Учет поступления материальных ценностей и организация расчетов с поставщиками

      Материальные  ценности отражаются на синтетических  счетах по фактической себестоимости  их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

      Фактическая себестоимость материально-производственных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, начисленных процентов по заемным средствам, привлекаемым для приобретения запасов, наценки, комиссионные вознаграждения, уплаченного снабженческим, внешнеэкономическим организациям, таможенных пошлин, расходов на транспортировку, хранение и доставку материальных запасов  до места их использования, если они не включены в цену приобретения, затраты по доведению запасов до состояния, пригодного к использованию в запланированных ценах, иных затрат, непосредственно связанных с приобретением материально-производственных запасов.

      Фактические затраты по приобретению материально-производственных запасов определяются с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия запасов к учету в случаях, когда оплата производиться в сумме эквивалентной сумме в иностранной валюте.

      Исчисление  фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов. На большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам – по средним покупным ценам по плановой себестоимости и др. Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.

      Планом  счетов разрешается осуществлять синтетический учет материальных ценностей на счетах 10 «Материалы» и др. по учетным ценам, в качестве которых используются плановая себестоимость приобретения, средние покупные цены и др. В этом случае отклонения фактической себестоимости материальных ценностей от  стоимости их по  учетным ценам учитываются на синтетическом счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

 

2.2. Оценка материалов, списываемых на 

производство

      Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:

-   по себестоимости каждой единицы;

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);
• по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).

Применение  одного из этих методов по виду запасов  производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

      Оценка  материально-производственных запасов  на конец отчетного периода производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости).

      Наряду  с определением твердой учетной  цены очень важно установить единицу  учета материальных ценностей . Единица учета материальных ценностей выбирается организацией самостоятельно. Она должна обеспечить формирование полной и достоверной информации о материальных запасах, надлежащий контроль за их наличием и движением.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Порядок поступления  материальных ценностей

      Поступление материальных  ценностей от поставщиков, выполнение работ  и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между заказчиками (покупателями) и подрядчиками (покупателями) хозяйственных договоров. В договорах оговариваются; виды поставляемых ТМЦ, выполненных работ и услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели ТМЦ или услуг, сроки выполнения договора, порядок расчетов (условия платежей).

      Порядок расчетов по внутрироссийским поставкам  на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствии с Положением о безналичных расчетах в РФ, а по экспортно-импортным поставкам – в соответствии с правилами международных расчетов.

      Условия внутрироссийских поставок формируются  в соответствии с принятыми в  стране условиями (франко-завод изготовитель; франко-станция отправления; франко-станция назначения и др.), определяющими юридические права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

      Условия экспортно-импортных поставок формируется  на основе международных торговых условий «Инкотетермс», установленных Международной торговой палатой. В соответствии с этими условиями четко определяется, кто организует и оплачивает перевозку товара от продавца к покупателю, несет риск и ответственность при осуществлении этих функций и при гибели или порче товара.

      Приобретение  товарно-материальных ценностей на стороне может осуществляться только двумя вариантами. При первом варианте для приобретения товарно-материальных ценностей на стороне предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчет наличные деньги с правом получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность, по которой можно получить ТМЦ, в счет договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо оплачены ТМЦ предварительно или нет). Доставка ТМЦ в таких условиях осуществляется самовывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика. При втором варианте (отдаленность поставщика от получателя, и постоянство поставок) поставки осуществляет посредник - транспортное предприятие.

      Для выполнения каких-либо операций по получению  товарно-материальных ценностей на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдается доверенность (ф. № М-2).

      Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименований ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности имеется роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия.

      Поступление сырья, материалов, оборудования на предприятие  по второму варианту может осуществляться железнодорожным, автомобильным, морским (речным) и другими видами транспорта. Поставка через посредника может, осуществляется  только при наличии договора контракта о поставке. Оплата за такие поставки может осуществляться в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными либо на бартерной основе до момента получения ТМЦ либо после. Это зависит от условий договора.

      По  предъявлении доверенности и квитанции, поступившей от отправителя груза, экспедитор может получить груз в багажном отделении железной дороги, в речном порту, в аэропорту или раскредитовать (получить право на вскрытие вагона, выгрузку и прием груза). Принимая груз, экспедитор должен проверить, нет ли в таре и упаковке следов боя, порчи, а также соответствует ли количество мест поступивших грузов данным, указанным в транспортной накладной. Если при приемке груза возникнуть сомнения в его сохранности (например, будут обнаружены повреждения вагонов, контейнеров, упаковки, отсутствие пломб и т.п.), экспедитор должен потребовать проверки всего груза с целью выяснения его сохранности совместно с представителем транспортной организации. При обнаружении недостачи сырья и материалов, боя, повреждения тары составляется коммерческий акт в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации. В ее адрес направляется претензионное письмо с приложением документов и предложением возместить сумму убытка.

      По  доверенности (после согласования способа  оплаты) экспедитор может получить груз непосредственно у поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов (счет-фактура).

      Полученный  груз с сопроводительными документами  экспедитор доставляет на склад своего предприятия. При доставке грузов автотранспортом водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной.

      Вместе  с поступившим грузом в адрес  покупателя поступают сопроводительные документы. При отсутствии таковых груз принимается на ответственное хранение на забалансовый счет № 002, с сообщением отправителю, если имеются его  реквизиты. На этом счете материалы, принятые на ответственное хранение, учитываются до тех пор, пока от поставщика не поступят документы или распоряжение о возврате материалов, об их отгрузке в другой адрес или реализации на месте.

      За  нарушение условий договора поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов  и за необоснованный отказ.

      Независимо от способа оплаты и доставки порядок оприходования товарно-материальных ценностей должен отвечать определенным требованиям. При любом варианте получения ТМЦ у поставщика и любом варианте доставки их предъявляют кладовщику для оприходования. Приемка на склад осуществляется методом прямого счета, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов.  В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов составляется приемный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный складской ордер.

      Экспедитор  все документы, по доставленным на склад  товароматериальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке, сдает в свою бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за получения наличных средств экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения  ТМЦ (чеки, счета-фактуры и др.) так и факт их сдачи на склад (приходный ордер), либо передачи в производство (требование).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      4. Учет материальных  ценностей на складе

      Материальные  ценности хранятся на складах под  наблюдением материально-ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учета, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточке указываются наименование материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учетная цена, балансовый счет, норма запаса и другие данные.

      Аналитический учет в бухгалтерии ведут по местам хранения в разрезе видов материальных ценностей с отражением количества и стоимости по каждому виду. Для этого на каждый инвентарный счет в бухгалтерии открывают в обязательном порядке Оборотные ведомости в разрезе по складам, субсчетам, группам, подгруппам, которые одновременно являются реестрами карточек складского учета. Над шапкой каждой страницы такой ведомости помещается надпись, указывающая, что учитывается на этой странице (склад, группа).

      При первом поступлении какого-либо материала  кладовщик извещает бухгалтера. Бухгалтер  открывает карточку, регистрирует в  оборотной ведомости и под роспись выдает кладовщику. Такой порядок ставит целью обеспечить сохранность карточек. На предприятии может быть предусмотрен и иной порядок открытия карточек. Из-за отдаленности склада от бухгалтерии или большой загрузки кладовщика, он сам открывает карточки, а в установленный период отчета он предъявляет новые карточки  в бухгалтерию для выполнения процедуры их регистрации в установленном порядке.

      Постоянные  записи о движении ТМЦ на складах  в карточках складского учета производятся кладовщиком на основании первичных документов по приходу и расходу материалов.

      После каждой записи по поступлению или выдаче материалов в карточке следует вывести остаток по материалу, данного вида. Совокупность всех складских карточек составляет складскую картотеку. Складской учет ведется только в количественном измерении.

      Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных  кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета материалов на складе.