1.3. Организация документооборота

    Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать: наименование отчетов или первичных документов;  время составления; лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах; сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию.

    Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем, чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; код формы; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственных операций; измерители хозяйственных операций (количества, суммы); должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники. При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты. Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа: 1) документы проверяются по существу, т. е, устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе; 2) производится формальная проверка документа; 3) проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической промерке, таксировке и контировке. Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей. Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы. Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции. После записи документов по регистрам происходит погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено».  
 

       1.4. Инвентаризация и ее место в первичном учете

       Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

       Частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и не мешающий процессу производства.

       Периодическая инвентаризация осуществляются в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.

       Полная  инвентаризация – это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.

       Выборочная  инвентаризация имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально-ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов и т. д.

       Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

       Проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а

также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества,

инвентаризация  которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

• при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи

ценностей;

• в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций,

вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации, ликвидации организации в других случаях,

предусмотренных законодательством Российской Федерации.

    Инвентаризации  подлежит все имущество и виды финансовых обязательств. Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:

• по основным средствам – один раз в три года, а по библиотечным

фондам – один раз в пять лет;

• по капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1 декабря

отчетного года;

• по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки,

готовой продукции, сырью и материалам – не ранее 1 октября отчетного года;

• по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем

Севере и приравненных местностях, – в период наименьших их остатков.

    Инвентаризация  денежных средств в кассе, на расчетных  и валютных счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

       Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка. 
 

     2. Практическая часть

Задание 1.  Составление бухгалтерского баланса

Приложение

к приказу  Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н

(с учетом  приказа Госкомстата РФ и Минфина  РФ

от 14 ноября 2003 г. № 475/102н)

 
Бухгалтерский баланс

Форма 0710001 с. 2