Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками

      Требование-накладная (ф. №М-11) применяется для учета  движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным  за его пределами, и при продаже  запасов.

      Накладная составляется в двух экземплярах  материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для  списания ценностей (складом, цехом), второй - для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф. № М-11).

      Замена  одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также  допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием-накладной  указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.

      Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. №  М-15) используется для учета отпуска  материальных ценностей сторонним  организациям на основании договоров  и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение  ценностей, заполненной в установленном  порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания  для отпуска материалов, второй —  получателю.

      При отпуске материалов самовывозом или выносом накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.

      Карточка  учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой  отчетности и выдаются кладовщику под  расписку. Материально ответственное  лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных  приходно-расходных 
документов в день совершения операции в натуральном выражении.

      Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации.

      На  стоимость таких ценностей уменьшается  убыток от ликвидации соответствующих  объектов. 

      3. Учет материалов  на складе и  в бухгалтерии 

      Материальные  ценности поступают в организации  от поставщиков на основании заключенных  договоров поставки. Поставщики материальных ценностей одновременно с отгрузкой  продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные  и др.). Полученные ценности сдаются  на склад уполномоченным лицом или  представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом  на сопроводительных документах. С  заведующим складом (кладовщиком) обязательно  должен быть заключен типовой договор  о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего  складом его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия и  с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после  проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

      При поступлении материалов от поставщиков  заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений  нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все  количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров  выдаются заведующему складом в  заранее пронумерованном виде. Можно  приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным  в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

      Если  при приемке материалов от поставщиков  установлено расхождение с данными  сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет  место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передается поставщику.

      Если  в течение дня несколько раз  осуществляются поставки однородного  груза, то можно выписывать один приходный  ордер в целом за день. На оборотной  стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке  с подведением общего итога за день.

      Материалы могут поступать в организацию  и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.

      При составлении авансового отчета о  суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и  чеки магазинов, квитанции приходных  кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или  у населения.

      Учет  движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках  складского учета типовой формы (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную  карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом  под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

      Запись  в карточках делается заведующим складом на основании первичных  документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток  по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих  запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует  руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным  номенклатурным позициям, а также  об остатках запасов, длительно находящихся  без движения.

      Складской учет материалов можно вести в  книгах сортового учета, которые  содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

      Периодически (не реже одного раза в неделю) работники  материального отдела бухгалтерии  проверяют правильность записей  в карточках складского учета  с одновременной проверкой оформления первичных документов. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передает его с приложением необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных и т.п.) в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

      По  окончании месяца заведующий складом  переносит количественные остатки  из карточек складского учета в сальдовую  книгу (ведомость), которая ведется  по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов и  отдельным их видам.

      Контроль  за правильностью складского учета осуществляется в бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках складского учета и их остатков в сальдовой книге.

      Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется  в денежном выражении по материально  ответственным лицам (складам) в  разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

      Поступившие со склада в бухгалтерию первичные  документы проверяются с точки  зрения правильности их оформления, а  затем таксируются (оцениваются) по твердым учетным ценам. Итоги  реестров документов (по приходу и  расходу) отражаются по синтетическим  счетам, субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окончании  месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых  оборотных ведомостей по каждому  складу.

      Правильность  ведения складского учета материалов проверяется путем сопоставления  стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге  с аналогичными остатками в групповой  оборотной ведомости. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета с показателями групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения.

      Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым.

      4. Синтетический учет  материалов 

      Синтетический учет запасов ведется на активных счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Учет материальных ценностей  на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или  по учетным ценам.

      Учет  материалов ведется на счете 10 «Материалы», к которому могут быть открыты  следующие субсчета:

      10-1 «Сырье и материалы» - предназначен  для учета наличия и движения  сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой  продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми  компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые  участвуют в производстве продукции  или потребляются для хозяйственных  нужд, технических целей, содействия  производственному процессу; сельскохозяйственной  продукции, заготовленной для  переработки, и т.д.;

      10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали»  - используется для учета наличия  и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий,  включая строительные конструкции  и детали, требующие сборки и  входящие в себестоимость строительной  продукции, а также для учета  специального оборудования, инструментов  и приспособлений, приобретаемых  научно-исследовательскими и конструкторскими  организациями для проведения  научных (экспериментальных) работ. Оборудование и приборы общего назначения учитываются в составе основных средств или МБП, а не на счете 10 «Материалы»;

      10-3 «Топливо» - применяется для учета  наличия и движения нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин,  бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации  транспортных средств, технологических  нужд производства, выработки энергии  и отопления зданий (уголь, торф, дрова и др.). При использовании талонов на нефтепродукты их учет ведется на этом субсчете;

      10-4 «Тара и тарные материалы» - предназначен  для учета наличия и движения  всех видов тары (кроме используемой  как озяйственный инвентарь), а также материалов для ее изготовления и ремонта;

      10-5 «Запасные части» - используют для  учета наличия и движения запасных  частей, предназначенных для ремонтных  целей, автомобильных шин в  запасе и обороте, а также  обменного фонда полнокомплектных  машин, оборудования, двигателей, узлов,  создаваемого на ремонтных заводах,  в ремонтных цехах организации  и т.п.;

      10-6 «Прочие материалы» — применяется  для учета наличия и движения  отходов производства; неисправимого  брака; материалов, полученных от  ликвидации основных средств,  изношенных шин и т.п.;

      10-7 «Материалы, переданные в переработку  на сторону» — используется  для учета движения материалов, переданных в переработку на  сторону и в последующем включаемых  в себестоимость полученных из  них изделий. Затраты по переработке  материалов, оплаченные сторонним  организациям, относятся непосредственно  в дебет счетов, на которых  учитываются изделия, полученные  из переработки;

      10-8 «Строительные материалы» - используется  организациями-застройщиками. На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства;