Учет расчетов с подотчетными лицами

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ. Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница? Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Заключение

Любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает разные материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно,, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

Список использованной литературы

1.                 Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 06.12.2011) //  СПС «Консультант Плюс»

2.                   "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 22.11.2011, с изм. от 15.12.2011) //  СПС «Консультант Плюс»

3.                   Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" //  СПС «Консультант Плюс»

4.                   Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) "О бухгалтерском учете" //  СПС «Консультант Плюс»

5.                   Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 (ред. от 13.05.2005) "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" //  СПС «Консультант Плюс»

6.                   Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" // СПС «Консультант Плюс»

7.                   Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"//  СПС «Консультант Плюс»

8.                   Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78.

9.                   Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2010.

10.               Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 - СПб.- 2005.

11.               Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

12.               Бухгалтерский учет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 2-е издание,переработанное и дополненное. – М: «ФУАинформ», 2010.

13.               Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. – М: Дикта, 2009.

14.               Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2011.-№5.-с.47-58.

15.               Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2009.-№3.-с.43-44.

16.               Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41.

17.               Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2009.

18.               Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.

19.               Паневчик В., Самодеева Н. Документальное оформление командировок // Кадровик. Управление персоналом.- 2008.- № 3.

3

[1] Арефкина Е.И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2010, с. 43

[2] Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. – М: Дикта, 2009, с. 8

[3] Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2011.-№5.-с.47-58.

[4] Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. – М: Дикта, 2009, с. 40

[5] "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 22.11.2011, с изм. от 15.12.2011) //  СПС «Консультант Плюс»

[6] "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 06.12.2011) //  СПС «Консультант Плюс»

[7] Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 (ред. от 13.05.2005) "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" //  СПС «Консультант Плюс»

[8] Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2009.-№3.-с.43-44.

[9] Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. – М: Дикта, 2009, с. 41

[10] Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"//  СПС «Консультант Плюс»

[11] Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78.

[12] Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.74.

[13] Паневчик В., Самодеева Н. Документальное оформление командировок // Кадровик. Управление персоналом.- 2008.- № 3. с. 12

[14] Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 - СПб.- 2005, с. 45-46

[15] Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 - СПб.- 2005, с. 48

[16] Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2, с. 9

[17] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" // СПС «Консультант Плюс»

[18] Бухгалтерский учет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 2-е издание,переработанное и дополненное. – М: «ФУАинформ», 2010, с. 65

[19] Бухгалтерский учет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 2-е издание,переработанное и дополненное. – М: «ФУАинформ», 2010, с. 69

[20] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2009, с. 87

[21] Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006, с. 74

[22] Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006, с. 75