Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Первичными документами к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» являются счета-фактуры, дорожно-транспортные накладные, акт приемки-передачи работ/ услуг. Регистром бухгалтерского учета данного счета служит ведомость, совмещающая синтетический и аналитический учеты, в которой в разрезе корреспондирующих счетов в хронологической последовательности должна быть систематизирована и накоплена информация о хозяйственных операциях [3, с. 155].

Для расчетов с покупателями и заказчиками используется синтетический активно-пассивный счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». По дебету данного счета отражается увеличение дебиторской задолженности покупателей, по кредиту – уменьшение дебиторской задолженности, т.е. оплата покупателями полученных товаров, работ или услуг либо списание дебиторской задолженности.

При использовании организацией ККМ при продаже в розницу товаров, работ и услуг каждую операцию записывать отдельной проводкой в учете затруднительно и трудоемко, поэтому в конце рабочего дня бухгалтер на основании первичных документов делает следующую запись:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит сч. 90 «Продажи».

Если факт поставки товара, работ или услуг не совпадает по времени с получением за них денежных средств, то у предприятия возникает дебиторская задолженность, а у покупателя, соответственно, кредиторская. Таким образом, на сумму оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы или оказанные услуги организация предъявляет покупателю или заказчику расчетные документы и производит следующую бухгалтерскую запись:

Дебет сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит сч. 90 «Продажи».

Если же предприятие продает неиспользуемые ОС, излишки сырья и прочие материальные и нематериальные активы, т.е. осуществляет не основной вид своей деятельности, то составляется следующая бухгалтерская запись:

Дебет сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

При погашении покупателями своей задолженности бухгалтер отражает данную операцию в учете следующей записью (в зависимости от того, каким путем была произведена оплата):

Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками.

Расчеты с покупателями и заказчиками плановыми платежами и предоплатой рассматриваются в бухгалтерском учете как авансы полученные. Суммы полученных авансов при этом отражаются на субсчете счета 62 «Расчеты по авансам полученным» [27, с.431]. В момент передачи покупателем аванса организации в учете составляется следующая бухгалтерская запись:

Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета, 52 «Валютные счета»

Кредит сч. 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным»

При передаче покупателю или заказчику продукции, выполнении работ или оказании услуг, в счет которых был получен аванс, его сумма зачитывается, и в учете делается следующая внутренняя проводка:

Дебет сч. 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Если полученный аванс не равняется стоимости отгруженных товаров, оказанных услуг и выполненных работ, то покупатель выплачивает оставшуюся сумму стоимости. В бухгалтерском учете данная операция отражается соответствующими записями.

Если расчет с покупателем осуществляется в виде взаимозачета, то в день, который указан в акте как дата проведения взаимозачета, каждое предприятие составляет следующую бухгалтерскую запись:

Дебет сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Если после поведения взаимозачетной операции у какого-либо предприятия осталась дебиторская задолженность, то покупатель данного предприятия должен оплатить свой долг.

При отсрочке платежа [27, с.433] следует:

1.            Отразить выручку в день перехода права собственности на товары к покупателю бухгалтерской проводкой:

Дебет сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит сч. 90 «Продажи»;

2.            Начислить проценты за отсрочку платежа:

Дебет сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит сч. 90 «Продажи».

При уступке права требования составляются следующие проводки:

Списание задолженности:

Дебет сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

Поступление денежных средств от третьего лица –

Дебет сч. 51 «Расчетные счета»

Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы»;

Списание убытка от продажи задолженности –

Дебет сч. 99 «Прибыли и убытки»

Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Если предприятие выполняет работы долгосрочного характера (строительные, геологические, проектные, научные и т.д.) и поставляет покупателю не всю работу в целом, а отдельными частями, то для расчетов с покупателями и заказчиками используется счет 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам» [13, с.195] и оформляется в учете следующей записью:

Дебет сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит сч. 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам» – на сумму выполненных работ.

В учете предприятия операции по договору об отступном отражаются аналогично операциям по взаимозачету.

Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому покупателю или заказчику. Построение аналитического учета должно обеспечить получение данных по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным [5, с. 87].

Но случаются и такие ситуации, когда покупатель или заказчик не может погасить свою задолженность перед предприятием ни денежными средствами, ни собственным имуществом (например, банкротство организации, неплатежеспособность юридического лица и т.д.). Поэтому по истечении срока исковой давности дебиторская задолженность предприятия подлежит списанию. Срок исковой давности начинается исчисляться по окончании срока исполнения обязательства, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства [13, с.194]. В этот срок организация может требовать защиты через суд или арбитраж.

Выявленная в результате инвентаризации дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается (на основе приказа руководителя) любым из следующих методов:

Дебет сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», т.е. списывается в счет уменьшения прибыли;

Дебет сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», т.е. списывается за счет ранее созданных резервов сомнительных долгов.

Но даже в этом случае дебиторская задолженность не считается аннулированной, и организация все еще может ее взыскать при изменении имущественного состояния должника. Она учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» [13, с. 194] в течение 5 лет с момента списания.

При поступлении средств по ранее списанной дебиторской задолженности составляется следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Одновременно кредитуют забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Таким образом, в зависимости от того, каким видом деятельности занимается предприятие и какие отношения сложились между ним и его покупателями и заказчиками, руководство может выбрать любой способ расчетов со своими клиентами и организовать наиболее удобный для него вариант учета данных расчетов.

2. Учетная практика расчетов с покупателями и заказчиками на примере деятельности ООО «Легенда»

2.1. Первичные учетные документы при расчетах с покупателями и заказчиками

Исследуемое предприятие является обществом с ограниченной ответственностью. Общество с ограниченной ответственностью – это общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или заранее определенного круга лиц.

Основной целью создания Общества является оказание услуг населению и осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли, расширение рынка услуг и товаров.

ООО «Легенда» занимается следующими видами деятельности:

- строительство и ремонт зданий и сооружений;

- производство общестроительных работ;

- производство электромонтажных работ;

- организация и осуществление деятельности в сфере общественного питания;

- организация и осуществление оптовой, комиссионной и розничной торговли;

- посредническая деятельность;

- производство товаров народного потребления;

- организация и осуществление деятельности в сфере бытовых и других услуг;

- сдача в аренду и субаренду движимого и недвижимого имущества;

- оказание транспортных услуг по перевозке грузов и пассажирским перевозкам на территории РФ и за ее пределами;

- осуществление внешнеэкономической деятельности;

- осуществление различных видов сделок, кроме прямо запрещенных законодательством с любыми контрагентами;

- осуществление в установленном порядке иных видов экономической деятельности.

На предприятии за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет ответственность руководитель, а сам учет ведет назначенный им бухгалтер. ООО «Легенда» не имеет бухгалтерской службы ввиду малого объема производства. Поэтому все функции такой службы выполняет бухгалтер.

Бухгалтер ведет учет на основании учетной политики предприятия, составленной для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения. Данный документ представляет собой краткое руководство по организации учета, здесь отражены основные методологии ведения первичного наблюдения и стоимостного измерения, текущая группировка и обобщение фактов хозяйственной деятельности [19]. Также организацией разработан и утвержден свой рабочий план счетов (Приложение 1), которым должен руководствоваться бухгалтер при отнесении отдельных операций на счета.

ООО «Легенда», как было сказано выше, предоставляет своим клиентам услуги посредством выполнения электромонтажных работ. Рассмотрим пример расчета с заказчиком в лице Отдела Образования Администрации Тукаевского района РТ.

Основанием предоставления услуг является договор, который был заключен Тукаевской администрацией с ООО «Легенда» 21 декабря 2009 г. В данном документе оговорены следующие моменты:

1.                  Предметом договора являются электромонтажные работы в СОУ Биклянь, которые организация обязуется выполнить.

2.                  Общая стоимость работ по данному договору с учетом НДС составляет 23 637 руб. 50 коп. Данная сумма основывается на утвержденных сметах. До начала работ заказчик предоставляет аванс в размере 30% стоимости услуг, а затем по окончании работ производится окончательный расчет в течение 10 дней после подписания Акта выполненных работ. Расчеты ведутся в безналичной форме, путем перечисления денежных средств на расчетный счет ООО «Легенда».

3.                  Определены сроки выполнения работ: с 21 декабря 2009 г. по 31 декабря 2009 г.

4.                  Обязанности сторон: по выполнению «Легенда» работ, Тукаевская администрация подтверждает подписью их выполнение в Акте выполненных работ.

5.                  Заказчик гарантирует произвести оплату услуг, в свою очередь ООО «Легенда» гарантирует качественное выполнение работ.

6.                  Сроки действия данного договора совпадают со сроками выполнения работ.

Также в договоре указываются юридические адреса и реквизиты обоих сторон.

После подписания данного договора производится предоплата в установленной сумме. Затем в установленные сроки ООО «Легенда» выполняет монтажные работы.

По окончании работ, 11.01.2010 организация предоставляет заказчику счет-фактуру и Акт выполненных работ. В счете-фактуре представлено описание выполненной работы и ее общая стоимость. В Акте выполненных работ расписаны составляющие данной работы. Здесь стоимость работ складывается из монтажа кабеля, куда входят затраты на заработную плату работников и другие затраты, стоимости использованных материалов, а также НДС. К Акту, кроме счета-фактуры, предоставляется справка о стоимости материалов на объекте. В ней представлены использованные материалы, а также их стоимость.

Тукаевская администрация подписывает Акт выполненных работ, после чего должен перечислить на расчетный счет ООО «Легенда» оставшуюся стоимость оказанных услуг.

На основании первичных документов расчетов с покупателями и заказчиками бухгалтер заполняет оборотно-сальдовую ведомость. Здесь собираются сведения о происходящих событиях в текущем месяце. Самый первый столбец содержит наименования юридических или физических лиц. В столбце «Сальдо начальное» отражаются суммы дебиторской задолженности покупателей или выплаченных ими авансов. Далее ведомость содержит информацию о начисленных налоговых отчислениях. Следующие столбцы предназначены для отражения хозяйственных операций, т.е. увеличения дебиторской задолженности либо оплаты заказчиками и покупателями своих обязанностей. Графа «Сальдо конечное» содержит информацию об оставшейся задолженности покупателей, а также об обязательствах ООО «Легенда» перед своими клиентами.