При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

    Нумерация листов кассовой книги в машинограммах  осуществляется автоматически в  порядке возрастания с начала года.⁵

    В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

    Кассир  после получения машинограмм  «Вкладной лист кассовой книги» и  «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

    В целях обеспечения сохранности  и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации.

    Руководители  организации обязаны оборудовать  кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.⁶

    Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы  лицам, не имеющим отношения к  ее работе, воспрещается.

    На  весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

    Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством.

    Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

    При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

    Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

    В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

    В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.⁷

    В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых  центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

    В малых организациях, не имеющих в  штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер  или другой работник по письменному  распоряжению руководителя организации  при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

    В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

    В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

    Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).⁸

    За  несоблюдение условий работы с денежной наличностью и Порядка ведения  кассовых операций в соответствии с  Указом Президента Российской Федерации  от 23.05.94 г. № 1006 (18) с организации  взимается следующий штраф:

    в 2-кратном размере произведенного платежа — за превышение предельного  лимита расчетов наличными средствами с другими организациями;

    в 3-кратном размере неоприходованной суммы — за неоприходование или  неполное оприходование в кассу  денежной наличности;

    в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной  кассовой наличности — за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег  в кассе сверх лимитов.

    На  руководителей организаций, допустивших  указанные нарушения, возлагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

    В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального банка  Российской Федерации от 07.10.98 г. № 375-У  установлены следующие предельные размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами: предприятия потребительской кооперации и ГУИН МВД России —    15 тыс. руб., все остальные предприятия — 10 тыс. руб.⁹

    Для расчетов с физическими лицами и  предпринимателями без образования  юридического лица предельный размер расчетов наличными не установлен.

    Существенные  ограничения по порядку осуществления  кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации от 18.08.96 г. № 1212 (17). В соответствии с  данным Указом организациям запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (юридических и физических), минуя свой счет. За несоблюдение этого порядка налоговые органы накладывают на организацию штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

    Организациям  запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам  и организациям по операциям с  векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.

    В Приложении 1 к Порядку ведения  кассовых операций в Российской Федерации 1993 г. изложены признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка России.

    Для учета расчетов с населением организации  обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

    Если  организации в силу специфики  своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

    За  нарушение требований Закона Российской Федерации «О применении контрольно-кассовых машин...» (11) применяются штрафные санкции к организациям в зависимости от характера нарушения.

    Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.¹⁰

    К счету 50 «Касса» могут быт открыты  субсчета:

    50-1 «Касса организации»;

    50-2 «Операционная касса»;

    50-3 «Денежные документы» и др.

    На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

    На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

    На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают  находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

    Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и  расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

    Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.¹¹

 

    

Заключение

 

    Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, чековых книжек.

    Размер  сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм деньги могут храниться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, стипендий, пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. За накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов (за которым обязаны следить банки) взимается штраф.

    Также банки при проверках выявляют факты расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных размеров. Неоприходование или неполное оприходование денежной наличности наказывается также штрафом, налагаемым на предприятие и на руководителей, допустивших нарушение

    Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченными лицами. При этом вносителю о приеме средств выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром, в которой отражаются уплаченные в том числе налоги (например, НДС).

    Выдача  наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или другим надлежаще оформленным документам, на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.