснования их целесообразности и эффективности.

Само по себе принятие решения (в тех случаях, когда оно не является единственно возможным) в той или иной степени есть компромисс. Принимая решение, необходимо взвешивать суждения о ценности (что включает рассмотрение экономических факторов, технической целесообразности и научной обоснованности), а также учитывать социальные и психологические факторы. Принять правильное решение – значит выбрать такую альтернативу из числа возможных, когда с учетом всех факторов будет оптимизирована общая ценность с точки зрения выбранного критерия оценки степени достижения цели. В этой связи первостепенное значение имеет научно обоснованное определение оценочного критерия.

Наряду с положением, когда варианты, из которых требуется сделать выбор, обнаруживаются без каких-либо трудностей, т.е. заранее известны, весьма распространенной является ситуация, при которой возможные варианты заранее неизвестны и их необходимо предварительно найти. В этих случаях необходимо коллегиальное обсуждение вопросов, в ходе которого его участники высказывают различные точки зрения и вносят соответствующие предложения; на основе оценки выявленных при этом альтернатив руководитель принимает решение, которое представляется ему наилучшим в данной ситуации.

Независимо от метода принятия любого управленческого решения процесс связанной с ним творческой работы в принципе всегда может быть разделен на две составные части – аналитические и конструктивные операции. Такое разделение операций вытекает из структуры любого процесса творческого мышления, поскольку принятию решения непременно предшествует всесторонний анализ сложившейся ситуации.

Аналитические операции – это операции, связанные со стадией получения и восприятия информации, необходимой для принятия решения по той или иной функции управления. Они имеют место как при подготовке решений текущего оперативного характера, так и при разработке вопросов совершенствования существующей практики. Например, разработке и осуществлению мероприятий по совершенствованию организации производства, труда и управления, в частности проектированию автоматизированных систем управления на действующем предприятии, предшествует детальный анализ существующего положения. Необходимые для этого исходные данные получают по заранее установленной программе путем всестороннего изучения деятельности предприятия и его подразделений, анализа информационных потоков и сбора действующих форм документации, показателей и материалов, непосредственных бесед с руководящими работниками, проведения анкетирования среди различных категорий работников.

Среди аналитических операций значительное место (с точки зрения объема используемой информации и затрат времени) занимает изучение специальной литературы. Поэтому одной из важных задач является ускорение процесса чтения без ущерба для усвоения той части прочитанного материала, которая необходима для анализа. Основными методами выполнения соответствующих операций являются: сравнение фактических данных (показателей) с их нормативными значениями; сравнение однородных объектов по тем или иным показателям; анализ динамики изменения различных показателей во времени.

Аналитические операции, предшествующие подготовке решений, заканчиваются постановкой или уточнением диагноза состояния изучаемого объекта. При этом выявляются и оцениваются узкие места (недостатки) и резервы (излишки).

Конструктивные операции. Содержание и характер конструктивных операций, связанных с подготовкой и принятием разного рода решений, существенно различаются в зависимости от применяемых при этом методов. Последние, в свою очередь, зависят от характера и сложности принимаемого решения, что находит отражение, в частности, в том, является ли решение результатом индивидуального или коллективного труда.

Так, в тех случаях, когда тот или иной творческий работник аппарата управления сталкивается с необходимостью найти принципиально новое решение вопроса, относящегося к его компетенции, могут быть применены методы, рекомендуемые для процесса изобретательства. К числу этих методов, в частности, относятся:

- метод инверсии, представляющий новый подход к задаче; этот метод предполагает необходимость сознательного преодоления психологической инерции, отказа от прежних взглядов на задачу, с тем чтобы посмотреть на нее с некоторой новой или измененной позиции, и является простым и эффективным способом получения новых идей. Такой метод достаточно успешно применяется в практике конструирования;

- метод аналогий, основанный на использовании аналогичных ситуаций, встречающихся в других решениях и в других областях знаний;

- метод эмпании, заключающийся в отождествлении творческого работника с разрабатываемым предметом, деталью или процессом. Задача состоит в том, чтобы «стать» деталью и посмотреть с ее позиции и с ее точки зрения, что можно сделать;

- метод фантазии, состоящий в рассмотрении идеальных и даже фантастических решений задачи с надеждой натолкнуться на новую идею или точку зрения, которая в конечном счете приведет к новому реальному решению;

- метод «мозгового штурма»; предназначен в основном для решения масштабных задач или задач общего характера и заключается в свободном высказывании группой людей любых идей для решения поставленной задачи. Иначе говоря, этот метод представляет собой род процесса группового (коллегиального) собеседования, в котором члены группы призываются высказать максимально возможное количество мыслей и творческих идей и предложений в течение относительно короткого периода времени под руководством председательствующего.

Разновидностью метода «мозгового штурма» является метод так называемой синектики, предназначенный для постановки и разрешения проблем, требующих рассмотрения их с точки зрения представителей различных специальностей. Иначе говоря, речь идет о комплексном системном подходе к творческому мышлению в процессе коллективного поиска решений;

- метод морфологического анализа (систематического исследования новых комбинаций); состоит в том, что в задаче выделяются важнейшие функциональные направления, по которым производится генерирование идей и способов их осуществления. Затем эти перечни идей и способов сводятся в двух- или многомерную таблицу, с тем чтобы можно было видеть каждую комбинацию. Так как творческие решения часто находятся путем создания новых комбинаций идей или процессов, то использование этого метода может привлечь внимание к таким комбинациям, которые при обычном рассмотрении могут остаться незамеченными.

3. Информационно-технические операции.

К информационно-техническим относятся те операции процессов управления, для которых характерна возможность наиболее широкого применения средств организационной и вычислительной техники. Общее целевое назначение этих операций – информационное и документационное обеспечение потребностей аппарата управления. Информационно-технические операции выполняются, как правило, техническими исполнителями.

По своему целевому назначению и месту в процессах управления предприятием информационно-технические операции могут быть подразделены на четыре взаимосвязанных класса: к первому из них относятся все виды операций с документами; ко второму – операции, связанные с первичным счетом и учетом всех элементов производства; к третьему – операции передачи, отображения и преобразования всех видов информации с помощью технических средств; к четвертому – вычислительные и формально-логические операции.

Остановимся на коммуникационно-технических операциях. Информация, исходящая от источника ее возникновения, на пути к потребителю проходит операции преобразования и кодирования, передачи по каналам коммуникации, декодирования и обратного преобразования переданной информации, с тем чтобы она могла быть воспринята потребителем.

Целью операций преобразования, кодирования и декодирования является приведение информации к виду, удобному для непосредственного восприятия человеком или для дальнейшей машинной обработки. Применение разного рода звуковых и оптических сигналов является простейшим видом коммуникационно-технических операций.

Практическая часть.

Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

Планировочная схема рабочего места руководителя.

1. Внутренний объем и форма кабинета.

В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.

2. Мебель.

Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

- антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);

- обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

- рациональная планировка и компоновка мебели;

- мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование.

Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

- канцелярские принадлежности;

- два телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.

- компьютер.

- ежедневник.

4. Цветовое оформление кабинета.

Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Оснащенность средствами вычислительной и организационной техникой.

Данной помещение имеет стол модульной конструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе), встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство, принтер, копировальный аппарат. Такие предметы, как вспомогательный стол, кресла и стулья для посетителей,шкафы для хранения документов, калькулятор, сейф и компьютер.

В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии хорошего программного обеспечения, выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

Соответствие нормативным требованиям.

                                                                                                       Таблица 1