Учет кассовых операций и контроль использования денежных средств

- систематически  нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие  спиртными напитками либо употребляющие  наркотические вещества без назначения  врача.

Существует  ряд требований по технической укрепленности  и оборудованию помещения кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться  в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы  должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться  у кассира.

Правилами запрещается  хранение в кассах денег и ценностей, не принадлежащих данной организации. О случае всех попыток вторжения  в помещения кассы, кассир обязан сообщить руководителю организации  и в органы внутренних дел. В результате проводят проверку наличия в кассе  средств, и по ее результатам составляется акт, который подписывается всеми  участвовавшими в проверке лицами.

Таким образом, вся ответственность за сохранность  принятых наличных денег и ценностей, за правильное отражение всех хозяйственных  операций по кассе в кассовой книге  несет материально ответственное  лицо – кассир. Контроль за его деятельностью  осуществляет главный бухгалтер.

В Витебскм филиале РУП «Белтелеком» соблюдаются все вышеперечисленные требования, определяющие порядок оформления кассовых операций.

Порядок документального  оформления операций по кассе организации  представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема документального оформления операций кассы

Примечание: собственная разработка

 

1.3.Порядок проведения инвентаризации  и оформление ее результатов

 

 

По ряду причин данные бухгалтерского учета, накопленные  с использованием документов, могут  не соответствовать фактическому состоянию  объектов учета. Поэтому в дополнение к документации используется другой метод бухгалтерского учета –  инвентаризация. Инвентаризация –  это проверка и документальное подтверждение  фактического наличия средств (активов) или источников их образования (пассивов) в натуре, выявление отклонений от данных текущего бухгалтерского учета  и принятие решений по внесению соответствующих  изменений. Различают инвентаризации:

1. в зависимости от полноты охвата средств:
• проверяются все виды средств и источников;
• частичные (выборочные) – проверкой охватываются только отдельные виды имущества и обязательств;
2. по частоте или периодичности проведения:
• ежесменные – инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия продукции при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами;
• ежемесячные (квартальные, полугодовые) – инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе;
• годовые – проводятся перед составлением годового бухгалтерского отчета;
3. по характеру проведения:
• плановые – проводятся в установленные сроки;
• внеплановые – проводятся вне плана (внезапно) или в необходимых случаях (обязательные): при смене материально – ответственного лица, главного бухгалтера или руководителя организации, при установлении фактов хищений (поступлении информации об их совершении), после стихийных бедствий (пожара, наводнения и т.д.), при реорганизации или ликвидации организации, по решению суда, правоохранительных или контрольных органов.

Порядок проведения инвентаризации  различных видов  средств и оформление ее результатов  определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством  финансов Республики Беларусь 05.12.1995г. № 54. Общие правила проведения инвентаризации определены частью 2 методических указаний. В соответствии с ними для проведения инвентаризации на организации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав комиссии утверждает руководитель организации  приказом, постановлением или распоряжением. В состав инвентаризационной  комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты, указав на них «до  инвентаризации на (дата)».

Материально – ответственные лица (МОЛ) дают расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а  выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие денежных средств при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально – ответственного лица.

Сведения  о фактическом наличии имущества  и реально учтенных финансовых обязательствах записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (Приложение В). Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально – ответственное лицо. В конце описи материально – ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких – либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

У материально  – ответственного лица берутся письменные объяснения всех фактов выявления отклонений.

Акт и объяснительная записка материально – ответственного лица вместе с предложениями инвентаризационной комиссии передаются руководителю для рассмотрения и утверждения.

На основании  действующего законодательства и с  учетом представленных документов принимается  решение об оприходовании излишков; о списании стоимости недостающих  ценностей на издержки в пределах норм естественной убыли, на виновных лиц, которые должны возместить нанесенный ущерб или на убытки, если виновных установить не удалось, либо судом отказано в возмещении ущерба.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.

В бухгалтерском  учете выявленные излишки имущества  отражают по дебету счетов, предназначенных  для учета соответствующего вида имущества (50 «Касса») и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы а недостачи отражают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Корреспонденция счетов представлена в таблице 1.1.

 

 

 

 

Таблица 1.1 - Корреспонденция счетов

 

Дт	Название счета	Кт	Название счета
50	«Касса»	92	«Внереализационные доходы и расходы» Недостачи различных видов средств, выявленных при проведении инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят  в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту  счетов учета имущества
94	«Недостачи и потери от порчи ценностей»	50	«Касса». Суммы недостач списываются  в зависимости от установленных  причин и виновников. Если конкретный виновник не установлен, то по решению  руководителя организации сумма  недостачи может быть списана  на убытки:
92	Внереализационные доходы и расходы»	94	«Недостачи и потери от порчи ценностей»
Если недостача списывается за счет виновного лица, то составляют следующие корреспонденции счетов: на сумму фактической себестоимости  имущества и ценностей:
73/2	«Расчеты по возмещению материального  ущерба»	94	Недостачи и потери от порчи ценностей»
На сумму разницы между розничной  ценой недостающих имущества  и ценностей и фактической  себестоимостью:
73/2	«Расчеты по возмещению материального  ущерба»	98/4	«Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей»
Погашение недостачи виновным лицом может осуществляться внесением  наличных денег в кассу организации  либо удержанием из причитающейся заработной платы виновного согласно письменному  заявлению:
50,70 7	«Касса», «Расчеты с персоналам по оплате труда»	73/2	Расчеты по возмещению материального  ущерба»

Примечание: собственная  разработка

 

Результаты инвентаризации после  утверждения их руководителем организации  отражаются в бухгалтерском учете  в том месяце, в котором была закончена инвентаризация.

 

 

 

 

 

2 Учет кассовых операций

 

 

Для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации  Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, предусмотрен счет 50 «Касса». Счет активный. Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы  денег больше, чем там имеется. Остаток по этому счету на конец  отчетного периода отражается в  активе баланса по строке 261 Бухгалтерского баланса. Сальдо по счету свидетельствует  о наличии свободных денег  у организации.

К счету 50 «Касса»  могут открываться при необходимости, следующие субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы»;

50-4 «Валютная  касса»;

50-5 «Касса  филиала».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для  учета денежных средств в головной кассе.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в  кассах вокзалов, автопарков, товарных контор и эксплуатационных участков, отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов пристаней и т.п.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок  государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и  других денежных документов.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» предназначен для  учета кассовых операций в иностранной  валюте при осуществлении внешнеэкономической  деятельности, в том числе при  направлении работников в заграничные  командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета  кассовых операций обособленных филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление  денежных средств и денежных документов в кассу организации в корреспонденции  с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации товаров, работ, услуг и других. По кредиту счета 50 «Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации  в корреспонденции с дебетом  счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и других.

При ведении учета по полной журнально  – ордерной форме кредитовые обороты  по счету 50 отражаются в журнале - ордере №1, а дебетовые – в ведомости  №1.

Каждому отчету в регистре отводится  одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в регистре должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Поступление денежных средств в  кассу отражается следующими проводками (таблица 2.1):

Таблица 2.1 - Корреспонденция счетов

Дт	Название счета	Кт	Название счета
50	«Касса» (субсчета 1)	50	«Касса» (субсчета 2) – на поступление  денежных средств в кассу организации  из операционной кассы, ж/о 1;
		51	«Расчетный счет» - при поступлении  денежных средств с расчетного счета  в банке, ж/о 2;
		52	«Валютные счета» - при поступлении  наличной валюты в кассу с валютных счетов в банке, ж/о 2/1;
		55	«Специальные счета в банках» - при поступлении денежных средств  со счета в банке, на котором хранятся средства целевого финансирования (поступление) на содержание социальных учреждений, полученные от родителей, и из прочих источников; денежных средств, поступивших  в кассу филиалов и других подразделений  ПО, которым открыты текущие счета  в местных учреждениях банков для осуществления текущих расходов (соответствующие субсчета для учета  перечисленных средств организации  устанавливают самостоятельно), ж/о 3;
		57	«Переводы в пути» - на сумму сданной  выручки из операционной кассы в  кассу организации через инкассатора, ж/о 3;
		60	«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при возмещении поставщиками в  добровольном порядке стоимости  недостачи материальных ценностей, ж/о 6;
		62	«Расчеты с покупателями и заказчиками» - на выручку от реализации продукции, работ, услуг, прочих активов, поступившую  от покупателей согласно акцептованным  расчетным документам при расчетах, производимых наличными денежными  средствами, на сумму полученных авансов, ж/о 11;
		66	«Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - при поступлении денежных средств в кассу организации  за счет краткосрочных кредитов банков и займов других организаций, ж/о 4;
		67	«Расчеты по долгосрочным кредитам и  займам» - при поступлении денежных средств в кассу организации  за счет долгосрочных кредитов банков и займов других организаций, ж/о 4;
		71	«Расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованных подотчетных  сумм, ж/о 7;
		73	«Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на сумму платежей, поступивших  от работников организации в погашение  задолженности по предоставленным  займам на индивидуальное и кооперативное  жилищное строительство; приобретение или строительство садовых домиков  и на другие нужды; в возмещение материального  ущерба разных видов, ж/о 8;
		75	«Расчеты с учредителями» - на поступившие  суммы от учредителей (участников) организации, ж/о 8;
		76	«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - при поступлении  денег в погашение различного рода дебиторской задолженности (плата  родителей за детей в детских  учреждениях, квартплата, претензионные  и страховые суммы), ж/о 9;
		79	«Внутрихозяйственные расчеты» - на полученные в кассу денежные средства учредителем управления в счет причитающегося ему дохода (прибыли), ж/о 9;
		80	«Уставный фонд» - денежные суммы, внесенные  в кассу организации товарищами простого товарищества в счет их вкладов  в уставный фонд, ж/о 12;
		86	«Целевое финансирование» - на поступления  денежных средств за счет целевого финансирования, ж/о 12;
		90	«Реализация» - на поступившую выручку  за реализованную продукцию, товары, работы, услуги, ж/о 11;
		91	«Операционные доходы и расходы» - на поступившую оплату за проданные  основные средства, материальные ценности, ценные бумаги и нематериальные активы, ж/о 13;
		92	«Внереализационные доходы и расходы» - при оприходовании излишков денег, выявленных при инвентаризации кассы, ж/о 15;
		98	«Доходы будущих периодов» - поступление  в кассу доходов, относящихся  к будущим отчетным периодам (арендная или квартирная плата, плата за коммунальные услуги, выручка за грузовые перевозки, за перевозки пассажиров по декадным, месячным и квартальным билетам, абонементная плата за пользование  средствами связи), ж/о 15.