Взаимодействие внутреннего подразделения PR c PR-агентствами

     Услуги  агентства можно использовать постоянно  или для решения отдельных  задач. 

Какие услуги агентства  могут быть нужны  менеджеру по pr 

■ Мониторинг прессы.

■ Взаимоотношения  со СМИ и мероприятия для прессы.

■ Мероприятия  и акции для клиентов и партнеров.

■ Создание внутрикорпоративных и клиентских изданий.

■ Дизайн и полиграфические услуги.

■ Дизайн и разработка интернет-сайта.

■ Изготовление сувенирной продукции.

■ Застройка  выставочных стендов.

■ Аренда оборудования.

■ Direct mail и доставка подарков.

■ Фуршетное  обслуживание. 

Как выбирать поставщика услуг?

Так же внимательно, как и мужа/жену, так как для  счастливой совместной жизни (работы) одной любви бывает недостаточно. Критериев и рекомендаций может быть очень много.

Вот некоторые  из них: 

■ Специализация, пакет  предоставляемых  услуг.

Выбирайте то агентство, услуги которого будут вами востребованы. 

■ Рекомендации.

В сфере услуг  рекомендации играют важную роль. 70% своих  услуг компания-поставщик «продает» по рекомендациям. Узнайте, с кем агентство работало и по каким проектам, кто из клиентов готов дать рекомендации. Попробуйте пообщаться с ними лично: это надежнее, чем письменный отзыв. Узнайте причины, по которым клиенты покидали поставщика. Из этого сложится репутация агентства. 

■ Скорость выполнения обещаний.

Оцените соблюдение сроков поставок (решений, идей, планов и т.п.), т.к. работа с агентством – это прежде всего возможность сократить время реализации своих планов. Вам нужны быстрые, очень быстрые поставщики. 

■ Стоимость услуг  (условия платежа/поставки/обслуживания). Периодически интересуйтесь ценами на предоставляемые услуги, сравнивайте предложения на рынке. Проверяйте соотношение объема получаемых услуг и их стоимости. 

■ Ответственность  за результаты работы.

Если поставщик  готов нести ответственность за результаты своей работы, это хороший знак. Значит, он будет стремиться к высокому результату. 

Когда же пришло время нанимать агентство? 

■ Во-первых, вы должны точно понимать, для выполнения каких задач вам необходимо агентство. 

■ Во-вторых, почему вы не можете справиться внутренними  ресурсами своего отдела или компании. Понимание этого поможет обосновать необходимость агентства и получить бюджет для этого. Говоря о бюджете, вы должны заранее представлять, сколько будет стоить данная услуга. 

■ В-третьих, агентство  – это возможность получить сторонний  независимый взгляд на ваш бизнес и стоящие перед вами задачи. Грамотное агентство прежде проведет экспертизу ситуации и лишь затем возьмется за дело. 

■ В-четвертых, агентство – это возможность  выиграть время и опередить конкурентов. В современном бизнесе все происходит очень быстро, и выигрывает тот, кто выигрывает время. 

Что важно сказать  и узнать во время  первой встречи 

■ Еще раз  расскажите агентству о том, кто  вы, что вы делаете, для чего вы их

нанимаете. Подробности  помогут агентству составить  фон, на котором должен быть осуществлен проект. 

■ Поговорите с  агентством об их бизнесе, об отличиях от конкурентов. Чем короче и четче будут ответы, тем выше способность агентства к позиционированию. 

■ Попросите  их привести несколько доводов в  пользу того, что вы должны нанять именно их. Как их работа улучшит ваш бизнес? 

■ Важно, чтобы  ваши вопросы не застигли агентство  врасплох. Обратите внимание на реакцию, на скорость ответов, на эмоциональный настрой. 

■ Узнайте, во что  обойдутся вам услуги агентства, что и какого качества вы получите за эти деньги. Обязательно подпишите контракт, в котором будут оговорены все условия предоставления услуг, не ограничивайтесь просто выставлением счетов. 

Выбор поставщика – очень важный шаг, и если вы до конца не уверены в правильности выбора, начните с малого. Предложите агентству небольшой проект или заказ. Детализацию темы работы с агентством вы найдете в разделе «Рокировка» «Приложений с комментариями». 

Как работать с агентством? 

Цикл любых  отношений состоит из притирки, понимания и охлаждения. Так будет и с агентством. 

■ Привыкание. Начиная работать, будьте готовы к периоду привыкания (два-три месяца). К этому времени вы начнете понимать друг друга с полуслова. Этот период идет на эмоциональном подъеме, и агентство делает все, чтобы завоевать ваше доверие и расположение. 

■ Выход на плато. Так можно назвать второй этап, когда взаимопонимание с

агентством налажено, установился алгоритм взаимодействий (презентация идей и их утверждение, оплата, реализация). Не успокаивайтесь на этом, так как скоро наступит момент охлаждения.

■ Охлаждение также совершенно закономерно: процесс достижения завершен. Старайтесь не доводить до того, что к вам начнут относиться с прохладцей. Заранее оговорите, чего вы всегда будете ждать от агентства – проактивности, креативности, желания консультировать вас по любым вашим проблемам. На этом этапе очень важен хороший контакт с руководителем агентства. Не доводите себя до состояния недовольства агентством. Старайтесь на руководящем уровне снять все намечающиеся претензии.  

Стройте партнерские отношения 

Забудьте заповедь «Клиент (т.е. вы) всегда прав», она лишает поставщика услуг прав и человеческого достоинства. Стройте партнерские отношения. Пусть агентство не боится быть критичным по отношению к вам.

Всегда старайтесь встать на место поставщика (хорошо, если у вас есть опыт работы в агентстве, «по ту сторону баррикад»). 

■ Оплачивайте  их счета вовремя (или даже раньше времени). По возможности не заставляйте их кредитовать вас.

■ Давайте агентству  четкие, конкретные и полные задания.

■ Сделайте их частью команды. Приглашайте их в офис на обсуждение планов, программ и стратегий. Ваше агентство будет лучше ориентироваться в вашей «кухне», а вы получите свежий взгляд со стороны и объективное мнение.

■ Благодарите.

■ Стройте неформальные отношения.

■ Приглашайте  сотрудников агентства на ваши открытые корпоративные мероприятия. Знакомьте их с вашими клиентами (для агентства это возможность расширить свою клиентскую базу и способ лучше понять ваш бизнес).

■ Рекомендуйте ваше агентство своим клиентам и  партнерам.[1;55-56]

Стоимость услуг агентства (принцип  ценообразования)

 

Рассмотрим проблему ценообразования услуг PR-агентств отдельно, так как принцип определения вознаграждения PR-специалистов отличается от комиссионного подхода, распространенного среди рекламных и маркетинговых агентств.

     Прежде  всего, в случае привлечения аутсорсинговой компании бюджет любого PR-мероприятия, представленный ею, будет состоять из двух основных статей: накладные расходы (т.е. стоимость работ/услуг третьих сторон, например аренды зала в гостинице) и вознаграждение агентства. В финансовых расчетах со своими клиентами PR-компании опираются в основном на две системы определения вознаграждения: 

первая  – абонентское обслуживание (применяется для длительных проектов); 

вторая  – расценки для разовых мероприятий. Как следует из самого названия, вторая система применяется в случае обращений компании для проведения отдельных акций. Однако возможна комбинация этих подходов!

В основе той  и другой системы ценообразования  лежит повременная оплата услуг сотрудников агентства. Это традиционный способ, который российские PR-компании позаимствовали у западных коллег. На большинство стандартных мероприятий (например, пресс-конференцию, семинар,

презентацию и  т.д.) сформировались фиксированные расценки. И только оплата нестандартных заданий клиентов основана на почасовой ставке. К таким работам относится, например, привлечение сотрудника агентства для работы у вас в офисе или на выставке. 

Из чего складывается конечная цена услуги? 

Главным образом, из затрат времени и человеческих ресурсов, задействованных для реализации проекта. Оценка человеческих ресурсов производится в соответствии с квалификацией привлеченных специалистов. Стоимость услуг специалистов зависит от агентства и варьируется от 20 до 250 долларов в час. Для сложных проектов, требующих креативного подхода, вводится еще компенсация за разработку идеи, стратегии, тактики и механики реализации. 

Какую долю из общего бюджета  мероприятия/проекта  составляет вознаграждение PR -агентства? 

Все зависит  от типа работ и, соответственно, решаемой задачи. В одних случаях вознаграждение агентства может составлять 10-20% от стоимости проекта (например, при подготовке презентации), а в других – доходить до 100% (например, при подготовке интервью или рассылке пресс-релиза, т.е. там, где в основном требуется интеллектуальная работа агентства). 

Какие факторы могут  повлиять на изменение  цены? 

Можно отметить следующие:

1. Масштаб проекта. Наверное, очевидно, что в крупном проекте стоимость одного отдельно взятого мероприятия будет ниже, чем стоимость того же мероприятия, но реализуемого как самостоятельный проект. Оптом дешевле.
2. Тип сотрудничества с клиентом. Если PR-агентство работает с компанией на основе абонентского обслуживания, то, как правило, стоимость услуг дисконтируется от средней загрузки в обмен на регулярность платежей. Постоянным клиентам – скидка!

 

И еще пару слов для любителей торговаться.

Помните, что  организация любого мероприятия  – это связанная последовательность действий агентства. Попытка сэкономить, взяв на себя часть обязанностей, как правило, негативно влияет на конечный результат. Поэтому так следует поступать только при хорошем взаимопонимании между вами и агентством, т.е. при наличии опыта совместных проектов. В противном случае доверьтесь агентству, лишь контролируя его действия. Не

мешайте ему  выполнить для вас работу качественно.[1;57-60] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Особенности работы PR - агентства Edelman Imageland.

2.1 История PR - агентства Edelman Imageland.

 

1990г      Основание агентства Imageland PR.

1991г      Агентство принимает активное участие в создании Российской ассоциации по связям с общественностью (РАСО).

1995г     Начато долгосрочное сотрудничество с крупнейшими компаниями, в том числе Procter & Gamble, Unilever, IDV (Bailey’s, J&B Rare).

Номинация проекта  Шейп-шоу «Гармония-95» на Golden World Award международной ассоциации PR (IPRA).

1997г  Агентством инициировано подписание «Хартии принципов и сотрудничества и конкуренции на российском рынке PR-услуг».

Национальная  премия «Серебряный Лучник» за работу по разрешению кризисной ситуации в  аэропорту «Домодедово».

1998г  Национальная премия «Серебряный Лучник» за организацию Информационного центра Всемирных юношеских игр 1998 года.

1999г  Агентство приступило к формированию Ассоциации компаний-консультантов в области общественных связей (АКОС).

Агентство становится аффилиатом - официальным эксклюзивным представителем ведущей международной  независимой коммуникационной сети Edelman на территории России и стран  СНГ.

2000г  Бриллиантовая награда британской компании Marketing Russia и звание «Лучшее профессиональное PR-агентство в России».

«Лучшее PR-агентство  по отзывам клиентов» на основании  независимого опроса газеты «Известия-Медиа».

2001г  Образовано подразделение Imageland Interactive.

Образован call-центр Imageland Hot Lines.