Все расчеты вне зависимости от формы  оплаты проводятся бухгалтерией. Расчеты осуществляются денежными средствами или в виде проведения зачета. Процедура расчетов инициируется подразделением - центром учета путем формирования Заявки / Запроса на покупку или оплату счета. Заявка подписывается руководителем подразделения - центра учета, на чей бюджет должны быть отнесены эти расходы, и согласуется в экономическом отделе. Заявка требует разрешающей подписи председателя. При согласовании заявок специалист планово-экономического отдела проверяет правильность оформления заявки и производит контроль на соответствие утвержденному бюджету. В момент согласования заявки контролер делает пометку о произведенных расходах в соответствующем бюджете. Согласованные заявки и приложенные документы передаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Бухгалтерия осуществляет регистрацию заявок и на их основе формирует задание на проведение расчетов (составляет реестр платежей).

     Отчеты  об исполнении бюджета

     Отчет об исполнении Бюджета движения денежных средств составляется бухгалтерией еженедельно и предоставляется председателю, начальнику планово-экономического отдела утром следующего понедельника. В отчете приводятся плановые и фактические показатели за неделю и с накоплением от начала месяца, по всем формам расчетов.

     Отчеты  об исполнении Операционных бюджетов и Бюджетов подразделений составляются экономическим отделом ежемесячно не позднее 5 дней после завершения отчетного периода. В отчете приводятся плановые и фактические показатели за месяц и с накоплением от начала квартала. Структурные подразделения не позднее 1 числа каждого месяца обязаны по запросу планово-экономического отдела предоставлять справки о выполнении планов мероприятий и всю информацию, необходимую для анализа причин отклонений фактических показателей от плана.

     Оценка  в целом исполнения годового бюджета  осуществляется планово- экономическим отделом поквартально не позднее 15 числа после завершения квартала. В отчете приводятся плановые и фактические показатели за квартал и с накоплением от начала года, а также рассчитываются отклонения фактических показателей от плана, в абсолютном и процентном выражении. В состав отчета должна входить пояснительная записка с анализом причин отклонений. Планово-экономический отдел ежеквартально готовит Прогноз выполнения целевых показателей бюджета с информацией о том, какое воздействие оказали или могут оказать последние события, не учтенные в бюджете, на достижение этих показателей. Отчеты, подготовленные экономическим отделом, ежемесячно не позднее 20 числа после завершения квартала рассматриваются на заседаниях Бюджетного комитета.

     Отчет об исполнении сводного бюджета за год экономический отдел предоставляет Бюджетному комитету предприятия не позднее 20 января следующего года.

     Контроль исполнения бюджетов

     Контроль  исполнения бюджетов осуществляется следующим  образом. Все счета на оплату продукции  и услуг согласуются с главным бухгалтером, который проверяет соответствие платежа плану, а также с председателем, который принимает окончательное решение о том, производить платеж или нет. Рынок зерна в регионе не стабилен (иногда дешевле купить зерно на 10 дней раньше, чем запланировано в бюджете), поэтому средства могут перераспределяться между статьями расходов.

     До 5-го числа каждого месяца бухгалтерия готовит отчет об исполнении БДДС. Затем формируются отчет об исполнении инвестиционного бюджета, анализ исполнения бизнес-планов проектов и отчет об исполнении БДР, в котором анализируются отклонения фактических показателей от плановых и выносятся предложения по формированию очередного бюджета. Одновременно корректируется годовой бюджет с учетом фактических данных и строится прогноз дальнейшего его исполнения.

     Бюджетный регламент

     Основные  документы, регулирующие процесс бюджетного управления предприятием: 

 

     Рис. 4 - Регламенты бюджетирования

     Финансовая структура - документ, структурирующий зоны финансовой ответственности предприятия. 

     Положение о Бюджетном Комитете - документ, определяющий полномочия членов комитета по координации и контролю за процедурами бюджетного управления.

     Положение о Бюджетировании - документ, устанавливающий общие положения, основные понятия и методологию бюджетного процесса, а также укрупненный регламент бюджетного процесса. Положение о бюджетировании должно раскрывать также цели и задачи бюджетного управления в компании.

     Бюджетный регламент - документ, содержащий шаблоны форм бюджетных документов, инструкции и схемы процессов составления и утверждения бюджетов.

     Регламент исполнения платежей - документ, описывающий порядок прохождения, согласования и исполнения платежей.

     Положение о мотивации персонала - документ, описывающий принципы построения системы мотивации персонала предприятия, направленной на эффективное решение задач, стоящих перед предприятием, каждым сотрудником этого предприятия.

     Бюджетный регламент должен давать четкие ответы на вопросы, связанные с процессом  исполнения технологии бюджетирования. В Бюджетном регламенте должны быть указаны ответственные за каждую стадию бюджетного процесса.

     Приложением к Бюджетному регламенту формируется график со сроками разработки, согласования, консолидации, анализа и утверждения бюджетов всех уровней.

     Формализация  методологических и организационных аспектов бюджетирования помогает определить взаимодействие структурных подразделений и обеспечить эффективное выполнение работ по формированию бюджета предприятия.

     После разработки форм, методики составления  и утверждения операционных и  финансовых бюджетов необходимо обучить  персонал работе в рамках бюджетного регламента.

 

     Заключение

     Жизнедеятельность предприятия невозможна без планирования, "слепое" стремление к получению прибыли приведет к быстрому краху. При создании любого предприятия необходимо определить цели и задачи его деятельности, что и обуславливает долгосрочное планирование. Долгосрочное планирование определяет среднесрочное планирование и бюджетирование, которые рассчитаны на меньший срок и поэтому подразумевают большую детализацию и конкретику. Основой любого бюджета является бюджет продаж, так как производство ориентировано в первую очередь на то, что будет продаваться, то есть пользоваться спросом на рынке. Объем сбыта определяет объем производства, который в свою очередь, определяет планирование всех видов ресурсов, в том числе трудовые ресурсы, сырьевые запасы и запасы материалов, с составлением соответствующих бюджетов. Это обуславливает необходимость финансового планирования, планирование издержек и прибыли.

     Бюджетирование  должно осуществляться по жесткой схеме, использовать расчеты многих количественных показателей.

     Планирование  и моделирование дальнейшей деятельности, конечно же, носит несколько абстрактный характер из-за непредсказуемости ряда внешних факторов, но дает возможность учесть те изменения, которые не всегда очевидны на первый взгляд.

     В настоящее время бюджетирование является одной из основополагающих дисциплин, которые необходимо знать  любому менеджеру. Процесс бюджетирования включает в себя ряд важных операций: планирование издержек, планирование производства, планирование сбыта и финансовое планирование (планирование прибыли). Бюджетирование позволяет так спланировать деятельность предприятия, чтобы обеспечить получение фирмой максимально возможной прибыли с минимальными затратами в условиях изменчивости состояния рынка. Конечно, это связано с неизбежным финансовым риском, особенно в современных российских условиях, но правильно проведенное бюджетирование позволит свести риск к минимуму.

     Бюджетирование  – не система управления финансами, а система управления предприятием через финансы.

     Любой процесс имеет положительные  и отрицательные стороны. То же самое  касается и системы бюджетной  системы для предприятия.

     Достоинства:

     1) осуществляет мотивацию коллектива  предприятия, поднимает рабочий  настрой (определение плановых  показателей позволяет настроить  коллектив на оптимистический  лад, поскольку в случае хорошей  работы сотрудников будет достигнут высокий уровень эффективности и максимальный финансовый результат, что и определяет рабочий настрой);

     2) позволяет координировать работу  в компании в целом (постановка  определенных целей, а также  контроль выполнения позволяют  направлять работу компании на один результат, в одном направлении, что в некоторой степени облегчает управление);

     3) имеет возможность внесения корректировок  посредством анализа;

     4) позволяет учиться на опыте  составления прошлых бюджетов (при  анализе прошлых бюджетов –  как в случае их результативности, так и в обратном смысле возможно выявление недостатков планирования и их исключение в будущем);

     5) позволяет открыть новые возможности  использования ресурсов;

     6) способствует развитию процессов  взаимосвязей;

     7) носит объяснительный характер для сотрудников низших звеньев об их месте и роли на предприятии;

     8) помогает сотрудникам, поступившим  на работу недавно, понять ситуацию  на предприятии, тем самым помогая  адаптации их в коллективе;

     9) является инструментом сравнения  желаемых и фактических результатов.

     Недостатками  являются:

     1) различное восприятие бюджетов  разными людьми (бюджеты не всегда  могут решить повседневные вопросы,  так как не всегда охватывают  весь круг проблем и не всегда  учитывают факторы, имеющие влияние  на деятельность компании);

     2) сложность, которая заключается  в необходимости найма отдельного  специализированного кадрового  состава либо обучения старых  сотрудников, приобретения дорогостоящих  программ и т. д.;

     3) в случае отсутствия информации  у сотрудников низших звеньев об утвержденном бюджете складывается ситуация, когда функция бюджета по мотивации персонала не выполняется. Кроме того, бюджет начинает восприниматься как средство оценки действий и работы сотрудников и выявления ошибок и недочетов в их работе;

     4) бюджет представляет собой детальное отражение целей предприятий, поставленных руководством либо собственниками компании;

     5) противоречие между достижимостью  целей и их стимулирующим эффектом: вследствие несложного выполнения  задач, установленных бюджетом, мотивирующая функция его утрачивает свое значение, в том же случае, когда возникают трудности в достижении запланированных целей, утрачивается вера, а следовательно, падает эффективность труда.

     Бюджетирование  отталкивается от фактических данных работы предприятия за предыдущий период. Следовательно, точность фактических данных определяет надёжность плановых показателей. Поэтому в практике экономики западных стран большое значение придаётся бухучёту и статистическим методам обработки данных.

     Также выявлено, что для производственных подразделений предприятия основное значение имеют два показателя:

• номенклатура продукции с максимальной степенью детализации и количества по видам продукции;
• издержки производства;

     Основными условиями обеспечения надёжности бюджетирования в зарубежных фирмах считаются:

• снижение издержек на продукцию;
• повышение качества продукции;
• расширение потребительских свойств продукции.

     Эти показатели способствуют выживанию  предприятий в условиях жесткой  конкуренции.

     Можно выделить следующие наиболее острые проблемы бюджетирования, стоящие перед российскими предприятиями:

• несогласованность бюджетов со стратегией предприятия;
• отсутствие научно обоснованных нормативов расходования ресурсов;
• неоптимальная система управления предприятием;
• необходимость частных корректировок;
• высокая длительность процесса составления бюджетов;
• невозможность точной оценки прогнозов