Учет кассовых операций и контроль использования денежных средств

-своевременное  выявление результатов инвентаризации  денежных средств, документов  и расчетов, обеспечение взыскания  дебиторской и погашение кредиторской  задолженностей и ссуд кредитных  учреждений в установленные сроки;

-обеспечение  сохранности денежных средств,  документов в кассе и других  местах их выдачи, бесперебойное  удовлетворение денежной наличностью  всех неотложных нужд предприятия,  где по условиям расчетов или  исходя из характера деятельности  она необходима;

-изыскание  возможности наиболее рационального  вложения свободных денежных  средств как источника финансовых  инвестиций, приносящих доход [13, стр. 4]:.

С 1 января 2004 г. Изменился порядок учета денежных документов, так как именно с этой даты вступил в силу утвержденный постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 Типовой план счетов бухгалтерского учета. Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета (комментариями к счету 50 «Касса») определено, что к счету 50 может  быть открыт субсчет 50-3 «Денежные документы».

Постановлением  Правления Национального банка  Республики Беларусь 17.01.2008 № 4 утверждена Инструкция о порядке ведения  кассовых операций и расчетов наличными  денежными средствами в белорусских  рублях на территории Республики Беларусь, разработана на основании статей 26 и 30 Банковского Кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными  денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских  рублях. Настоящая Инструкция обязательна  для выполнения юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями, частными нотариусами, осуществляющими свою деятельность на территории Республики Беларусь.

1.2.Порядок  приема и выдачи наличных денег,  оформления кассовых документов.

Минфином  РБ 29 марта 2010 г. принято постановление № 38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций», которое вступило в силу с 1 июля 2010 г.

Постановлением  № 38 утверждены типовые формы первичных  учетных документов по оформлению кассовых операций:

- КО-1 «Приходный  кассовый ордер» (для оформления  кассовых операций по оприходованию  денежных средств в национальной  валюте);

- КО-1в «Приходный  кассовый ордер» (для оформления  кассовых операций по оприходованию  денежных средств в иностранной  валюте);

- КО-2 «Расходный  кассовый ордер» (для оформления  кассовых операций по выдаче  денежных средств в национальной  валюте);

- КО-2в «Расходный  кассовый ордер» (для оформления  кассовых операций по выдаче  денежных средств в иностранной  валюте).

19 ноября 2009 г. вступило в силу совместное  постановление Минфина, МНС и  Минсвязи РБ от 04.11.2009 № 134/78/52. Им была утверждена Инструкция  о порядке приобретения, учета,  хранения, использования и возврата  бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и  реализации которых подлежит  внесению в электронный банк  данных об изготовленных и  реализованных бланках первичных  учетных документов и контрольных  знака.

Правом разработки оригинал-макета бланков ПКО и  их изготовления по-прежнему наделено республиканское унитарное предприятие  «Издательство «Белбланковыд» в  порядке, определенном Минфином РБ.

Право на осуществление  реализации бланков ПКО имеют  следующие юридические лица (реализующие  организации):

- республиканское  унитарное предприятие «Издательство  «Белбланковыд» Департамента государственных  знаков Минфина РБ;

- республиканское  государственное объединение «Белпочта»  Минсвязи и информатизации РБ;

- республиканское  унитарное предприятие «Информационно- издательский центр по налогам и сборам» (постановление МНС РБ от 25.06.2003 № 71 «О юридических лицах, имеющих право осуществлять реализацию бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках» (с изменениями и дополнениями от 19.05.2009 № 45)).

При приобретении бланков строгой отчетности (БСО), включенных в электронный банк данных, в т.ч. ПКО, заявка не нужна с 1 сентября 2009 года.

Инструкцией № 134/78/52 упрощен порядок приобретения БСО, включенных в электронный банк данных, в т.ч. и ПКО. Для приобретения бланков первичных учетных документов юридические лица напрямую могут  обращаться в реализующие организации (без посещения налогового органа) для подачи заявления на размещение в электронный банк данных заявки на реализацию указанных бланков.

Хранение, учет, использование и уничтожение  ПКО, как и всех БСО, осуществляются организациями по Инструкции о порядке  использования и бухгалтерского учета БСО, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

Не следует  забывать, что кассиры – это  работники, с которыми на основании  ст. 405 Трудового кодекса РБ должны заключаться письменные договоры о  полной материальной ответственности. Примерный перечень должностей и  работ, замещаемых или выполняемых  работниками, с которыми нанимателем  могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Совета Министров РБ от 25.06.2000 № 764. Этим же постановлением утверждена и форма  примерного договора.

Касса Витебского филиала РУП «Белтелеком» принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (Приложение А). Он состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к нему. В подтверждение факта приема денег квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенные печатью, передаются лицу, уплатившему денежные средства. Прием денег по КО-1 может производиться только в день его составления, причем после получения денег приходный ордер должен быть немедленно подписан кассиром. Исправления в приходном кассовом ордере не допускаются.

Выдача наличных денег из кассы предприятия может  производиться:

• по расходному кассовому ордеру формы КО-2;
• платежной ведомости с последующим наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомостиделается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

По истечении  установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты пенсий, пособий кассир должен в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку «депонировано», составить реестр депонированных сумм, а на титульном листе платежной ведомости указать сумму фактически выплаченную и невыплаченную (цифрами и прописью) и заверить данные своей подписью. Депонированные суммы кассир сдает в банк. На сумму сдаваемых наличных денег в банк составляется один общий расходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем  и главным бухгалтером. Ордер  также заверяется подписью кассира  (Приложение Б). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, и берет расписку получателя. Таким же образом оформляется выдача наличных денег по платежной ведомости, то есть получатели предъявляют документы и расписываются в графе ведомости.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости. В случае выдачи денег по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег бухгалтером делается запись «по доверенности» и указываются  реквизиты лица, которому доверено получение наличных денег. Выдача денег  лицам, не состоящим в списочном  составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписанных отдельно на каждое лицо либо по отдельной  ведомости.

Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который они были выданы, или  со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в  бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Кассир имеет право выдавать деньги под отчет только при условии  полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

До передачи в кассу организации приходные  и расходные кассовые ордера и  заменяющие их документы регистрируются в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  формы № 1 или форма № 1-а. Журнал формы № 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, форма №1-а ведется по расходным и приходным ордерам  вместе. В Витебском филиале РУП «Белтелеком»  бухгалтер заполняет журнал формы №1.

Таким образом, все приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с указанием  числа, месяца, года. При этом прием  и выдача денег по кассовым ордерам  может производиться только в  день их составления. Кроме этого  кассир не должен принимать к исполнению кассовые ордера не заполненные полностью[7, стр.5]:.

Постановлением  Минфина РБ от 29.03.2010 № 38 с 1 июля 2010 г. Признано утратившим силу постановление № 43. Минфином РБ в соответствии с нормами ст. 10 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» разрешено вести кассовую книгу по формам, самостоятельно разработанным организацией с соблюдением требований, установленных данной статьей и учетной политикой организации. В свою очередь, организации имеют право продолжать вести кассовые книги по формам КО-4 и КО-4в.

В настоящее  время Витебский филиал РУП «Белтелеком»  применяет кассовую книгу формы КО-4.

Кассовая  книга должна быть пронумерована, прошнурована, и скреплена печатью на последней  странице, где делается запись «В книге  пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с  горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром  и заполняется с лицевой и  оборотной стороны через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Второй экземпляр служит отчетом  кассира, который передается главному бухгалтеру. При этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми  номерами.

Подчистки и  неоговоренные исправления в  кассовой книге не допускаются. Сделанные  исправления должны быть обязательно  заверены подписями кассира, а также  главного бухгалтера организации или  лица, его замещающего.

Записи в  кассовую книгу должны производиться  кассиром сразу после получения  или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Для этого в листе есть две  колонки «Приход» и «Расход». Ежедневно  в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день по приходу  и расходу, выводит остаток на следующее число и передает в  бухгалтерию в качестве отчета кассира  второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге. Не допускается составление отчета кассира за несколько рабочих  дней.

Контроль  правильности ведения кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации. В бухгалтерии, поступающие  кассовые отчеты с первичными документами  подвергаются обработке. Каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и  субсчета. Кроме этого остаток  денег на начало дня по отчету кассира  сверяется с остатком на конец  дня, показанном в предыдущем отчете, проверяется также правильность выведенных оборотов и остатка.

Руководители  организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и  других ценностей в кассе, а также  при доставке их из банка и сдачи  в банк. Поэтому руководителям  при приеме на работу кассира и  других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется  обращаться в органы внутренних дел  и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах.

На эти  должности по возможности не допускаются  лица:

- ранее привлекающиеся  к уголовной ответственности  за умышленные преступления, судимость  которых не погашена или не  снята в установленном порядке;

- страдающие  хроническими психическими заболеваниями;