Звітність розпорядників коштів про використання бюджетних коштів

Вступ

 

     Облік виконання бюджету у фінансових органах (місцеві фінансові органи та органи Державного казначейства України) здійснюють відповідні служби цих органів. Так, облік виконання Державного бюджету України та місцевих бюджетів за доходами здійснюють органи Державного казначейства. Облік виконання місцевих бюджетів за видатками до повного впровадження казначейського обслуговування ведуть управління бухгалтерського обліку і звітності у складі головних фінансових управлінь обласних, міських (міст Києва і Севастополя) державних адміністрацій, а також відділи бухгалтерського обліку і звітності районних, міських і районних у містах фінансових управлінь. Після впровадження повнофункціонального казначейського обслуговування місцевих бюджетів їх облік виконання буде здійснюватися територіальними органами Державного казначейства.

     Фінансові органи належать до бюджетних установ. Крім обліку виконання бюджету, вони здійснюють облік виконання своїх  кошторисів. Облік виконання бюджету  і облік виконання кошторису  у фінансових органах чітко розмежовані.

 

1. Облік виконання бюджету у фінансових органах

 

     Бюджетним обліком називається сукупність облікових процедур про рух і  стан фінансових ресурсів при виконанні  бюджету та виконанні кошторисів бюджетних установ. Система бюджетного обліку складається з трьох підсистем (видів) обліку — бухгалтерський, фінансовий і управлінський облік, які ґрунтуються на єдиній теоретичній та інформаційній базі, відрізняючись за формою і періодичністю розрахунку даних.

     Бухгалтерський  облік забезпечує своєчасне та повне відображення всіх операцій, надання користувачам інформації про стан активів і зобов'язань, результати виконання бюджетів (кошторисів) та їх змін.

     Фінансовий  облік ведеться з метою накопичення  даних про доходи, видатки, кредитування за вирахуванням погашення і псування дефіциту бюджетів, а також підбиття результатів виконання бюджетів (кошторисів).

     Управлінський облік ведеться з метою забезпечення керівництва оперативною фінансовою і не фінансовою інформацією у передбаченій формі для планування й управління, оцінки і контролю використання бюджетних коштів.

     Предметом бюджетного обліку є фактичний стан і рух фінансових ресурсів. Об'єктами бюджетного обліку є: доходи і видатки  бюджету; фінансування і борг бюджету; кошти, що перебувають на рахунках; кошти в розрахунках; фонди і резерви, які формуються у бюджетах у процесі їх виконання; матеріальні цінності бюджетних установ.

     Методом бюджетного обліку називається сукупність послідовно застосовуваних способів, за допомогою яких створюється інформаційна модель фактичного стану і руху фінансових ресурсів у процесі обліку виконання бюджетів (кошторисів) та постійно підтримується відповідність цієї моделі відображеній у ній дійсності. Кожна ланка цієї низки способів, взята окремо, називається елементом методу бюджетного обліку. До елементів методу бюджетного обліку належать: наскрізне документування первинної інформації про предмет обліку; періодичне проведення інвентаризацій; виявлення вартісної сутності економічних явищ, що змінюють стан фінансових ресурсів; використання бухгалтерських рахунків — специфічного інструментарію  систематизації  первинних  відомостей,   наявних  у  документах; застосування подвійного запису на бухгалтерських рахунках; подання інформаційної моделі стану фінансових ресурсів у вигляді балансу; відображення найважливіших фрагментів інформаційної моделі руху фінансових ресурсів у вигляді зовнішньої звітності та внутрішніх зведень.

     Завданнями  обліку виконання бюджету є повне, своєчасне і достовірне відображення процесу виконання державного та місцевих бюджетів.

     Бюджетний облік, як і бухгалтерський облік  загалом, здійснюється на підставі первинних  документів, якими оформляється операції з виконання бюджету, схем їх документообороту, облікових реєстрів, у яких відображаються ті чи інші операції.

     Усі операції з виконання бюджету  оформляються документально. Документи, в яких відображаються відомості  про ці операції та підтверджується  їх здійснення, називаються первинними, оскільки вони є основою для ведення  обліку. Головним первинним документом у процесі виконання бюджету є платіжне доручення. Ознаки і показники операції, зафіксовані у первинному документі, називаються реквізитами документа.

     Різноманіття  первинних документів зобов'язує науково  їх класифікувати за:

     1) ступенем узагальнення інформації документи поділяються на первинні та зведені. Первинним є документ, у якому вперше відображається одна або кілька операцій, а зведеним — документ, узагальнюючий дані первинних документів;

     2) характером використання документи поділяються на разові та накопичені. Разовим є документ, в якому подана одна операція, а накопиченим — документ, де показані ознаки й показники кількох однорідних операцій;

     3) кількістю облікових позицій виділяють однорядкові і багаторядкові документи;

     4) місцем створення документи поділяються на зовнішні та внутрішні;

     5) способом заповнення документи поділяються на заповнені традиційно (вручну) і за допомогою засобів механізації.

     Схеми документообороту показують, хто і  на якій підставі виписує цей документ, кому він надсилається, де і як використовується. Під час здійснення однієї операції з виконання бюджету виписується один або кілька документів, які перебувають в обігу між різними організаціями. Документооборотом називається рух документів з моменту їх виникнення до здачі в архів.

     На  основі первинних документів здійснюються записи в меморіальні ордери і  в облікові реєстри.

     Записи  в облікових реєстрах ведуться в  основному з меморіальних ордерів. Вони мають форму документів, які  призначаються для скорочення записів  в облікові реєстри з первинних документів. Наприклад, протягом дня надійшло кілька первинних документів, якими оформляється надходження доходів. Усі вони відображаються в одному меморіальному ордері. 

     Обліковий реєстр — це носій інформації, отриманої  на підставі первинних документів або з інших реєстрів. Зовнішній вигляд і матеріальна основа облікових реєстрів різноманітні: книги, відомості, картки, табуляграми, машинограми, магнітні стрічки, магнітні диски. Облікові реєстри класифікуються за такими ознаками: 1)за матеріальною основою поділяються на паперові та виконані без використання паперу; 2) за способом заповнення — на заповнення вручну, з використанням машин і автоматично; 3) за характером групування інформації — на систематичні, хронологічні і комбіновані; 4) за способом графлення реєстри бувають контокорентні, багатографні, шахові та ін.; 5) за ступенем узагальнення інформації розрізняють синтетичні, аналітичні і комбіновані реєстри; 6) за способом розміщення записів реєстри поділяються на односторонні і двосторонні.

     Бюджетний облік може вестись за різноманітними системами і формами, різними  способами, залежно від чого встановлюються форми облікових реєстрів.

     Система і форма обліку. Розрізняють дві  системи бухгалтерського обліку — просту і подвійну. За простої системи кожна операція оформляється одним записом в обліковому реєстрі, а за подвійної— реєструється на двох рахунках.

     Подвійна  система є більш сучасною і  прогресивною, оскільки створює передумови для внутрішнього контролю через  складання балансу. Вона є основною в бюджетному обліку. Проста система ведення обліку допускається в невеликих бюджетних установах, які не охоплені централізованим обліком.

     За  подвійної системи бухгалтерського  обліку застосовують різні його форми. У бюджетному обліку використовуються три форми: журнал-головна, меморіально-ордерна і журнально-ордерна. Відмінність однієї форми від іншої полягає у використанні для ведення обліку тих чи інших облікових реєстрів.

     Облік виконання бюджету у фінансових органах ведеться за формою «Журнал-головна». За цієї форми синтетичний облік здійснюється у книзі «Журнал-головна», де відображаються обороти за рахунками синтетичного обліку. Аналітичний облік ведеться у спеціальних книгах, відомостях та на картках. Ця форма є компактною, проте допустима у разі, коли план рахунків невеликий і здійснювані операції порівняно однорідні.

     Відомо  кілька способів ведення бюджетного обліку: ручний, механізований і  автоматизований.

     За  ручного способу облікові реєстри (книги, відомості, картки) заповнює вручну бухгалтер, який опрацьовує інформацію. Це традиційний спосіб ведення обліку, який характеризується великою трудомісткістю і потребою у залученні значної кількості кваліфікованих спеціалістів.

     За  механізованого обліку використовувалися  спеціальні облікові реєстри, пристосовані для їх складання на бухгалтерських машинах. Такими реєстрами є відомості і картки. Зміст форм цих облікових реєстрів загалом відповідав обліковим реєстрам, що використовувалися за ручного ведення обліку. Бухгалтерські машини давали змогу поєднати операції заповнення облікових реєстрів з виконанням найпростішої арифметичної обробки їх (наприклад, підсумовування у рядках і графах даного документа). Такий спосіб ведення обліку зручний тоді, коли документ повністю заповнюється за одну обробку. Проте в практиці бюджетного обліку такі операції мають незначну питому вагу, і тому цей спосіб обліку великого поширення не набув. Крім того, розвиток комп'ютерної техніки витіснив його.

       Автоматизований спосіб ведення  обліку передбачає використання  комп'ютерів. У сучасних умовах цей спосіб заснований на використанні персональних комп'ютерів. Інформація заноситься в комп'ютер бухгалтером і зберігається на машинних носіях. Основою комп'ютерного обліку є встановлені форми облікових реєстрів, тобто немає потреби, як за механізованого обліку, розробляти спеціальні форми. За комп'ютерного обліку відпадає потреба у заповненні бухгалтерських книг, карток, відомостей. Однак існує проблема зберігання інформації, яка може бути втрачена або пошкоджена з різних причин, у тому числі і через комп'ютерні віруси.

     Підсумкові  дані з комп'ютера завжди можуть бути роздруковані, тобто забезпечується перехід від машинних до звичайних  носіїв інформації.

     Автоматизований спосіб ведення обліку набув широкого використання з початку 90-х років. У даний час облік виконання Державного бюджету України ведеться на персональних комп'ютерах. Облік виконання місцевих бюджетів ведеться як вручну, так і автоматизовано, на персональних комп'ютерах.

     План  рахунків — це систематизований перелік  рахунків бухгалтерського обліку операцій з виконання Державного та місцевих бюджетів.

     У бюджетному обліку окремо виділені плани  рахунків з обліку виконання бюджету  у фінансових органах та кошторисів у бюджетних установах.

     Облік виконання бюджету у фінансових органах ведеться за єдиним планом рахунків, який поділяється на три частини: балансові рахунки, фінансові рахунки, меморандні і позабалансові рахунки. Кожна частина плану рахунків складається з класів (однозначні), розділів (рахунки другого порядку — двозначні), груп (рахунки третього порядку — тризначні) і самих рахунків (рахунки четвертого порядку — чотиризначні).

     Бюджетний облік може вестись за різноманітними системами і формами, різними  способами, залежно від чого встановлюються форми облікових реєстрів.

 

2. Звітність розпорядників коштів про використання бюджетних коштів

 

     Звітність розпорядників коштів — це метод  узагальнення зведених у певну систему  планових і облікових даних про  виконання кошторису доходів  і видатків та показників, які характеризують виконання встановленого плану по мережі, штатах і контингентах за звітний період.

     Звітність — це метод контролю за цільовим і економним витрачанням державних (бюджетних) коштів. Вона складається  на основі облікових реєстрів, які  використовуються під час обліку виконання кошторису доходів і видатків, а також оперативних даних по мережі, штатах і контингентах.

     Установи, які фінансуються з Державного і  місцевих бюджетів, складають місячні, квартальні і річні звіти (до квартальних  і річних звітів додаються бухгалтерські баланси). Підготовлені звіти підписуються керівником установи і головним бухгалтером. Усі звіти складають наростаючим підсумком з початку року.