Учетные регистры

СОДЕРЖАНИЕ:

 

1. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ……………………………………………………....2
1. Понятие об учетных регистрах………………………………………...…2
2. Классификация учетных регистров……………………………………....3
2. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА....…………..………………………5
3. СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ……7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ
1. ПОНЯТИЕ ОБ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ

Учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации характерных операций. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Учетные регистры могут вестись в книгах (журналах), на карточках, на дискетах и т.д. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных.

Информация, необходимая  для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах имеет большое значение, так как используется для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

В соответствии с Законом вся внутренняя бухгалтерская  отчетность является коммерческой тайной, а внешняя отчетность не представляет собой коммерческую тайну. Однако в  соответствии с письмом ГНС РФ от 30 августа 1994 г. N ВГ-6-18/322, Департамента налоговой полиции РФ от 29 августа 1994 г. N ВЯ-1375 "О порядке предоставления сведений по запросам правоохранительных органов" предоставление информации налоговыми органами правоохранительным и судебным органам разрешается предоставлять только на основании письменных мотивированных запросов (требований), оформленных на официальных бланках за подписью руководителей органов дознания, следователей, прокуроров, их заместителей и судей; по запросам, касающимся сведений, составляющих коммерческую тайну хозяйствующих субъектов, тайну вкладов физических лиц, предоставлять информацию только по возбужденному уголовному делу или материалам проверки, проводимой в порядке ст. 109 УПК РСФСР.

2. КЛАССИФИКАЦИЯ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ.

Регистры  бухгалтерского учета классифицируются по внешнему виду на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

Свободные листы – разновидность карточных учетных регистров, которые находятся в специальных регистрах (папках). Они применяются для ведения журналов-ордеров и др. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Бухгалтерские книги – сброшюрованные листы бумаги, заключенные в переплет, где страницы пронумерованы, а в конце стоит подпись главного бухгалтера и указано число пронумерованных страниц.

Если записи в книге производятся в хронологическом  порядке, то страницы не пропускают. В  книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого счета открывается  отдельная страница или определенное число страниц, в зависимости от объема записей. К книгам относятся: кассовая книга, Главная книга.

Карточки – это отдельные листы стандартного размера. Совокупность карточек однородного значения называется картотекой.

Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные ( имеют колонки: дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода, остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многографные.

Карточки применяются  для расчетов с дебиторами и кредиторами (контокоррентные); для учета товаров, материалов (карточки количественного учета, т.е. материальные); для учета затрат (многографные).

 

Классификация учетных регистров по характеру  бухгалтерских записей.

В хронологические  регистры (кассовая книга, регистрационный журнал) бухгалтерские документы записываются в порядке их поступления без разноски по счетам. Цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них.

В систематических  регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета (регистры учета затрат по объектам калькуляции, Главная книга).

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга Журнал-Главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

Классификация учетных регистров по объему содержания.

По объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими.

Регистры  синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов, как правило, с указанием даты, номера и суммы бухгалтерской проводки. Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, Главная книга). Записи производят по совокупности предварительно сгруппированных однородных документов.

В аналитических  регистрах записи производятся в развитие какого-либо синтетического счета.

По строению аналитические регистры подразделяются на:

-  односторонние;

-  двусторонние;

-  многографные;

-  линейные;

-  шахматные.

Односторонние регистры – это различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей. Учет ведется в денежном, натуральном или одновременно в обоих измерителях.

Двусторонние  регистры используются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит). В книгах имеется место для записи текста операций.

Многографные  регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в резерве отдельных материально ответственных лиц.

Линейные  регистры являются разновидностью многографных. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на множество аналитических счетов.

Шахматные регистры – в регистрах этого типа можно ограничится записью одних лишь кредитовых (либо дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов.

Требования, предъявляемые к ведению учетных  регистров.

Записи в  учетные регистры выполняются чернилами, шариковой ручкой, средствами вычислительной техники. Они должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя писать над строками, между строк. Хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в хронологической последовательности. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются, затем заносят в Главную книгу. Правильность отражения обеспечивают лица, составившие и подписавшие регистры.

2. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

Формы бухгалтерского учета – это определенная система  построения и сочетания учетных  регистров, последовательности и способов записи в них.

В настоящее  время применяются мемориально-ордерная, журнально-ордерная и таблично-автоматизированная формы учета.

При мемориально-ордерной форме на основании первичных  накопительных документов оставляют  мемориальные ордера – это документы бухгалтерского оформления. Они представляют собой указание, подписанное главным бухгалтером, на какие счета произвести записи по хозяйственным операциям, изложенными в документе, на основании которого составляется мемориальный ордер.

В настоящее  время мемориально-ордерная форма  учета имеет несколько модификаций.

Прогрессивной считается – использование журнала  хозяйственных операций. Данный журнал служит обобщающим документом, и он удобен для проверяющих органов.

Также разновидностью мемориально-ордерных форм учета является форма Журнал-Главная. В ней объединяется регистрационный журнал и Главная книга.

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании  шахматного принципа регистрации операций и их накапливания на каждый отчетный месяц. При шахматной форме записи на один рабочий прием сумма хозяйственной операциям фиксируется по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, т.е. реален способ двойной записи. Это возможно потому, что все журналы-ордера построены по кредитовому признаку корреспонденции заранее установленными дебетуемыми счетами.

Журналы – ордера разрабатываются на отдельный счет или группу взаимосвязанных счетов. В дополнении к журналам-ордерам  чаще для аналитического учета ведутся  вспомогательные ведомости (для  учета расчетов с дебиторами и кредиторами, для учета производственных затрат и др.). Кроме журналов-ордеров и ведомостей ведется Главная книга. В ней каждому счету отводится развернуть лист для записей остатка на начало и конец месяца оборота по дебиту в развернутом виде, т.е. в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммой оборота кредита.

Главная книга  открывается на год, а каждому  месяцу отводится одна строка. На основании  Главной книги и других регистров  заполняется баланс и другие формы  отчетности.

Автоматизированная  обработка информации – основное направление совершенствования  бухгалтерского учета. Применение новейших технических средств является эффективным  средством быстрой обработки  учетной информации. Это обусловлено  тем, что ЭВМ характеризуется высокой скоростью работы, программным управлением, богатым набором исполняемых операций и т.д.

Система автоматизированного  учета должна отражать основные процессы, связанные с получением различных  сводных показателей, характеризующих  финансово-хозяйственную деятельность организации. В этой системе организации бухгалтерского учета информация идет по единому каналу и используется для оперативного, бухгалтерского и статистического учета.

Автоматизированная  форма учета – сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме.

Предприятия оснащаются многофункциональными миникомпьютерами, которые позволяют накапливать  данные традиционных учетных регистров, а также на дисках и дискетах.

Применение  компьютеров позволит создавать  автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Это позволяет обеспечивать механизацию и автоматизацию  учетного процесса, высокую точность учетных данных, оперативность учета, повышение производительности труда учетных работников, что предоставляет им больше возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности на предприятии.

Таким образом, формы учета можно определить как бухгалтерскую процедуру, которая предусматривает определенный порядок и последовательность сбора информации с первичных документов, и ее обработку для целей бухгалтерской и статистической отчетности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ

При заполнении учетных регистров бухгалтером могут быть допущены ошибки из-за небрежности, утомления, неисправности вычислительной техники и т.д. В результате информация может быть неправильно отражена в одном учетном регистре – это локальная ошибка. Если ошибка повлекла за собой ошибки в других учетных регистрах, это транзитные ошибки.

Бухгалтером могут  быть допущены следующие ошибки:

- в тексте  операций, что может привести  к неправильной бухгалтерской  проводке;

- отражение  суммы только в дебете счета  или наоборот;

- запись суммы  только в журнале, но не по  счетам;

- незаполнение  аналитических счетов.

Для исправления  ошибок пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный (от лат. Correction – поправка) способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление, что обязательно оговаривается.

Корректурный  способ применяется:

- для исправления  описок, неправильного подсчета  итогов, записи операций не в тот учетный регистр;

- если ошибки  обнаружены в регистрах журнально-ордерной  формы учета до проставления  в них итогов;