Пресс-конференция одна из форм деятельности пиар специалиста

       Как правило, пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т. д.

       Примерно  за неделю до ожидаемой пресс-конференции  необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

       Пресс-конференцию  рекомендуется проводить в специальном  помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех компактно сидящих присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними.  Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории); система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

       На  входе в здание должно быть объявление, а на пути между входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить указатели «пресс-конференция», «гардероб», что позволит приглашенным без труда ориентироваться в здании. На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников должен висеть логотип организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 х 80 см.

3. Пути оптимизации проведения пресс-конференции

       PR на настоящее время находится  на стадии взаимовлияния, для которой характерен ускоренный рост высоких технологий и увеличение числа коммуникационных каналов. Одним из важнейших коммуникационных каналов является Интернет.

       Наиболее  перспективное развитие технологий в структуре PR деятельности представляет собой проведение пресс-конференции в Интернете. Такие пресс-конференции принято называть веб-конференциями.

       Следует отметить, что веб-конференции (англ. Web conferencing) — это технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения.

       Веб-конференция  позволяет расширить круг активно  участвующих в пресс-конференции  журналистов путем привлечения  региональных СМИ и пользователей  сети интернет со всего мира. Кроме того, она имеет двустороннюю форму коммуникации, все желающие могут задавать свои вопросы участникам через Интернет и тут же, в режиме «он-лайн» получать на них ответы.

       Онлайн  пресс-конференция может дополнять  живую пресс-конференцию, что позволит существенно увеличить аудиторию активно участвующих в пресс-конференции журналистов, а также позволит всем заинтересованным получить информацию «из первых рук» в полном объеме. В таком случае вопросы, задаваемые участникам пресс-конференции могут поступать как от журналистов в пресс-центре, так и через интернет. Кроме того все происходящее в пресс-центре может транслироваться в интернет в режиме adaptive himotion video со стерео-звуком. Для проведения такой конференции требуется оснастить пресс-центр специальным оборудованием и высокоскоростным доступом в интернет.

       Веб-конференции  могут проходить в различных  формах: текстовых, визуальных, аудиальных (аудио подкаст).

       Под текстовыми конференциями подразумевается  общение между представителем организации и общественностью посредствам интерактивных сайтов, предоставляющих пользователю услугу FAQ -«быстрых вопросов и ответов». На таких конференциях обсуждаются актуальные на данное время темы, задаются вопросы, высказываются предложения.

       К визуальным веб-конференциям относится пресс-конференция транслируемая в онлайн режиме посредством выделенного каналом для доступа в интернет со скоростью не менее 512k.

       Для проведения он-лайн конференции создается  специальный сайт, оснащенный следующим  механизмом: посетитель сайта может ознакомится с темой происходящей пресс-конференции и информацией о ее участниках, получить необходимые пресс-релизы; может видеть те вопросы, на которые уже дан ответ участниками конференции, при этом при поступлении новых отвеченных вопросов страница обновляется автоматически; есть возможность задать свой вопрос кому-либо из участников конференции, либо всем участникам, при этом вопрос не виден посетителям сайта до тех пор, пока на него не будет дан ответ; при поступлении нового вопроса от посетителя сайта, он попадает к оператору (операторам) в пресс-центре; операторы в пресс-центре совместно с консультирующим лицом проводят отсев нежелательных вопросов и при необходимости вносят коррективы. После того, как вопрос прошел проверку, он выводится на печать и передается ведущему пресс-конференции, либо выводится на монитор отвечающего участника конференции, если он в данный момент не занят ответами на вопросы гостей пресс-центра; ведущий пресс-конференции распределяет полученные вопросы по участникам конференции и при необходимости озвучивает их для гостей пресс-центра; ответ на вопрос, даваемый участником пресс-конференции стенографируется, после чего и вопрос и ответ становятся видны посетителям сайта; все вопросы, заданные непосредственно в пресс-центре стенографируются и также доступны для просмотра посетителям сайта; посетители сайта могут наблюдать за происходящим в пресс-центре, просматривая прямую видео-трансляцию в режиме adaptive hi-motion video. При этом качество изображения и звука будет зависеть только от качества связи конкретного посетителя сайта.

       Данного рода конференции часто проводятся на сайтах различных организаций, представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных  структур.

       Аудио подкаст — процесс распространения звуковых или видео-передач (то есть подкастов) в интернете (обычно в формате MP3 или Ogg/Vorbis для звуковых и Flash Video и других для видео-передач). Пресс-конференция созданная в звуковом формате, который распространяется бесплатно через интернет для массового прослушивания.

Список литературы.

1. Антипов К. В., Баженов Ю. К. Паблик рилейшнз: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский Дом «Дашков и К°», 2002.
2. Галумов Э. Основы PR — М., Летопись XXI в., 2004.
3. Ильченко С.Н., Кривоносов А.Д. Современная пресс-служба: Учебное пособие — СПб.: С.-Петерб. гос. ун-т, 2005. — 105 с.
4. Королько В. Основы Паблик Рилейшнз — М., Валкер, 2000
5. Кочеткова А.В. Современная пресс-служба – М.: Эксмо, 2009 – 272 с.