Учет кассовых операций

     - внесение наличных денежных средств  на счет бюджета (сдано из  кассы на лицевой счет, открытый в казначействе (депонированная зарплата, остаток подотчетной суммы)):

     Дебет 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета  с органами, организующими исполнение бюджетов" Кредит 1 201 04 610 "Выбытия  из кассы";

     - внесение наличных денежных средств  на внебюджетный счет:

     Дебет 0 201 01 510 "Поступление денежных средств  учреждения на банковские счета" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

     - выдача денежных средств подотчетному  лицу:

     Дебет соответствующих счетов аналитического учета 0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

     - выдача заработной платы:

     Дебет 0 302 01 830 "Погашение кредиторской задолженности по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

     - выдача депонированной заработной платы:

     Дебет 0 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности  по расчетам с депонентами" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

     - выдача вознаграждения по договорам  гражданско-правового характера:

     Дебет 0 302 07 830, 0 302 06 830... (в зависимости от вида оказываемых услуг) Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы".

     Рассмотрим  порядок отражения кассовых операций в бухгалтерском учете на конкретном примере.

     Пример. В кассе бюджетного учреждения 20 августа 2005 г. имели место следующие  операции:

     1. Получены с лицевого счета денежные средства на выплату:

     - аванса за август сотрудникам  в сумме 175 000 руб.;

     - аванса на командировочные расходы  в сумме 5000 руб., в том числе:  на проезд - 2000 руб., суточные - 500 руб., оплата проживания - 2500 руб.;

     - вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (далее - договоры ГПХ): переводчику - 600 руб.;

     - средств для выдачи в подотчет  на приобретение ГСМ - 1000 руб.;

     - средств для выдачи в подотчет  на приобретение основных средств  - 2000 руб.

     2. Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению хозяйственных товаров - 125 руб.

     3. Выданы под отчет денежные  средства на командировку в  сумме 5000 руб.

     4. Выданы под отчет денежные  средства на приобретение ГСМ  в сумме 1000 руб.

     5. Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств в сумме 2000 руб.

     Учреждение  обслуживается в территориальном  органе Федерального казначейства.

     В бухгалтерском учете названные  операции отражаются следующими записями:

По истечении  трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, то есть 22 августа, будут сделаны следующие  бухгалтерские записи: 

--------------------------------

    <2> Выплата производится по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401).

    Обратите  внимание: в соответствии с Приказом Минфина России N 26н <3> при формировании рабочего плана счетов в счете 0 201 04 000 "Касса" используется КИВФ - классификация  источников внутреннего финансирования дефицитов бюджетов РФ. Значение КИВФ выбирается в соответствии с Приложением N 7 к Приказу Минфина России от 10.12.2004 N 114н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ" (далее - Приказ N 114н).

    --------------------------------

    <3> Методические указания по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 24.02.2005 N 26н.

    Таким образом, при учете движения денежных средств в кассе встает вопрос контроля их целевого использования. При  получении денег из банка в  кредите счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" последние три знака - подстатья экономической классификации расходов. Следовательно, кассовый расход всегда учитывается по подстатьям расходов. В счет 0 201 04 000 "Касса" экономическая классификация расходов не включена. Однако для правильного ведения учета и соблюдения целевого использования на каждый момент времени остаток в кассе должен быть расписан по подстатьям расходов. Выход из данной ситуации - введение аналитических признаков к счету. Можно предложить следующую схему формирования "аналитики" по счету 0 201 04 000 "Касса":

    1-й  уровень - целевая статья (ЦР) в  соответствии с Приложением N 3 к Приказу N 114н;

    2-й  уровень - вид расходов (ВР) в соответствии с Приложением N 4 к Приказу N 114н;

    3-й  уровень - подведомственное учреждение (ПУ) в соответствии со структурой  организации;

    4-й  уровень - подстатья расходов (ПР) в соответствии с Приложением  N 5 к Приказу N 114.

    В этом случае записи по счету 0 201 04 000 "Касса" будут следующими:

    Дебет, Кредит 0 201 04 000 ЦС, ВР, ПУ, ПР.

    При использовании автоматизированного  учета можно строить оборотные  ведомости движения денежных средств  в разрезе любого признака аналитического учета. Такая организации учета  поможет оперативно контролировать работу кассы, избежать перерасхода по подстатьям экономической классификации расходов. 

    7 РЕВИЗИЯ КАССЫ 

    Важный  организационный момент в кассовом учете - ревизия кассы и контроль кассовой дисциплины. Ревизия кассы  производится как работниками учреждения (внутренняя ревизия), так и органами финансового контроля (внешняя ревизия).

    Организация внутренних ревизий кассы в учреждении определена п. 37 Порядка ведения  кассовых операций: в сроки, установленные  руководителем предприятия, а также  при смене кассиров на каждом предприятии  производится внезапная ревизия  кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

    Ревизия кассы должна проводиться не реже одного раза в месяц. Для этого  приказом руководителя назначается комиссия. Результаты ревизии оформляются актом (Приложение N 4 к Порядку ведения кассовых операций). Таким образом, внутренние ревизии кассы направлены в первую очередь на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в кассе.

    Цель  проверки кассовых операций органами финансового контроля - установление соответствия применяемой в организации  методики бухгалтерского учета нормативным  документам. В круг вопросов внешней  проверки входят:

    1. Полнота и своевременность отражения  в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства РФ.

    2. Сохранность денежных средств  и иных ценностей, находящихся  в кассе. Организация транспортировки  денежных средств в бюджетном  учреждении.

    3. Целевое использование денежных средств.

    4. Правильность документального оформления  кассовых операций в соответствии  с установленными правилами.

    5. Соблюдение лимита кассы.

    6. Своевременность проведения ревизий  кассы. Отражение результатов  ревизии на счетах бухгалтерского  учета.

    В ходе проверки кассовых операций рассматриваются:

    - полнота  оприходования денежных средств,  полученных с лицевых счетов, открытых в отделении Федерального  казначейства. Поступления проверяются  путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка, приходных кассовых ордерах;

    - полнота  сдачи денежных средств на  счета учреждения. Сопоставляются  данные расходных кассовых ордеров,  объявлений на взнос наличных  денег, выписок банка;

    - юридическая  обоснованность выдачи денежных  средств из кассы. Проверяется наличие приказов и распоряжений (о командировках, о назначении лиц, ответственных за получение денежных средств, о наделении полномочиями на право подписи кассовых документов и т.д.), доверенностей, заявлений на выдачу денежных средств под отчет;

    - соблюдение  установленных предельных сумм  расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами. Предельный  размер установлен Указанием  ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-у. Для выявления  фактов превышения предельного  размера денежных средств проверяют Кассовую книгу, Журнал регистрации кассовых документов, обороты по счетам "Расчеты с подотчетными лицами", "Расчеты с дебиторами и кредиторами";

    - соблюдение  установленного лимита остатка  наличных денежных средств в  кассе предприятия. Проверка производится по Кассовой книге без учета трехдневного срока выдачи заработной платы;

    - ведение  Кассовой книги, Журнала регистрации  кассовых документов, оформление  приходных и расходных кассовых  документов. Проверяется соответствие  применяемых форм первичных документов по учету кассовых операций унифицированным формам, полнота и правильность заполнения реквизитов в документах. Также проверке подлежит соответствие записей в приходных и расходных кассовых документах записям в Кассовой книге. При ведении учета вручную производится проверка арифметических подсчетов оборотов и остатков.