Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций

 
7. Документальное  оформление, синтетический  и аналитический  учет расчетов  с подотчетными  лицами. 
 
Учет расчетов с подотчетными лицами. В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы. Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков. Поэтому для оплаты выше перечисленных и других расходов работникам выдают в подотчет наличные деньги. Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия. Авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещения расходов суточных и расходов по найму помещений на срок командировки. Расходование подотчетных сумм подтверждается документами, для обобщения которых предназначен авансовый отчет. 
 
Выдача авансов из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам. Лица, не предоставившие отчеты и не сдавшие неизрасходованные остатки подотчетных сумм в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях - уголовной ответственности. Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основания и размер удержания. Удержание может быть произведено единовременно или с рассрочкой независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. При пропуске этого срока администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае, а также, если работник оспаривает основание или размер удержаний, взыскание сумм производится в судебном порядке. 
 
Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для до оформления. Документы, приложенные к авансовому отчету, гасятся штампом или надписью от руки "Оплачено'' или "Погашено" с указанием даты (года, месяца, числа). 
 
За время нахождения в командировке выплачиваются суточные в установленных размерах за каждый день пребывания в командировке (до 2-х  минимального расчетного показателя, устанавливаемого законодательно), не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути. 
 
Оплата расходов по найму жилого помещения (кроме тех случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение) производится на основании представленных счетов, но не свыше установленных размеров. Фактическое пребывание в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать сорока дней, не считая времени нахождения в пути. При не предъявлении документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50 % от нормы суточных по служебным командировкам. При отсутствии проездных документов к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещение расходов в каждом конкретном случае решается руководителем в установленном порядке. 
 
Если командируемый выезжает в загранкомандировку, день выезда и день приезда при начислении суточных считаются за один день. 
 
Для учета задолженности работников и других лиц используется  счет 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» Типового плана. На данном счете отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по: 
 
- выданным в подотчет денежным средствам на приобретение активов, оплате услуг, служебным командировкам и другие; 
 
- предоставленным работникам займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность работников. 
 
По дебету счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся с кредита следующих счетов: 
 
1010 «Денежные средства в кассе» — при выплате авансов в подотчет из кассы;  
 
1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» — при переводе авансов по почте с расчетного счета; 
 
1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» — при выдаче авансовых чековых книжек под отчет;  
 
По кредиту счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся в дебет следующих счетов:  
 
счета подраздела 1300 «Запасы» (1310,1320), 1330 «Товары» — на сумму приобретенных товарно-материальных ценностей и произведенных транспортно-заготовительных расходов; 
 
7210 «Административные расходы» (или 7470 "Прочие расходы") — на командировочные, почтовые, телеграфные и другие расходы; 
 
1010 «Денежные средства в кассе»  — при возврате аванса в кассу;  
 
3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» — при удержании аванса из заработной платы.  
 
Расчеты с подотчетными лицами могут производиться в иностранной валюте (при служебных командировках, оплате представительских и других расходов за рубежом). 
 
При выдаче валюты в подотчет дебетуют счет 1250, субсчет «Краткосрочная дебиторская задолженность работников в иностранной валюте» и кредитуют счет 1010 «Денежные средства в кассе в иностранной валюте». Списание расходов производится по дебету счетов 7210 «Административные расходы», 7470 «Прочие расходы» и другие и кредиту счета 1250. 
 
Операции с валютой по счетам 1250 и 1010 отражаются в тенговом эквиваленте. Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте ведутся, как правило, в отдельной ведомости по счету 1250. 
     
8. Учет с разными дебиторами и кредиторами.  
 
Расчеты - это денежные взаимоотношения, возникающие между предприятиями по товарным и нетоварным операциям. 
 
Дебиторская задолженность - это задолженность других предприятий (учреждений, организаций) или отдельных лиц по платежам данному предприятию. Другие предприятия, учреждения и организации, а также отдельные лица, за которыми числится дебиторская задолженность, называют дебиторами 
 
Дебиторская задолженность означает, что средства данного предприятия временно находятся у других предприятий (организаций) или лиц, поэтому подлежат возврату по истечении определенного срока Средства, находящиеся в дебиторской задолженности, не участвуют в хозяйственном обороте предприятия, и поэтому наличие большой дебиторской задолженности отрицательно влияет на его финансовое положение. 
 
Во время совершения расчетов организация может и сама выступать поставщиком или подрядчиком, т.е. сама продавать покупателям и заказчикам товарно-материальные ценности, выполнять работы или оказывать услуги.  
 
Покупатели и заказчики – это организации, приобретающие произведенную продукцию, товары, прочие ценности, потребляющие оказываемые им услуги и выполненные работы. 
 
Все расчеты организаций с покупателями строятся на основании заключаемых с ними договоров-контрактов, где указаны сроки и условия поставки, порядок оплаты и т.д. Документами по возникновению расчетных взаимоотношений с покупателями являются приемные квитанции, формы которых различны в зависимости от вида реализуемой продукции: зерно, овощи, плоды, скот и т.д. В приемных квитанциях указывается какая продукция принята и в каком количестве, причитающаяся оплата и т.п. Приемная квитанция является основанием для записи в учетные регистры по расчетам с покупателями. Учет операций по счету ведут в журнале-ордере № 11. В конце месяца в нем подсчитывают обороты по счету 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков» и сверяют их с данными этого счета, отраженными в других учетных регистрах. После сверки кредитовый оборот по счету 1210 переносят в Главную книгу. 
 
Учет расчетов с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию (работы, услуги) отражается на синтетическом счете 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков». 
 
На данном счете отражается информация о расчетах по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию, оказанные услуги, выполненные работы. На суммы, предъявленные в расчетных документах дебетуют счет 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков»и кредитуют счета раздела 6 «Доходы». Счет 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков» кредитуется при погашении задолженности покупателями и заказчиками в корреспонденции со счетами по учету денежных средств (1010,1030,1060 и др.). 
 
При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. 
 
 К этому синтетическому счету открывается несколько субсчетов по видам расчетов. Аналитический учет ведется в хронологическом порядке по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю или заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок. 
 
По мере отгрузки продукции и оказания услуг к оплате предъявляются расчетные документы, в которых величина выручки от их реализации (по договорной цене с налогом на добавленную стоимость) отражается: 
 
Корреспонденция счетов типовых операций по учету задолженностей покупателей и заказчиков: 
 

 
 
К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие) в соответствии с заключенными договорами. 
 
Расчеты с поставщиками и подрядчиками производятся в основном в безналичной форме. 
 
В договорах указываются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, сроки действия договора и поставок, способ транспортировки, порядок расчетов, порядок приемки материалов, санкции за нарушение условий договора и т.д. 
 
Организация-поставщик осуществляет отгрузку продукции на основании накладных, товарно-транспортных накладных. На отгруженные ценности поставщик выписывает счет, счет-фактуру и платежное требование на востребование возникшей по поставки задолженности.  
 
В счете заполняются следующие реквизиты: наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местоположению, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки и др. В нем указывают наименование, количество, цену и сумму, а также общую сумму, на которую отгружен товар. В документе обязательно делают ссылку на договор-заказ, согласно которому отпущены материальные ценности, указываются номера квитанций и накладных по отгруженным (отгружаемым) материальным ценностям.  
 
Таким образом, счет служит основанием для оформления банковских платежных документов на перечисление задолженности. 
 
В случае несоответствия полученного груза с данными счета составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику. 
 
Одновременно со счетами-фактурами ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж по налогу на добавленную стоимость. Счет-фактура выписывается поставщиком на покупателя в двух экземплярах: один экземпляр в течение пяти дней с даты отгрузки предоставляется покупателю, а второй экземпляр счета-фактуры остается у продавца для отражения в книге продаж и начисления НДС по реализованной продукции. 
 
В счете-фактуре обязательно должны быть указаны следующие реквизиты: наименование, адрес, идентификационный номер налогоплательщика поставщика и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя, наименование поставляемых товаров, количество, цена за единицу, стоимость товаров за все количество поставляемых по счету-фактуре товаров без налога, налоговая ставка и сумма налога, предъявленная покупателю товаров, стоимость всего количества товаров с учетом налога, страна происхождения товара и номер грузовой таможенной декларации. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации.  
 
Поставщики ведут книгу продаж, которая предназначена для регистрации счетов-фактур. Целью ведения книги продаж является определение суммы налога на добавленную стоимость по отгруженным товарам, выполненным работам и оказанным услугам. 
 
В книге продаж отражаются все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставками обложения налогом, отдельно показываются продажи, не облагаемые налогом, из них экспорт. 
 
В свою очередь у покупателя товаров, работ, услуг ведется книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении суммы налога, подлежащей зачету (возмещению) в соответствии с Налоговым Кодексом. 
 
Сумма НДС по приобретенным (оприходованным) и оплаченным товарно-материальным ценностям принимается к зачету у покупателя только при наличии оригинала счета-фактуры, подтверждающего стоимость приобретенных товаров и запись об этом в книге покупок. 
 
Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы налога фиксируются раздельно по товарам со ставками обложения, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему законодательству. 
 
За каждый отчетный период в книгах покупок и продаж выводятся итоги, которые используются для составления декларации по налогу на добавленную стоимость.  
 
Предприятие-покупатель при получении материальных ценностей проверяет соответствие их ассортимента договорам, регистрирует в журнале учета поступивших грузов, делает отметку в книге учета выполненных договоров и акцентирует счет, т.е. дает согласие на оплату. С этого момента в бухгалтерском учете возникают расчеты с поставщиками. 
 
Синтетический и аналитический учет расчетных операций с поставщиками и подрядчиками  
 
Для учета расчетов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретенное сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также за потребленные услуги (электроэнергию, воду, газ и пр.) и работы (текущий и капитальный ремонт, строительство и пр.) в системе счетов бухгалтерского учета используют синтетический счет 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за: 
 
- полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, по доставке и переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк; 
 
- товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки); 
 
- излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке; 
 
- полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др. 
 
Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин,  против отфактурованного количества, а также, если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет расчетов с поставщиками и подрядчиками кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 3390 «Прочая кредиторская задолженность» (субсчет «Расчеты по претензиям») 
 
За неотфактурованные поставки счет 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах. 
 
Аналитический учет ведут в хронологическом порядке по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей – по каждому поставщику или подрядчику, причем он должен быть организован так, чтобы сведения можно было получать сгруппированными по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным неоплаченным и просроченным векселям; неотфактурованным поставкам и т.д. 
 
Счет 3310 дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов с покупателями и заказчиками, иными организациями. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы аванса отражают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 3310. Ранее выданные, но не востребованные авансы списываются на убытки организации. 
 
Схемы бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками и подрядчиками зависят от применяемых форм расчетов. 
 
Корреспонденция счетов типовых операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками 

 
 
9. Учет кредитов  банка. Учет расходов  по проценту. 
 
Организация для формирования хозяйственных средств может помимо собственных источников привлекать заемные средства в виде кредитов банка, займов от юридических и физических лиц. Заемные средства могут привлекаться для пополнения оборотных средств, приобретения (создания) основных средств, приобретения товаров (работ, услуг), осуществления расчетов с поставщиками и др.  
 
Гражданским кодексом РК установлены следующие виды долговых обязательств, оформляющих заемные отношения:  
 
• кредитный договор;  
 
• договор займа;  
 
• товарный и коммерческий кредит (как особые разновидности заемных отношений).  
 
По кредитному договору банк или иная кредитная организация обязуются предоставить денежные средства организации-заемщику в размере и на условиях, предусмотренных договором, а заемщик обязуется возвратить полученную денежную сумму и проценты.  
 
Предметом кредитного договора могут быть только денежные средства. Кредитный договор должен быть заключен в письменной форме. Несоблюдение письменной формы влечет недействительность кредитного договора. Для получения кредита и заключения кредитного договора организация представляет в банк заявление на получение кредита. К заявлению прилагаются баланс организации, технико-экономическое обоснование потребности в кредите, бизнес-план и др., также указываются возможные способы обеспечения исполнения обязательств по кредиту. В случае согласия банка на выдачу кредита организация составляет кредитный договор по установленной банком форме. 
 
Проценты за пользование кредитом, порядок и сроки их выплаты устанавливаются банком и отражаются в кредитном договоре.  
 
Основными способами обеспечения исполнения обязательств по кредитному договору являются залог, поручительство, банковская гарантия.  
 
Организация может осуществлять привлечение заемных средств путем выдачи векселей, выпуска и продажи облигаций.  
 
Основными задачами бухгалтерского учета заемных средств являются:  
 
• правильное оформление документов и своевременное отражение в учете операций по поступлению заемных средств и их погашению; 
 
• контроль за поступлением и погашением заемных средств;  
 
• правильность начисления процентов по заемным средствам и контроль за сроками их уплаты;  
 
• правильное исчисление налогов, связанных с проведением операций с заемными средствами;  
 
• проведение инвентаризации заемных обязательств с целью своевременного их погашения и равномерности включения расходов по выплате процентов по заемным средствам;  
 
• формирование полной и достоверной информации в бухгалтерской отчетности по наличию и движению заемных обязательств.  
 
Для обобщения информации по полученным займам предназначен счет подраздела 60 «Займы», который включает счета:  
 
3010 – «Краткосрочные банковские займы», где учитываются полученные банковские займы сроком до одного года; 
 
3020 – «Краткосрочные займы полученные от организаций осуществляющие банковские операции без лицензии уполномоченного органа и (или) Национального Банка», где учитываются полученные займы от организаций осуществляющие банковские операции без лицензии уполномоченного органа и (или) Национального Банка; 
 
3050 – «Прочие краткосрочные финансовые обязательства», где учитываются прочие краткосрочные финансовые обязательства, не указанные в предыдущих группах. 
 
По кредиту этих счетов отражают остатки задолженности на начало и конец месяца и суммы полученных займов, а по дебету – погашение займов, т.е. уменьшение задолженности. Начисленное вознаграждение за пользование займом отражают по дебету счета 7310 «Расходы по вознаграждениям»  и кредиту счета 3380 – «Краткосрочные вознаграждения к выплате». Уплата вознаграждения отражается по дебету счета 3380 – «Краткосрочные вознаграждения к выплате» и  кредиту счетов по учету денежных средств (1010, 1030,1060 и др.). В конце года счет 7310 «Расходы по вознаграждениям» закрывается счетом 5610 «Итоговая прибыль (убыток)». 
 
Для учета операций по кредиту счетов подраздела 3000 «Краткосрочные финансовые обязательства» предназначен журнал-ордер №4. Бухгалтерские записи в него производятся согласно выпискам банка и другим денежным документам по кредиту синтетических счетов подраздела 3000 «Краткосрочные финансовые обязательства» в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Обороты по дебету синтетических счетов подраздела 3000 «Краткосрочные финансовые обязательства» отражаются общими итогами за месяц согласно поступившим в течение месяца выпискам банка по строке «Обороты по дебету согласно выпискам банка». На основании этих данных по каждому синтетическому счету подраздела3000 «Краткосрочные финансовые обязательства» выводятся сальдо на конец месяца по строке «Сальдо на конец месяца» и переносятся в журнал-ордер, открываемый на следующий месяц. 
 
В журнале-ордере предусмотрены разделы для аналитического учета по видам займов в разрезе синтетических счетов подраздела 3000 «Краткосрочные финансовые обязательства». Суммы займовых оборотов и сальдо на конец месяца в разрезе синтетических счетов переносятся в Главную книгу.