Состав учетной политики организации: организационный, технический и методический аспекты

    Так, согласно п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" подобные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

    Кроме того, в соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета в формах первичных документов могут быть включены дополнительные реквизиты. Подобные дополнения в первичные учетные документы могут быть внесены в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации.

    Формы документов для внутренней бухгалтерской  отчетности утверждаются для целей  представления обособленными подразделениями  организации (в том числе выделенными  на отдельный баланс) информации о  своей деятельности.

    Такие формы документов должны быть построены таким образом, чтобы они содержали все показатели, необходимые дня последующего формирования достоверного и полного представления о финансовом положении организации в целом, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

    Данные  формы могут полностью повторять  формы бухгалтерской отчетности организаций и в таком виде, как правило, применяются в отношении  подразделений организации, выделенных на отдельный баланс.

    Организация также вправе установить иные формы отчетности для своих подразделений. Они могут быть составлены в виде регистров учета, перечней, оборотно-сальдовых ведомостей и т. п. При утверждении форм документов особое внимание следует обратить на то, какие лица подразделения, представляющего внутреннюю бухгалтерскую отчетность, имеют право ее подписи (руководитель подразделения, бухгалтер и т. п.). Ограничения в отношении форм рассматриваемых документов нормативными актами по бухгалтерскому учету не предусмотрены.

    Кроме того, организации следует установить способ представления форм внутренней бухгалтерской отчетности (на бумажных носителях, на магнитных и иных носителях информации (дискеты, диски и т. п.)) и сроки ее представления.

    Каких-либо ограничений по способам представления внутренней бухгалтерской отчетности нормативные акты по бухгалтерскому учету также не содержат. При утверждении сроков представления внутренней бухгалтерской отчетности организации следует исходить из сроков, установленных для представления бухгалтерской отчетности организации, а также периода времени, необходимого для составления данной отчетности на основании сведений, представляемых обособленными подразделениями.

    В соответствии с п. 1 ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

    При этом порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, перечень имущества и обязательств, проверяемых в ходе каждой из них, и т. д.) и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. К таким случаям относятся:

• передача имущества в аренду;
• выкуп, продажа имущества;
• преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• смена материально ответственных лиц;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийные бедствия, пожары или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
• реорганизация или ликвидация организации;
• иные случаи, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

    Таким образом, в учетной политике организации следует отразить:

• по каждой статье имущества и финансовых обязательств количество инвентаризаций в отчетном году. Например, основные средства — один раз в год, товары на складе — ежемесячно и т. д.;
• даты проведения инвентаризаций.

    В соответствии с п. 5.1. Положения о документообороте движение первичных документов в бухгалтерском учете, под которым понимается их создание или получение от других организаций, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив (документооборот), регламентируется графиком.

    Данный  график должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений организации и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

    График  документооборота должен способствовать улучшению всего учетного процесса организации, а также усилению контрольных  функций бухгалтерского учета.

    График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения.

    В составе учетной политики организации  должен быть утвержден график документооборота, предусматривающий в отношении каждого первичного документа, применяемого организацией для оформления фактов хозяйственной деятельности, следующие сведения⁵:

• данные о создании или получении документа:
• количество экземпляров;
• лицо (служба), ответственное за выписку или за получение документа от контрагента;
• лицо (служба), ответственное за оформление документа;
• время составления документа (непосредственно в момент совершения операции, сразу после ее совершения);
• данные о принятии к учету и обработке документа:
• лицо (служба), ответственное за представление документа в бухгалтерию организации;
• срок представления документа в бухгалтерию организации;
• порядок представления документа в бухгалтерию организации;
• лицо (служба), ответственное за проверку документа;
• данные об обработке документа:
• лицо (служба), ответственное за обработку документа;
• срок исполнения;
• данные о передаче в архив:
• лицо (служба), ответственное за передачу документа в архив;
• срок, по истечении которого документ подлежит передаче в архив.

    Технология  обработки учетной документации подразумевает под собой систематизацию и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных  учетных документах, в регистрах  бухгалтерского учета.

    Регистры  бухгалтерского учета могут вестись  как ручным способом, так и с применением вычислительной техники.

    В учетной политике должен быть отражен  порядок обработки учетной информации (ручным способом или с применением  вычислительной техники). В случае обработки  учетной информации с применением  вычислительной техники указывается используемая в организации бухгалтерская программа.

    Лицом, ответственным за разработку учетной  политики организации, является ее главный  бухгалтер (п. 2 ст. 7 Закона) или иное лицо, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ПБУ 1/2008).

    Утверждается  учетная политика внутренним распорядительным документом организации (п. 3 ст. 6 Закона, п. 12 ст. 167 НК РФ) – это, как правило, приказ или распоряжение ее руководителя. Аналогичными документами вводятся в действие и иные документы, утверждаемые вместе с ней.

    Не  секрет, что на практике сотрудники налоговых органов требуют представления  им учетной политики на следующий год одновременно с представлением годовой отчетности за предыдущий год. Однако следует помнить, что в законодательстве такое требование не содержится, поэтому выполнять его налогоплательщик не обязан – представить в налоговый орган без его специального требования налогоплательщик может только в виде своей доброй воли.

    Ежегодно  при утверждении учетной политики на очередной финансовый год главный  бухгалтер отслеживает изменения, произошедшие в действующих нормативно-правовых актах, влияющие на порядок ведения учета и, соответственно, на содержание учетной политики⁶.

    Напомним, что и Закон, и Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" устанавливают принцип последовательности учетной политики. Однако изменение законодательства является достаточным и, более того, наиболее распространенным основанием для связанной с ним корректировки учетной политики.

    По  общему правилу учетная политика организации в течение отчетного периода изменению не подлежит.

    Изменение учетной политики организации допускается только по основаниям и в порядке, установленным законодательством.

    В соответствии с п. 4 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год, изменение учетной политики может производиться в случаях:

• Изменения законодательства России или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета.
• Разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета. Согласно п. 10 ПБУ 1/2008 применение организацией нового способа ведения бухгалтерского учета должно предполагать более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации.
• Существенного изменения условий ее деятельности. Существенное изменение условий деятельности организации может быть связано с реорганизацией, сменой собственников, изменением видов деятельности и т.п.

    При этом необходимо учитывать, что не считается  изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее или возникших впервые в деятельности организации.

    Таким образом, утверждение способа ведения  бухгалтерского учета указанных фактов хозяйственной деятельности возможно в течение отчетного периода.

    При изменении учетной политики необходимо учитывать следующее⁷:

• Изменение учетной политики оформляется организацией в виде отдельного акта (положения), утверждаемого властно-распорядительным актом (приказом, распоряжением и пр.) руководителя организации (п. 11 ПБУ 1/2008). По нашему мнению, возможны два варианта оформления: составление акта, содержащего полный текст учетной политики, или составление акта, содержащего только текст изменений.
• Изменение учетной политики должно быть обоснованным. В приказе об изменении учетной политики организации должно быть указано, по каким причинам в учетную политику организации вносятся соответствующие изменения.
• Изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обуславливается причиной такого изменения (п. 12 ПБУ 1/2008).
• Изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение организации, финансовые результаты ее деятельности и (или) движение денежных средств, подлежат обособленному раскрытию в бухгалтерской отчетности (п. 16 ПБУ 1/2008).
• Изменения учетной политики на год, следующий за отчетным, объявляются в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организации (п. 25 ПБУ 1/2008).