Учет материалов в бухгалтерии и его взаимосвязь со складским учетом

   Принятие  кладовщиком материалы оформляют  приходными ордерами типовая межотраслевая  форма № М-4. Приходный ордер  подписывают заведующий складом  и экспедитор.

   Материальные  ценности приходуют в соответствующих  единицах измерения. При отсутствии расхождения между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходования материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

   В тех  случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемки  материалов форма М-7, которая служит для предъявления претензий поставщику.

   В составе  комиссии должен быть представитель  поставщика или представитель незаинтересованной организации.

   Экспедитор  все документы по доставленным на склад товара - материальным ценностям  с отметкой кладовщика в их приемке сдает в свою бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за полученные наличные средства экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения ТМЦ (чеки, счет-фактура и другие), так и факт сдачи их на склад (приемная фактура и приходный ордер. Материальные ценности поступают на склады и хранятся под наблюдением материально-ответственных лиц с которыми заключают договор о материальной ответственности.

   Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и другие оформляют одну или многострочными требованиями - накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

   Материалы, полученные от разборки и демонтажа  зданий и сооружений, приходуются  на основании акта об оприходовании  материальных ценностей № М-35, полученных от разборке и демонтаже зданий и  сооружений.

   Подотчетные лица приобретают материалы в  организациях торговли у других организаций  и кооперативов на колхозном рынке  или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость  приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он изличает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товаров. Акт (справку) предлагают к авансовому отчету подотчетного лица.

   Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым представлено право подписывать документы  на получение и отпуск со склады материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые  материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

   Расход  материалов, отпускаемых в производстве и на другие нужды ежедневно, оформляют  лимитно-заборными картами форма  № М-8. Их выписывает плановый отдел  в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.

   Один  экземпляр лимитно-заборной карты  вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного  материала и остаток лимита в  обоих экземплярах карты и  расписывается в карте цеха - получателя. Представители цеха расписываются в получении материалов в карте, находящейся на складе.

   Для учета  движения материалов внутри предприятия  принимают однострочные или многострочные  требования накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценности.

   Отпуск  материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположены за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону форма № М-15, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Далее работник бухгалтерии на основании учебных данных указывает в накладной цену и общую сумму отпускаемых на сторону материальных ценностей, а также рассчитывает налог на добавленную стоимость приходящую на них. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналогического или синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов.

   Если  материалы отпускаются с последующей  оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерии  расчетно-платежных документов.

   3. Организация складного учета материалов.

   Для обеспечения  производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных  материалов, топлива, запасных частей. Кроме центральных заводских складов в структурных различных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

   На  складах материальной ценности размещают  по секциям, а внутри них по группам, типа - и сорторазмером в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запасом (лимиту).

   На  каждый номенклатурный номер материалов кладовщика заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

   Запись  в карточках кладовщик делит  на основания первичных документов в день совершения операций.

   После каждой записи по поступлению или  выбытию материалов в карточке следует  внести остаток по материалу данного  вида. Совокупность всех складских  карточек составляют складскую картотеку. В картотеке карточки размещают по учетным группам - по однородным материалам (металлы, строительные материалы, запасные части, канцелярские товары и тому подобное). Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточка учета материалов.

   Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда те передают лимитно-заборные карты  по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют  реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

   В цехах, имеющих кладовые, а также в  подотчетных организациях (пункты, отделения) материально ответственные  лица составляют месячные отчеты об остатках и движения материалов в подотчете  и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведенья об остатках материалов на начало месяца, их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме.

   4.Учет материалов в бухгалтерии и его взаимосвязь со складским учетом.

   Все первичные  документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия  поступают в бухгалтерию. Работники  бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

   Существует  несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

   При втором варианте все приходные и расходные  документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении  и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

   К концу  месяца заведующий складом, а в отдельных  случаях работник бухгалтерии, переносит  количественные данные об остатках на 1-ое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек, учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

   После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

   Сальдовый метод учета материалов - один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

   Оценка  материально-производственных запасов  может производиться по себестоимости  первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО). Оценка запасов  методом ФИФО основана на допущении, что материальные ресурсы используются в течении месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления) то есть ресурсы, первыми поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого метода оценки материальных ресурсов, в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости реализации продукции, учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

   Оценка материально-производственных запасов может производиться организацией по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО). Оценка запасов методом ЛИФО основана на допущении, что ресурсы, первыми поступающими в производство, должны быть оценены по себестоимости последних в последовательности приобретения. При применении этого метода оценки материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения, а в себестоимости реализации продукции учитывается себестоимость поздних по времени приобретения.

   Оценка  материально-производственных запасов  на конец отчетного периода (кроме  МБП и товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) производится в зависимости от принятого метода оценки запасов при их выбытии, то есть по себестоимости каждой единицы запасов, средней себестоимости, первых или последних по бремени приобретений.

   5.Инвентаризация товароматериальных ценностей.

   Ежегодно  в установленное время или  по мере необходимости на предприятиях проводят инвентаризацию ТМЦ. Приказом руководителя создается из специалистов служб, подразделений при участии  бухгалтеров инвентаризационная комиссия. В назначенное время комиссия закрывает склад без права выполнения операций выдачи-приема, проверяет методом просчета, замера количество числящихся ценностей на складе по факту и составляет инвентаризационную ведомость. После окончания работы ведомость поступает в бухгалтерию. По данным бухгалтерского учета производится выявление отклонений по каждой позиции материалов, о чем составляется специальная сличительная ведомость. Результаты инвентаризации, изложенные в сличительной ведомости, после принятия руководством решения по фактам отклонений служит основание для выполнения провозок по счетам.

   6. Синтетический учет материалов.

   Учет  материальных запасов ведут на синтетическом  отчете 10 «Материалы». Счет 10 «Материалы»  предназначен для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и тому подобных ценностей.

   Сельскохозяйственные  предприятия могут открывать  к счету 10 «Материалы» отдельные  субсчета для учета: семян, посадочного  материала, кормов; минеральных удобрений; ядохимикатов, использующих для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных и другое. Оприходование материаловотражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 «Основное производство» 23 «Вспомогательные производства» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие. При этом материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов поставщика.

   Стоимость оплаченных материалов, остающихся на конец месяца в пути не вывезенных со складов поставщиков, в конце месяца отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования этих ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются и числятся в текущем учете как дебиторская задолженность по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».