Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер должен сделать запись:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 50 «Касса»

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой;

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

При погашении работником долга по подотчетной сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса”[13].

В последнее время достаточно широко применяются расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

- удержать сумму задолженности из заработной платы работника;

- не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная суммацеликом учитывается в составе его доходов.

Данные операции по-разному отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант[14].

Вариант 1 .

С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.