Проведение совещаний

Заключение

      Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой  других работников предприятия.

      Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков. Для этого пригласите их лично или назначьте время совещания, ориентируясь на их расписание. Предоставьте им активную роль в совещании или подчеркните важность того, что они его посетили.

      В среднем продолжительность совещания  от тридцати минут, до двух часов, обычно, чем короче, тем лучше. Когда вы готовитесь к совещанию, убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Соберите необходимые документы и данные. Поговорите с участниками, спросите их мнение, определите цели, которых бы они хотели достигнуть, дайте им понять, что вы заинтересованы в их идеях.

      Простые рекомендации позволят вам избежать распространенных проблем, превращающих совещания в кошмар. И это будет  признанием ваших навыков проведения совещания. Начинайте совещание  вовремя. Проведите небольшую вводную  дискуссию, чтобы убедиться, что  группе ясна повестка дня, цели и желаемые результаты – внесите необходимые поправки. Если повестка дня не подготовлена, составляйте ее на ходу.

      План  действий и обмена информацией создает  чувство завершенности. Он также  представляет акционерам ключевые решения, помогает убедиться, что все восприняли информацию одинаково. План должен состоять из трех ключевых элементов: какие, кто и когда. Приглашайте только тех участников, которые могут помочь в достижении цели. Помните, что большая группа требует четкой структуры. Выберите подходящее место для совещания и обеспечьте необходимое оборудование. Подготовьте повестку дня. Планируйте длительность совещания в промежутке от тридцати минут до двух часов и всегда планируйте меньшее количество заданий, чем может выполнить группа. Старайтесь, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют цели, которых нужно достигнуть. Соберите всю необходимую для совещания информацию. 
 
 
 

                                        Список используемых источников: 

 

1. http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/36.htm  статья «Подготовка и обслуживание совещаний»
2. http://www.improvement.ru/bibliot/fedin/ статья «Организация и проведение совещаний» - Марк Федин
3. http://www.aup.ru/books/m161/14_5.htm статья «Деловые совещания»
4. http://www.ecsocman.edu.ru/direktor/msg/179503.html статья «Совещание совещанию рознь, или как добиться, чтобы вас услышали, поняли и поддержали»

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Приложение 

КОНТРОЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПЛАНИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЯ
	Вы?	Да	Нет	Примечания
1	Определили  причину совещания?
2	Определили  цели совещания?
3	Выбрали участников и распределили роли?
4	Определили  процесс принятия решения (например, лидер группы, участники, другой менеджер)?
5	Решили  когда и где проводить совещание  и убедились в доступности  помещения?
6	Убедились в  доступности оборудования?
7	Известили участников, где и когда будет  проводиться совещание?
8	Подготовили повестку дня с причиной и целями совещания?
9	Разослали повестку дня всем участникам и акционерам?
10	Раздали окончательный  вариант повестки дня участникам?
11	Уведомили участников, какие вопросы требуют  подготовки?
12	Убедились, что  все приглашенные смогут присутствовать?
13	Подготовились (раздаточный материал, доска.)?

ПОВЕСТКА  ДНЯ
Тема  совещания:
Дата  и время:
Место:
Участники:
Причина:
Цели:
Пункт	Кто	Время, отведенное на обсуждение

ПЛАН  ОБСУЖДЕНИЯ
Тема:
Дата:	Время:		Место проведения:
Документы для обсуждения:
Участники:
Пункты повестки дня	Решения, результаты, мероприятия		Отметка о выполнении
Немедленно  поручить:
ПЛАН  ДЕЙСТВИЙ И ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ
Тема  совещания:
Участники:
Причина:
Цели:
Повестка  дня. Пункт #1:
Альтернативы/Предложения:
Решения или рекомендации:
Повестка  дня. Пункт #2:
Альтернативы/Предложения:
Решения или рекомендации:
Повестка  дня. Пункт #3:
Альтернативы/Предложения:
Решения или рекомендации:
Действия
Задание		Ответственный за исполнение		Дата

ИТОГОВЫЙ  ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
Подразделение, отдел		Дата
Тема:	Место проведения:  Дата:  Продолжительность (от - до):
Ведущий обсуждения:	Ведущий протокол (с указанием номера телефона):	Приглашение / повестка дня от:
Участники совещания:		Привлеченные  участники:
Результат: *	Указание / поручение (срок исполнения):	Контроль
* Эти пункты при  надобности записываются  на нескольких  страницах		Страница: