Система внутреннего контроля

* проведение  обязательного (или инициативного)  аудита финансово-хозяйственной  деятельности компании;

* анализ  и сопоставление данных, получаемых  от разных отделов (подразделений)  компании;

* анализ  составленной финансовой и бухгалтерской  (налоговой) отчетности. Особенности  системы внутреннего контроля  при компьютерной обработке данных:

* проверка  программных продуктов; 

* контроль за вводом информации;

* контроль за обработкой и хранением информации;

* контроль за выводом информации;

* разграничение  доступа к информации;

* хранение  информации.

Теперь  определим конкретные шаги по созданию системы внутреннего контроля в  организации, которые должен определить для себя руководитель и довести  до сведения каждого сотрудника организации:

1. Определение  и утверждение оргструктуры компании в целом.

2. Распределение  функций, ответственности, полномочий  сотрудников. 

3. Утверждение  должностных инструкций и "Положения  о премировании".

4. Определение  материально-ответственных лиц и  утверждение их обязанностей  и полномочии.

5. Утверждение  внутрифирменных регламентов, распоряжений  и их соблюдение.

6. Утверждение  унифицированных форм внутренних  типовых документов и разработка  нетиповых форм.

7. Утверждение  лиц, имеющих право санкционировать  операции с активами компании.

8. Утверждение  графика документооборота компании (организация договорной работы, процесс документирования финансово-хозяйственных  операций).

9. Утверждение  ценовой политики компании и  утверждение "Положения о маркетинговой  политике компании".

10. Утверждение  эксперта (ревизора) или аудитора  компании, который будет регулярно  проводить экспресс-анализ бухгалтерской  (финансовой) отчетности.

11. Утверждение  системы хранения документов  компании. Утверждение архивариуса.  Утверждение номенклатурных сотрудников,  кто конкретно будет заниматься  архивом компании.

ПЕРЕЧЕНЬ  ТИПОВЫХ ОШИБОК, ВЛИЯЮЩИХ НА ОЦЕНКУ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ 

Рассмотрим  перечень типовых ошибок, выявленных по результатам аудиторских проверок и повлиявших на оценку системы внутреннего  контроля организации как на "недостаточно эффективную" или "неудовлетворительную".

1. Незнание  основных положений учредительных  (корпоративных) документов: Устава, Положения о филиале. Решений  учредителей и т.д. В учредительных  документах часто подробно прописана  компетенция Общего собрания, Совета  директоров, Исполнительного органа. Однако на практике никто это  не соблюдает (например, решение  о выборе аудитора; распределение/использование  прибыли; создание резервного  и др. фондов и т.д. обычно  отнесено к компетенции общего  собрания участников/акционеров, а  на практике эти решения часто  принимает Исполнительный орган).

2. Отсутствие  контроля за структурой баланса, размером чистых активов.

3. Неэффективная  организация договорной работы.

* Договоры  от имени генерального директора  подписываются в период нахождения  директора в командировке, отпуске. 

* Договоры  заключаются лицами, не имеющими  на это соответствующих полномочий (например, отсутствует или просрочена  доверенность).

* Отсутствует  процедура согласования (визирования)  ответственными лицами заключаемых  договоров (например, фин. служба, отдел производства и т.д.).

* Не  отслеживается исполнение договора, например, при несоблюдении сроков  не начисляются и не требуются  от контрагента предусмотренные  договором штрафные санкции. 

4. К  бухгалтерскому учету принимаются  неоформленные первичные документы  (отсутствуют подписи, даты составления  документа и т.д.).

5. Отсутствуют  договоры о материальной ответственности  с материально-ответственными лицами (кассир, кладовщик).

6. Отсутствие  товарных, материальных, производственных  отчетов, которые должны составлять  материально-ответственные лица.

7. Формальное  отношение к разработке Учетной  политики организации. 

8. Отсутствие  должностных инструкций; внутренних  распоряжений, устанавливающих регламенты  и стандарты, по распределению  функциональных обязанностей, полномочий  и ответственности. 

9. Отсутствие  графика документооборота на  предприятии: кто какие первичные  документы создает и в какие сроки предоставляет в бухгалтерию.

10. Отсутствие  штатного расписания, либо несоответствие  его факту, отсутствие трудовых  договоров, неправильное оформление  кадровых документов, отсутствие  в приказах по кадрам подписей  сотрудников "ознакомлен".

11. "Формальное" проведение инвентаризаций. Во многих  организациях акты инвентаризации "составляются" бухгалтерами. Не  проводятся сверки расчетов с  контрагентами. Непроведение ревизии кассы при смене кассира.

12. Присутствие  в бухгалтерских документах организации  "чужих" документов, либо нескольких  вариантов первичных бухгалтерских  документов.

13. Отсутствие  регламентов по систематизации  и хранению отработанных первичных  документов (номенклатура дел, положение  об архиве).

14. Заблуждение,  что "аудиторы работают для  бухгалтера". Большинство руководителей  не читают отчеты аудиторов  и. следовательно, не принимают  своевременных управленческих решений.