Учет кредиторской и дебиторской задолженностей

              ДЕБЕТ 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» - отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей

              ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами

              Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с произ­водством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается в учете записью:

              ДЕБЕТ 20 «Основное производ­ство», 23 «Вспомогательные производ­ства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» - отражена оплата подотчетными ли­цами расходов по производству про­дукции (работ, услуг), продаже про­дукции, товаров, управлению

              Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационно­го характера, отражается в учете записью:

              ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена   оплата подотчетными лица работ (услуг), не связанных с извлечением  дохода от обычных видов деятельности

              Расходы подотчетного лица по командировкам отражается в учете записями:

              ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» - списаны команди­ровочные расходы в соответствии с ут­вержденным авансо­вым отчетом

              ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» - отражен остаток аванса, внесенный в кассу подотчетным лицом

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установ­ленные сроки, отражаются в учете следующим образом:

              ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами»  — отражены суммы, не возвращенные в ус­тановленные сроки подотчетными ли­цами

              ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — удержание из опла­ты труда работни­ков

                            ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если эти суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работников

Аналитический учет но счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Документальное оформление операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами

Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с направлением работников в командировки, должны применяться следующие документы:

•              приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку или
приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
(соответственно формы Т-9 и Т-9а, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001г. № 26) — распорядительный документ, являющийся основанием для направления работника в командировку. На основании указанного приказа (распоряжения) бухгалтером может составляться смета командировочных расходов для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче работнику. После утверждения руководителем приказа подотчетному лицу выдается аванс согласно итогу сметы;

•              командировочное удостоверение (форма Т-10 утверждена постановлением Госкомстата   РФ  от  26  апреля   2001г.   №   26)   —  документ,               оформляющий направление работника в командировку и подтверждающий факт и время нахождения работника в командировке;

• авансовый отчет (форма АО-1 утверждена постановлением Госком­стата РФ от 1 сентября 2001г. № 55) — документ, являющийся основанием для списания денежных средств, израсходованных на хозяйственные цели, с приложением оправдательных документов, в качестве которых могут выступать:

а)              в случае приобретения материальных ценностей у организации и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих розничную торговлю:

товаросопроводительные документы (товарный чек (типовая форма не утверждена), накладная (типовая форма не утверждена));

другие сопроводительные документы (упаковочный ярлык (форма ТОРГ-9, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998г. № 132)), спецификация (форма ТОРГ-10, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998г. № 132));

платежные документы (кассовый чек (чек ККМ));

б)              при приобретении материальных ценностей у граждан, не имеющих
статуса индивидуального предпринимателя, в качестве товаросопроводи­тельного документа, подтверждающего факт передачи материальных ценнос­тей подотчетному лицу, и одновременно документа, подтверждающего оплату материальных ценностей, принимаются:

закупочный акт (форма ОП-5, утвержденная постановлением Госком­стата РФ от 25 декабря 1998г. № 132)5;

закупочный акт (по форме, разработанной в организации)6.

Кроме авансового отчета и оправдательных документов для принятия к учету приобретенных материальных ценностей необходим внутренний документ организации (акт о приемке оборудования (форма ОС-14), при­ходный ордер (форма М-4), акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1) и др.).

В случае оплаты работ и услуг необходимы документы, подтвержда­ющие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказа­ния услуг), а также платежные документы (кассовый чек, бланк строгой отчетности при расчете с населением без использования ККМ); прочие документы (почтовая квитанция, квитанция разных сборов за услуги железнодорожного транспорта (РС-97м), заказ-квитанция на перевозку и погрузку-разгрузку грузов).

Для построения более рациональной системы организации учета и конт­роля при

приобретении материальных ценностей через подотчетных лиц у организаций-изготовителей, заготовительных, снабженческо-сбытовых, оптовых и других организаций, занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), целесообразно отражать в бухгалтерском учете одновре­менно:

• факт поступления материальных ценностей от поставщика на склад организации;

• факт оплаты счета поставщика через подотчетное лицо (при этом единственным оправдательным документом, прилагаемым к авансовому отчету, будет являться платежный документ-квитанция к приходному кассовому ордеру).

2.2. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет 60 — активно-пассивный, счет расчетов.

На этом счете учитываются расчеты:

•              за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предос­тавление электроэнергии, газа, воды и т.п., а также по дос­тавке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате че­рез банк;

•      за товарно-материальные ценности, работы и услуги, на ко­торые расчетные документы от поставщиков или подрядчи­ков не поступили, то есть так называемые неотфактурован­ные поставки;

•     за излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке, когда фактическое количество поступивших цен­ностей превышает количество, указанное в расчетных доку­ментах поставщиков;

•     за полученные услуги по перевозкам;

•     за полученные услуги по перевозкам;

•     генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора строительного подряда;

•     генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (НИОКР) и др.

              Учет на счете 60 ведется методом начисления, т.е. все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отража­ются независимо от времени оплаты.

По кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчи­ками» отражается стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг, а также сумма зачтенных авансов. По дебету счета 60 отражается пога­шение кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, а также авансы выданные в счет погашения креди­торской задолженности.

Сальдо по счету 60 показывается развернуто: дебетовое сальдо может быть только на сумму выданных авансов и предвари­тельной оплаты, а кредитовое сальдо показывает сумму креди­торской задолженности перед поставщиками и подрядчиками.

Принятие к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг отражается в учете записями:

              ДЕБЕТ 07 «Оборудование к уста­новке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», «За­готовление и приобретение матери­альных ценностей» и др. КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» - отражена себестоимость товарно-ма­териальных ценнос­тей в соответствии с расчетными доку­ментами (без НДС)

              ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценно­стям» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» - отражена   сумма НДС, относящаяся к принятым к учету товарно-материальным ценностям

ДЕБЕТ 20 «Основное производ­ство», 23 «Вспомогательные производ­ства», 25 «Общепроизводственные расхо­ды», 26              «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» - приняты к оплате счета поставщика за выполненные работы и оказанные услуги для основного и вспомогательного производства, для нужд общепроизводственного и общехозяйственного назначения, для нужд сбыта

              Неотфактурованные поставки (т.е. товарно-материальные ценности, расчетные документ на которые от поставщиков не поступило) отражаются в учете на стоимость поступивших цен­ностей по ценам, предусмотренным в договоре с учетом упла­ченного НДС. После поступления документов на товарно-мате­риальные ценности от поставщиков в учете отражается сумма НДС. При этом возможны два варианта:

•      если поступившие документы соответствуют условиям дого­вора, организация сторнирует, а затем производит дополни­тельную запись только на сумму НДС;

•      если поступившие документы не соответствуют условиям договора, то предварительная бухгалтерская запись сторниру­ется полностью и производится на суммы, соответствующие отгрузочным документам.

Погашение задолженности перед поставщиками и подрядчи­ками отражается в учете записью:

              ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  КРЕДИТ 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» — отражена сумма оплаты счетов поставщика наличными, с расчетного валютного счетов, путем выдачи чека, списа­ния средств с аккре­дитивного счета

              Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспе­ченные выданными организацией векселями, отражаются в учете внутренней проводкой по счету 60:

ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Векселя выданные» — отражена передача простого   векселя поставщику

              Претензия, предъявленная поставщику, на разницу между уплаченной суммой за товарно-материальные ценности и сто­имостью, указанной в первичных документах, отражается в учете записью:

              ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» КРЕДИТ 91   «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - предъявлена претензия поставщику

              В случае возникновения суммовых разниц по кредиторской задолженности за товарно-материальные ценности после их принятия к учету выполняются следующие записи:

              ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщика­ми и подрядчиками» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие дохо­ды» - отражена суммовая разница как уменьшение кредиторской задолженности и увеличение прочих доходов

              ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и рас­ходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» - отражена суммовая разница как увеличение кредиторской задолженности и увеличение прочих расходов

              Если задолженность за приобретенные товары (работы, ус­луги) выражена в иностранной валюте, на счете 60 могут возникать курсовые разницы, связанные с изменением курса иност­ранной валюты по отношению к рублю. Курсовая разница под­лежит зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы. При отражении в бухгалтерском учете курсовых разниц произ­водятся следующие записи:

              ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщика­ми и подрядчиками» КРЕДИТ 91   «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - на сумму положи­тельной курсовой разницы

              ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и рас­ходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» - на сумму отрицательной курсовой разницы