Учет и аудит денежных средств

     Аудитор может начать проверку правильности оформления кассовых документов с отчета кассира и приложенным к нему первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, квитанции и др.), кассовой книги и журнала регистраций  кассовых ордеров.

     Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.
     О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
     Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Аудитор должен прверить все РКО, которые были оформлены на основании доверенности. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
    Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
    Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
      В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
     Аудитор проверяет, чтобы все приходники и расходники были зарегистрированы в журнале регистрации  и во всех документах стояли необходимые подписи.

     Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие должно вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
     Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
    Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.      

     Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
     На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Результаты проверки ведения кассовой книги оформляются по установленной форме (Приложение 2).
      Одним из правил, которым пренебрегают многие организации, является  соблюдение лимита остатка кассы, установленного банком. Проследить как выполнялось это условие можно по ежедневным отчетам кассира. Для начала ему необходимо знать какой лимит установлен данному предприятию. Посмотреть эту сумму можно в документе, кторовый называется « Расчет на установление лимита остатка кассы»
Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе
      В кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе организации или учреждения с учетом изменившихся условий работы.
     Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только 3 рабочих дня – заработная плата (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.
     Если отсутствует справка банка об установлении лимита остатка кассы или выявлены случаи превышения лимита, аудитор предупреждает клиента о возможных штрафных санкциях, установленных Указом Президента РФ, аудитор оформит выводы по установленной форме (Приложение 3).

     Аудитором проверяется полнота и своевременность оприходования, правильности списания денежных средств в расход, отражения данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета
      Немаловажным вопросом проверки является своевременность оприходования наличных денег в кассу, снятых с расчетного счета в банке, нужно сравнить дату снятия денег  со счета и дату поступления этих денег в кассу.

     Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
    Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки).
     Результаты проверки на своевременность оприходования денежной наличности, полученной в банке и внесения денежной наличности из кассы в банк оформляются по установленной форме (Приложение 5,6).
     При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.
Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность.    

     При увольнении работники должны погашать свою задолженность. В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.
    Наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.
Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
     Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».
      Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы и с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.
     Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются:
- Главная книга;
- журналы-ордера и ведомости по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», по счету 50 «Касса»;
- журнал регистрации платежных ведомостей.
Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.
      В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, кассир должен:
- в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.
      Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.
Важность аудита данного участка учета определяется значительным числом нарушений, которые следует исключить в учетной практике.
В заключении исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счёту 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатков. Для этого сверяются данные Кассовой книги, отчёта кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Выявленные расхождения между сравниваемыми показателями означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными не внимательностью бухгалтера при подсчёте, так и преднамеренными Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия.

 

2.3.           Проверка соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин

    Статья 2. ФЗ « О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» указан список видов деятельности, при осуществлении  которых использование ККТ обязательно. Опираясь на этот закон, аудитор должен проверить, использует ли предприятие ККТ, зарегистрирована ли она в налоговых органах. В этом же законе есть требования к применению ККТ,  которые предприятие должно соблюдать в обязательном порядке.

     Организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:
- осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
- применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
- выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;
- обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;
- производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.
Организации, использующие ККМ для учета выручки, ведут книгу кассира-операциониста, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера, и зарегистрирована в налоговых органах по месту постановки на учет. В ней обязательно фиксируют показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Если в организации используют несколько ККМ, на каждую из них должна быть заведена книга кассира-операциониста.
     Для проверки полноты оприходования выручки через ККМ аудитор сверяет на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, кассовой книги. Одновременно он проверяет, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации.
     Результаты проверки наличия ККМ и соответствующих регистрационных документов на них оформляются по установленной форме (Приложение 7).
        Неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники, применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка и условий ее регистрации и применения, а равно отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей.

 

2.4.           Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассы

     Ошибки и нарушения, выявленные в процессе аудиторской проверки кассы, могут носить как необратимый, так и обратимый характер.
Так, например, если аудитор обнаружил документы, на которых отсутствует подпись руководителя, и в процессе дальнейшей проверки выяснилось, что такой документ был принят кассиром к оплате без злого умысла, по небрежности, то расходные кассовые ордера в процессе проверки могут быть подписаны руководителем предприятия. Таким образом, такое нарушение носит обратимый характер.
     Однако, если в процессе проверки, в действиях кассира - ответственного лица, установлено наличие злого умысла, аудитор должен в акте дать оценку действиям должностного лица, привести факты, дать рекомендации по отстранению лица от должности и возмещении ущерба. В данном случае нарушение, будет носить уже необратимый характер.

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:
­- не указывается название организации;
­- не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
­- неправильно указывается или не указывается дата;
­- не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
­- после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
­- отсутствуют необходимые подписи и печати;
­- отсутствуют росписи получателей денежных средств.
Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:
­- не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
­- не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
­- ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
­ иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их - ежедневно или раз в три-пять дней;
­ в практике встречаются случаи, когда ведется не одна кассовая книга, в соответствии с законодательством, а несколько, чаще в каждом структурном подразделении своя.
Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций
­- Неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);
­- Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);
­- Излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;
­- Списание сумм без оснований и по подложным документам;
­- Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
­- Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
­- Присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;
­- Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
­- Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
­- Расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;
­- Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе.