Информационные технологии в управлении предприятием

ify">Учёт фактических данных в той или иной форме ведётся в компании всегда. А вот возможность полноценного решения четвёртой задачи ИС - планирования и прогнозирования, появляется только с момента внедрения ИС.

Планирование, как система целеполагания, является неотъемлемой частью системы управления компанией. В ходе работ над проектом ИС определяются состав планов, горизонты и периоды планирования, бизнес-процесс и средства ввода плановых значений, форматы план-фактных отчётов, бизнес-процессы план-фактного анализа и коррекции планов. Перечень планируемых показателей определяется списком, сформированным в ходе реализации методики Balanced Scorecard. Особого внимания заслуживает система бюджетирования, которая является основой системы управления финансами. На этапе управленческого консалтинга внедрения ИС разрабатывается регламент бюджетирования, который включает в себя: описание финансовой структуры, форматы бюджетов, учётную политику и бизнес-процессы и правила их исполнения.

Если планирование - это способ постановки целей, то прогнозирование - это формирование наиболее вероятного развития событий на основе ранее собранной объективной информации. Современные ИС предоставляют широкие возможности для финансового прогнозирования, предназначенного для своевременного принятия эффективных решений в области оперативного управления финансами.

Интеграция ИС и СУ на процедурном уровне обеспечивается на этапе управленческого консалтинга путём разработки, оптимизации и согласования бизнес-процессов. В нашем списке задач ИС, поддержка бизнес-процессов фигурирует под последним номером. Это место определяется логикой разработки проекта ИС, поскольку в бизнес-процессах на процедурном уровне фиксируются все ранее принятые решения по организации управления по показателям, учёту, документообороту, планированию и прогнозированию.

Бизнес-процессы разрабатываются в тесной связи с другими документами организационного дизайна компанией. Ряд бизнес-процессов требует дополнения регламентами, то есть документами, определяющими дополнительные условия исполнения бизнес-процессов. Фактически, при разработке этой части проекта ИС, формируется весь пакет организационных документов компании или проводится ревизия существующего оргдизайна.

Оптимизация бизнес-процессов - это отдельная серьёзная задача, требующая большого опыта и квалификации.  Более глубокая оптимизация может быть предложена на основе анализа стратегии и тактики компании, которая  проводится в ходе первого этапа управленческого консалтинга - диагностики системы управления. Разумеется, глубина реинжиниринга бизнес-процессов определяется руководством компании.

До определённого уровня детализации описание бизнес-процессов не зависит от ИС. Однако   при внедрении ИС полезно детализировать бизнес-процессы до документов ИС, что позволяет в дальнейшем использовать их, в качестве инструкций операторов, а также для формирования сценариев обучения пользователей.

Если стратегия в компании не сформулирована или проработана недостаточно подробно, внедрение ИС не приведёт к результату, удовлетворяющему руководство заказчика, так как будет основано на представлениях самих внедренцев и частных мнениях отдельных сотрудников компании-заказчика. Впрочем, отсутствие стратегии может привести компанию к ещё более печальным последствиям, чем неудачное внедрение ИС.

Процедура этапа управленческого консалтинга внедрения ИС начинается с диагностики системы управления, которая проводится в следующей последовательности:

1.      Ознакомление с материалами компании;

2.      Совещание с руководителем компании;

3.      Интервью с ведущими сотрудниками;

4.      Согласование результатов интервью;

5.      Анализ существующих документов системы управления;

6.      Подготовка предложений по развитию системы управления;

7.      Подготовка предложений по плану работы.

 

После согласования плана работы с заказчиком, разрабатывается проект ИС, в который входят следующие документы:

 

      условия использования ИС

      описание финансово-юридической структуры

      иерархия целей, система показателей

      форматы отчётов

      форматы печатных форм

      структуры данных

      описание ролей пользователей

      графическое отображение бизнес-процессов

      регламенты исполнения бизнес-процессов

      сценарии обучения пользователей

 

В процессе настроек ИС и доработок типового функционала консультант взаимодействует с внедренцами по вопросам формирования постановок задач и технических заданий, а в процессе обучения пользователей и запуска ИС в опытную эксплуатацию консультирует пользователей по вопросам, находящимся в его компетенции. Таким образом, работа консультанта начинается на самом раннем этапе внедрения ИС и заканчивается только после перевода ИС в режим производственной эксплуатации .

Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения бизнес-процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от кусочной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

3.      Критерии оценки эффективности создания на предприятии информационной системы

 

Проведение работ по созданию управленческой информационной системы позволяет выстроить адекватную задачам предприятия информационную систему, сделать ее органичной составной частью системы управления предприятием, способствует сокращению затрат предприятия на автоматизацию и позволяет минимизировать риски проекта. В процессе этой деятельности решаются задачи, связанные с совершенствованием системы управления предприятием с использованием ИТ. Как правило, к ним относят проведение комплексного обследования предприятия, оптимизацию бизнес-процессов, разработку проекта автоматизации управления, непосредственно работы по внедрению ИТ-решения, консультационные услуги по эксплуатации системы, подготовку пользователей к самостоятельной работе с ней.

Сегодня рынок ИТ-консалтинга растет, и это отражение фундаментальных законов. Происходит насыщение технической инфраструктуры, возникает потребность в оценке экономической эффективности вложений в ИТ. Это и вызывает рост  спроса именно на услуги построения инфраструктурных решений, оптимизации инфраструктуры с целью использования уже построенных программно-аппаратных комплексов для решения новых задач, которые ставит бизнес. Кроме того, резко растет спрос на ИТ-аутсорсинг, что связано с его экономической привлекательностью, которую, наконец, донесли до российских заказчиков. Сегодня реально возникает рынок услуг, и спектр требований со стороны заказчика растет.

Представляется, что при осуществлении любого хозяйственного мероприятия, особенно крупномасштабного и распределенного во времени, прежде всего, следует оценить его социально-экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных хозяйственных результатов.  Можно использовать ряд общих методологических принципов системного анализа, важнейшими из которых являются следующие:

 

     1. Комплексность. Приступая к разработке любой информационной системы, нужно принимать во внимание все возможные последствия, включая негативные. Переход на новую информационную технологию может, в частности, вызвать жесткое сопротивление со стороны исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими или объективными социальными причинами. Очевидно, что чем значительнее изменение, тем сильнее реакция на него;

      2. Учет ограниченности ресурсов. Количество ресурсов, которым располагает предприятие в каждый момент времени, является объективно ограниченным. Поэтому при разработке информационной системы следует исходить из того, что использование любого ресурса целесообразно только тогда, когда оно дает положительный эффект. Руководители предприятий часто допускают ошибку в оценке ресурсов, что приводит к многочисленным и иногда непоправимым сбоям в оптимально разработанной информационной системе;

3. Сопоставимость вариантов решений.  Оцениваемые  альтернативы информационных решений и способы их оценки  должны быть  сопоставимы по ряду признаков:  реализуемости,  т. е.  возможности  обеспечения решения ресурсами  всех видов  в  необходимых объемах;  полноте учета всех затрат и результатов, отсутствию повторного счета  степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки;

4. Динамика. Следует учитывать различные аспекты фактора времени;

Неопределенность и риск. При оценке эффективности решений следует учитывать неполноту исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы;

5. Этапность. Каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, помня, что наиболее достоверны оценки первых этапов работы и наименее - последние, сильно отдаленные во времени. Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно сказаться на его практической реализации или даже привести к провалу всего проекта.

Начинать нужно не с разработки системы, а с оценки своих потребностей и возможностей. Затем с учетом этих факторов создавать наиболее подходящую с позиций социально-экономической эффективности информационную систему.

Информационное обслуживание для подавляющего большинства предприятий является деятельностью вспомогательной, поэтому довольно трудно заранее, еще на этапе выбора системы, просчитать ожидаемый эффект. Гораздо проще сделать оценку качественную, оперируя понятиями "работает - не работает".

Основными критериями оценки эффективности выступают деньги и время. Результатом должен являться максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств в течение фиксированного времени.

4.      Критерии выбора информационной системы

 

Эффективное управление крупной организацией сегодня немыслимо без применения передовых информационных технологий, среди которых одно из важных мест занимают Информационно-Аналитические Системы. Для сложных систем характерно то, что управлять ими приходится, как правило, в условиях неполной информации, незнания закономерностей функционирования и постоянного изменения внешних факторов. Поэтому процесс управления имеет итерационный, т.е. циклический, характер. После принятия решения и применения управляющего воздействия необходимо вновь оценить состояние, в котором находится система, и решить вопрос о том, правильно ли происходит движение по намеченному пути. Если отклонения нас не удовлетворяют, то необходимо переопределить процесс управления, задать новое воздействие, основываясь на точной и разносторонней оценке текущего состояния и анализе каких-то закономерностей. Таким образом, получается, что ключевым моментом на каждом витке процесса управления является информация - о состоянии дел в настоящий момент и на какой-то промежуток времени назад.

Для современного процесса управления исключительную важность приобретают так называемые Информационно-аналитические системы - это программные комплексы, предназначенные максимально возможно облегчить процессы получения ясной информационной картины о текущем состоянии дел вашей организации, причем делая это очень гибко и оперативно, а также обеспечить возможность разнообразного анализа информации, не говоря об удобстве и простоте работы.

Как правило, информационно-смысловая направленность обычных систем отчетности специализированных программ довольно узкая, смысл этих программ не в удобных и гибких механизмах отчетности, а в фиксации и сборе неких фактов деятельности организации, а уж о простоте создания новых отчетов и о каких-то механизмах манипуляции отчетными данными речь, как правило, не идет совсем. Получается, что никак не обойтись без построения ИАС - системы особого класса, сугубо специфической по технологиям построения отчетности и технологиям анализа данных, не зависящей от интерфейсов, технологий и традиций, существующих у вас на данный момент программ. Переход к использованию ИАС, в общем, и, по сути, является переходом к использованию системы, позволяющей перейти в вашей повседневной работе от простой переработки данных к их системному представлению и глубокому анализу, методы и результаты которых так необходимы управленцам и аналитикам в любой нормальной организации.

Такого класса задачи, как построение ИАС организации, в мировой практике решаются с использованием OLAP-систем и конструирования Хранилищ Данных.

Хотелось бы подчеркнуть два ключевых момента предлагаемой технологии, которые, на наш взгляд, существенно повышают общую скорость информационно-аналитических аспектов работы управленцев и аналитиков в организации.

Первое - то, что проистекает из использования OLAP - многомерность данных в отчетах, то есть это возможность без переделки отчета получить различные “срезы” информации, вращать данные туда-сюда, сворачивать и разворачивать периоды времени и прочие группируемые понятия.

Второе - это слой “бизнес-логики”, или “семантический слой” - уникальный механизм предоставления пользователям возможности строить и изменять любые формы отчетности на основе каталогов хорошо им известных по повседневной работе терминов. Опять же, применение технологии семантических слоев существенно снижает частоту обращения к специалистам - программистам.

Остановимся немного поподробнее на технологии “семантического слоя”. Современные технологии позволяют перейти к созданию отчетов самими пользователями. Это возможно благодаря так называемому “семантическому слою”, являющемуся существенной особенностью представляемых технологий. Семантический слой - это набор каталогов бизнес - терминов, характерных для предметной области и соответствующих определенным данным, а также их параметров и методов извлечения. Хранится в файле специального формата.