Проведение совещаний

         Муниципальное общеобразовательное учреждение

      средняя общеобразовательная  школа № 6

      с углубленным изучением  отдельных предметов 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Предмет: культура делового общения

      Название  работы: «Проведение совещаний» 
 
 
 

	Автор: Евсигнеева Юлия
	Место выполнения: МОУ СОШ № 6, 10 Б класс
	Руководитель:  Мостакова Н. В.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Ставрополь, 2009

     Содержание  
 

1	Введение…………………………………………………………………….	3
2	Подготовка  к совещанию……………………………………………….....	5
3	Проведение  совещания…………………………………………………….	8
4	Неприятности  на совещаниях……………………………………………..	10
5	Как закончить  совещание? ………………………………………………..	12
6	Нюансы……………………………………………………………………..	14
7	Заключение…………………………………………………………………	16
8	Список используемых источников……………………………………….	17
9	Приложение………………………………………………………………...	18

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  
 

Введение

      Во  время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен  информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать  то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников;
• принятие решения.

      Кроме того, что деловое совещание является способом привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу.

      На  совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т. п.

      Для некоторых предприятий деловое  совещание – это единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание – возможность показать свой талант менеджера.

      Основные  задачи, которые можно решить с  помощью деловых совещаний:

• развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь;
• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
• выявление и расчет коллективных результатов;
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

      Классификация деловых совещаний.

      Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

      По  назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

      По  периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

      По  количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

      По  степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

      По  принадлежности:

• общественных организаций;
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                            Подготовка к совещанию 

Объявите, что совещание  начнется в 14:00, и  оно начнется не раньше 14:10. Назначьте заседание  на 10:13, и служащие поймут вас буквально.

  Сирил Норткот Паркинсон

      Начните подготовку с определения целей  совещания. Это может быть информация, определения проблемы, новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или  комбинация этих факторов. Ориентируясь на специфические цели, определите, кого вы попросите придти на совещание и как вы его проведете.

      Пригласите  на совещание людей, которые:

• принимают ключевые решения по вопросам, которые будут затронуты на совещании;
• могут быть полезны; будут принимать участие в решении вопросов, которые будут затронуты во время совещания;
• по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания;
• будут исполнять принятые решения.

      Приглашайте на совещание только тех людей, которые  помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков. Для этого пригласите их лично или назначьте время совещания, ориентируясь на их расписание. Предоставьте им активную роль в совещании или подчеркните важность того, что они его посетили.

      Только  отделив настоящие сдерживающие факторы от потенциальных опасностей, вы сможете правильно направить  свою команду. Для групп более  четырех человек уровень структуры должен быть выше. Если вы хотите, чтобы каждый принял участие в этом процессе, разбейте большое совещание на подгруппы в определенные сегменты времени.

      Если  возможно, выработайте повестку дня  до совещания. Используйте для этого  следующий список:

• конечная цель совещания;
• желаемый исход;
• дата, время и место совещания;
• кто созывает совещание;
• какая команда будет созвана, имена участников;
• роли участников;
• есть ли что-то необычное в формате встречи;
• есть ли участники со стороны, их имена и роли;
• человек ответственный за распределение времени и соблюдении пунктов повестки дня;
• продолжительность совещания;
• необходимая подготовка.

      Включайте только те пункты дискуссии, которые  действительно могут быть рассмотрены  в указанный период времени. Лучше недооценить, чем переоценить количество вопросов, которые может рассмотреть группа. Так же старайтесь расставить пункты дня в такой последовательности, чтобы обеспечить движение совещанию. Вопросы должны вытекать один из другого. Отделяйте обмен информацией от принятия решений и решения проблем. Начинайте с более легких вопросов, затем переходите к сложным, но не избегайте трудных вопросов. Будьте осторожны, чтобы времени хватило на наиболее важные вопросы. Во время долгих совещаний старайтесь рассмотреть трудные вопросы, пока участники не устали. Разбивайте трудные вопросы на части.                                                                         

      Как долго должно продолжаться совещание? Это зависит от целей и повестки дня. В среднем продолжительность совещания от тридцати минут, до двух часов, обычно, чем короче, тем лучше.

      Когда вы готовитесь к совещанию, убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек может исполнять  несколько ролей в процессе совещания, Основные роли: лидер – он может вести или не вести совещание, но он определит его цель, возникшие затруднения и область полномочий, а так же возьмет на себя обязанность по подведению итогов. Посредник проводит дискуссию – стадии определения проблемы и принятия решения. Может взять на себя ответственность за материально-техническое обеспечение до и после совещания. Секретарь определяет ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания. Так же делает записи во время проведения совещания и после него. Ассистенты – участники, активно выдвигающие идеи и не дающие дискуссии свернуть с верного пути. Эксперт выступает в этом качестве, если необходимо. Если это не постоянный член команды, он может не принимать участия в других аспектах совещания. К слову об экспертах. Определите их роль и четко дайте им понять, чего вы от них ждете. Предупредите их, что в остальных аспектах совещания они могут не участвовать. После того, как вы определили цель совещания, и кто будет приглашен, подумайте о помещении и длительности совещания, распределите роли, обязанности и разработайте повестку дня.

      Как вы должны подготовиться  к совещанию? Соберите необходимые документы и данные. Поговорите с участниками, спросите их мнение, определите цели, которых бы они хотели достигнуть, дайте им понять, что вы заинтересованы в их идеях. Дайте понять, что участники должны так же подготовиться к встрече. Разработайте повестку дня, включая цель, список желаемых результатов и время, предполагаемое для обсуждения каждого вопроса. Поделитесь информацией, особенно, если она поможет сократить совещание.

      Как группы разрабатывают  решение. Некоторые группы принимают решение голосованием. Другим необходим консенсус: все участники совещания поддерживают решение, даже если они с ним не согласны. В некоторых группах решение принимает лидер. Каждый подход имеет свои преимущества и недостатки.

      Голосование большинством даст вам решения на короткий период времени. Оно может заставить людей принять решение, которое поставит их в выигрышную/проигрышную позицию.

      Консенсус означает, что каждый понимает, может поддержать и помочь в выполнении решения, но отдельные участники совещания могут чувствовать, что некоторые вопросы остались неучтенными. Искренний консенсус достигается, когда все участники приходят к единому мнению. Каковы его отличительные черты? Примером могут служить следующие комментарии. «У меня было собственно мнение по вопросу „А“, но я думаю, что это лучший вариант». «Я не сразу был согласен с формулировкой „А“, но я думаю, что она все устроит». «Я не думаю, что формулировка „А“ соответствует нашим критериям на сто процентов, но я готов помогать в ее выполнении». Такого решения достичь трудно, это требует времени. Но, тем не менее, оно рекомендуется, если необходимые изменение требует понимания всех сторон, или если группа достаточно опытна в принятии такого рода решения.

      Люди  более охотно принимают решение, достигнутое консенсусом. Но процесс  часто требует запасной позиции  – альтернативы в случае, если консенсус  не будет достигнут в определенных временных рамках. Таким образом, консенсус не типичен для ситуаций, в которых требуется срочное решение или в случаях, когда ответственность за решение несет только лидер.                                                             Решение, принятое лидером – это наиболее эффективный способ в ограниченных временных рамках. Примером может служить лидер, объявляющий решение и закрывающий совещание. Важно, чтобы все участники слышали, что их мнения услышаны. Если время позволяет проконсультироваться с остальными, лидер может рассмотреть индивидуальные мнения – наиболее приемлемый способ, если требуется мнение эксперта или избранные представляют мнения акционеров. Также лидер может созвать совещание для сбора мнений – рекомендуется, когда решение является важным для многих людей, когда есть возможность создать совместную деятельность, и общую основу для выполнения.