План.

 
 
 

 

1. Специфика, цели, задачи пресс-конференции.

       Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе. По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

       Цель  пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

       Комментированность  предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области (лидеров мнений), лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

       Пресс-конференции  целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

       • проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

       • продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

       • представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

       • решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;

       • наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

       Инициаторами  проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

       При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

       1. какой будет информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)

       2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)

       3. как собрать журналистов;

       4. когда проводить пресс-конференцию.

       Главная задача при подготовке пресс-конференции — это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

       Информационный  повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя.

       Грамотно  составленный информационный повод  — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного  повода необходимо:

       • владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;

       • иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;

       • правильно определить целевую группу СМИ;

       • определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;

       • определить возможные риски и критические моменты;

       • определить тему мероприятия.

       Существуют  несколько факторов, которые помогут  выделить информационный повод среди  других:

       • повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;

       • его формулировка должна быть краткой и емкой;

       • повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;

       • он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;

       • чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

       • чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

       • лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

      В практике медиарилейшнз сегодня существуют следующие типы информационных поводов.

      Новости. Сюда относятся все те события, к которым применимо понятие «новость»: открытие новых учреждений, организаций, предприятий, их филиалов (или наоборот, закрытие); кадровые изменения; новые законы или иные распорядительные документы исполнительной и законодательной власти; появление новых товаров и услуг; начало распространения нового вида аудиовизуальной, печатной или иной продукции в социокультурной сфере; начало функционирования новых методов организации в различных сферах производства и т. д.

      Основной  характеристикой новости для представителей СМИ должен являться ее исключительный характер, оригинальность события. Информация об этом должна «придерживаться» субъектом PR до момента официального начала пресс-конференции. Такое вынужденное сокрытие новостных фактов позволит избежать их девальвации в глазах журналистов, для которых момент эксклюзивности новости является одним из наиболее сильных побудительных мотивов для посещения пресс-мероприятий, в том числе и пресс-конференций.

      Знаменательная  дата. Могут также использоваться персональные биографические даты. Пресс-конференции могут организовываться и в связи с датами общегосударственного характера (годовщины политических и исторических событий, профессиональные праздники и под.) Поводом для пресс-конференции может быть и юбилейная дата в связи с трагическими событиями.

      Проблема. В центре внимания оказывается определенная проблема, носящая общественно значимый характер. Она может быть связана с той сферой профессиональной деятельности субъекта PR, которая влияет на жизнь большинства граждан, затрагивает интересы различных слоев населения, причем обозначенная в теме пресс-конференции проблема должна быть сориентирована и в формулировке, и в ходе подготовки общения с журналистами на конкретные особенности того региона, где проводится встреча с журналистами. Учет социодемографических факторов обязателен.

      Специальные мероприятия. Такие пресс-конференции проводятся, как правило, в связи с началом проведения специальных мероприятий — выставок, ярмарок, презентаций, чемпионатов, конкурсов, симпозиумов, конференций, обучающих семинаров.

      Чрезвычайное  событие. Подобные информационные поводы в практике российских журналистов используются в последнее время все чаще: это связано с кризисными ситуациями в различных сферах общественной жизни или профессиональной деятельности. Отрицательные события экстремального характера с точки зрения новостного подхода более предпочтительны для представителей СМИ как информационный повод.

       Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

       Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

       В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

       Для достижения поставленной цели, специалистам по связям с общественностью необходимо грамотно подходить не только к подбору  нужной целевой аудитории данного  мероприятия, но и правильно организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что является сложной задачей для решения которой необходима тщательная подготовка.

 

2. Анализ этапов проведения пресс-конференции.

       Анализ  Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как «разогревающая» информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал).

       Необходимо  знать, что каждая пресс-конференция  имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.

       Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя следующие действия: создание новостного повода, определение тематики и состава участников пресс-конференции, определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции, подбор модератора, отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов: рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов, подготовка зала для пресс-конференции, встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка, оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию, мониторинг вышедших публикаций в СМИ.

       Основными участниками пресс-конференции выступают: модератор (в его функции входит проведение мероприятия, представление основных действующих лиц, определение значимости вопроса); утверждающая команда или компания, подающая информационный повод. В состав команды входят: спикеры (представляет теоретический материал, отвечает на вопросы), технический персонал (в данную категорию участников входят обучающиеся, отвечающие за создание и показ презентационных материалов, звуковое сопровождение пресс-конференции), ньюс-мейкеры (в функцию ньюсмейкеров входит подготовка пресс-материалов); журналисты. К подготовке журналистов необходимо подойти особенно ответственно, т.к. они должны не только присутствовать на пресс-конференции, но и задавать вопросы провокационного, уточняющего, анализирующего характера.

       Подбор  времени пресс-конференции зависит  от нескольких факторов. При выборе дня проведения пресс-конференции  необходимо стремится к тому, чтобы  он не совпадал с днем проведения в  этом же городе какого-либо другого  крупного события, представляющего  широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00.  Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Третью часть общего времени отводится для ответа на вопросы журналистов. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

       Очень важно выбрать также подходящий день. Лучшими днями проведения пресс-конференции считаются вторник, среда и четверг. Понедельник — день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет. Состав журналистов определяется путем отбора наиболее подходящей для организаторов пресс-конференции целевой аудитории данного СМИ. Дабы привлечь внимание новой аудитории можно пригласить и менее значимые СМИ.

       Важное  значение при проведении пресс-конференций  имеет личность выступающего (модератора), его ораторские способности и  знания обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке, поэтому организаторы пресс-конференций вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференций, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.