Учёт библиотечного фонда в бюджетном учреждении

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Библиотеки имеют право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

   Исключением являются:

— федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

— особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

— архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

Библиотекам разрешено вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов при выявлении недостачи, т. е. в случае их утраты по неустановленным причинам.

Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)).[14]

3. Бюджетный учёт библиотечного фонда

Помимо учёта в самих библиотеках, фонды подлежат также бухгалтерскому учету, который производится в бухгалтерии бюджетного учреждения.

Как уже было сказано выше, учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[15].

В соответствии с п. 53 Приказом 157н библиотечный фонд относится к объектам основных средств. Учитываются они в бюджетном учете в разделе «Нефинансовые активы» счете 0 101 07 000 "Библиотечный фонд"[16].

Для формирования информации о состоянии объектов основных средств и хозяйственных операциях, их изменяющих применяются следующие группы счетов:

0 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения»;

0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения»;

0 101 47 000 «Библиотечный фонд – предметы лизинга».

В соответствии с ОКОФ (Общероссийским классификатором основных фондов) предметам библиотечного фонда присвоен код 19 0001000. К ним относятся:

- книги и брошюры;

- издания периодические;

- издания продолжающиеся;

- издания нотные;

- издания картографические;

- изоиздания;

- издания листовые текстовые;

- виды специальной научно-технической литературы и документации;

- материалы неопубликованные;

- рукописи;

- рукописи и издания редкие и уникальные;

- киноматериалы и документы в форме видеозаписи;

- фотодокументы;

- фонодокументы (звукозаписи);

- кинофотофонодокументы редкие и уникальные[17].

Аналитический учет библиотечного фонда ведется в Инвентарной карточке учета основных средств.

В целях контроля соответствия учетных данных, формируемых материально ответственными лицами, данным на соответствующих счетах аналитического учета Рабочего плана счетов учреждения составляется Оборотная ведомость по библиотечным фондам[18].

Поступление предметов библиотечного фонда

Предметы библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной (фактической) стоимости. В качестве нее признается сумма фактических вложений в приобретение, сооружение и изготовление таких предметов библиотечного фонда с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования[19].

Поступление объектов библиотечного фонда оформляется следующими первичными документами:

- журналом операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов в части операций принятия к учету объектов нематериальных активов по сформированной первоначальной стоимости, операций по увеличению первоначальной (балансовой) стоимости нематериальных активов на сумму фактических затрат по их модернизации;

- журналом по прочим операциям - по иным операциям поступления объектов нематериальных активов[20].

При поступлении в библиотеку учреждения объектов библиотечного фонда в бюджетном учете производятся следующие записи:

— приобретение объектов библиотечного фонда у поставщика:

Дебет 0 106 01 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства"

Кредит 0 302 19 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств";

— приобретение объектов библиотечного фонда через подотчетное лицо:

Дебет 0 106 01 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства"

Кредит 0 208 19 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств";

— безвозмездное получение объектов библиотечного фонда в результате внутриведомственной передачи по сформированной стоимости:

Дебет 1 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 1 304 04 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств".

Одновременно:

—на сумму переданной амортизации по объектам библиотечного фонда:

Дебет 1 304 04 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 1 104 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда за счет амортизации";

— безвозмездное получение объектов библиотечного фонда от сторонних организаций и физических лиц по текущей рыночной стоимости в случае, если учреждение не несет никаких дополнительных затрат, например, по доставке:

Дебет 0 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 401 01 180 "Прочие доходы";

— принятие к учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости:

Дебет 0 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 106 01 410 "Уменьшение капитальных вложений в основные средства".

К примеру, комплект видеофильмов, записанных на дисках, учитывается в бюджетном учете в качестве одного объекта библиотечного фонда, а в библиотечном учете в качестве одного названия (согласно пункту 2 данной работы)

Выбытие предметов библиотечного фонда

Учет операций по выбытию и перемещению объектов библиотечного фонда ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов[21].

Списание объектов библиотечного фонда отражается следующим образом:

— списание объектов библиотечного фонда стоимостью свыше 40 тыс. руб., пришедших в негодность, по остаточной стоимости:

Дебет 0 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 0 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда";

— списание суммы начисленной амортизации:

Дебет 0 104 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда за счет амортизации"

Кредит 0 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда"

—  при безвозмездной передаче библиотечных фондов в учете делаются записи:

Дебет 1 401 01 241 "Расходы на безвозмездные и безвозвратные перечисления государственным и муниципальным организациям" (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) средств бюджетов одного уровня, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям);

Кредит 1 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда".

—  при списании объектов основных средств, пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, делаются следующие бухгалтерские записи:

Дебет 0 401 01 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами";

Кредит 0 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда". 

При выбытии объектов библиотечного фонда одновременно со списанием с балансового учета стоимости основных средств подлежит списанию и сумма накопленных амортизационных отчислений. Причем выбытие инвентарных объектов основных средств, в том числе объектов движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно, учитываемых на забалансовом учете, отражается на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов[22].

Пример бюджетного учёта библиотечного фонда рассмотрен в Приложении 1.

4. Амортизация библиотечного фонда

17 марта 2009 г. вступила в силу новая  инструкция по бюджетному учету, которая внесла очень важные изменения в учёт библиотечных фондов[23].

Принципиальных изменений методология бюджетного учета не претерпела.

Основные нововведения коснулись порядка отражения операций с нефинансововыми активами в части учета имущества казны и лимита стоимости их единовременного списания в момент ввода в эксплуатацию, а также санкционирования расходов, централизации средств, забалансового учета и общих положений и приложений к инструкции. Автор коснётся кратко этих и других нововведений.

Из раздела «Организация бюджетного учета» исчезло определение бюджетного учета, поскольку оно теперь содержится в Бюджетном кодексе. Наряду с этим более четко определены пользователи или те лица, которые обязаны применять Инструкцию по бюджетному учету. Это учреждения, органы казначейства, финансовые органы.

Всем пользователям разрешается введение в код аналитического счета Плана счетов разрядов для получения дополнительной информации, необходимой для внутреннего пользования. Кроме того, право самостоятельно определять корреспонденцию счетов для отражения в бюджетном учете необходимой информации получили наряду с главными распорядителями Федеральное казначейство и финансовые органы[24].

Как уже было отмечено выше, одним из существенных изменений, вносимых Инструкцией N 148н[25], является новый регламент учета библиотечного фонда, а именно начисление на него амортизации. Автор обращает внимание, что в некоторых бюджетных учреждениях (библиотеки, выставочные залы, образовательные учреждения и т.п.) библиотечные фонды составляют большую часть общего имущества учреждений и их стоимость, а также  количество экземпляров представляют собой значительные величины.

До 01.01.2009 в соответствии с п. 43 Инструкции № 25н[26], действовавшей на данный период времени, ни амортизация, ни износ на библиотечный фонд не начислялись. Следовательно, остаточная стоимость этих предметов была равна их балансовой стоимости. Другими словами, налогом на имущество облагалась вся стоимость библиотечного фонда, числящаяся на балансе учреждения.

В соответствии же с п. 43 Инструкции N 148н[27] начиная с 2009 года на библиотечный фонд начисляется амортизация.

Согласно данному пункту на объекты библиотечного фонда:

— стоимостью до 20 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию;

— стоимостью свыше 20 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами.

Однако, автор обращает внимание, что Инструкция 148н утратила силу с 1 января 2011 года в связи с изданием Приказа Минфина РФ "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".  В связи с этим, данные по учёту амортизации также изменились.

Итак, в соответствии с пунктом 92 Приказа Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н[28] на объекты библиотечного фонда:

— стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию;

— стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами.

Норма амортизации исчисляется исходя из срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

В свою очередь, срок полезного использования определяется:

— исходя из информации, содержащейся в законодательстве РФ, устанавливающем сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации. Библиотечный фонд относится к седьмой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 15 до 20 лет включительно, кроме картографических изданий. Конкретный срок полезного использования на разные группы библиотечного фонда учреждение вправе установить в своей учетной политике;

— при отсутствии информации в законодательстве РФ - исходя из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объектов библиотечного фонда;