Система внутреннего контроля

СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Система внутреннего контроля - это совокупность организационной структуры, методик  и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного веления хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта и его силами надзор и проверку:

а) соблюдения требовании законодательства;

б) документирования всех хозяйственных операций;

в) своевременности  составления первичной учетной  документации;

г) точности и полноты документации бухгалтерского учета;

д) своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

е) предотвращения ошибок и искажений;

ж) исполнения приказов и распоряжений;

з) обеспечения сохранности имущества организации.

Система внутреннего контроля организуется на экономическом субъекте в интересах  его собственников.

Ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля несет  руководство экономического субъекта (т.е. исполнительный орган, в данном случае - Генеральный директор предприятия). От него зависит, чтобы система внутреннего  контроля отвечала размерам и специфике  деятельности экономического субъекта, функционировала регулярно и  эффективно.

Система внутреннего контроля организации  не может быть оценена как "хорошая", в связи, например, со следующими зафиксированными фактами:

- отсутствие  подписей в первичных кассовых  документах;

- заключение  договоров на оценку исполнительным  органом, например, при отсутствии  у контрагента па дату заключения  договора необходимой лицензии, а также отсутствие в договорах  необходимых реквизитов, предусмотренных  законодательством; 

- и т.п. 

Принцип сбалансированности, неразрывно связанный  с предыдущим, означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, необеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, не связанных  той или иной функцией. При определении  обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий  объем прав и возможностей и наоборот.

Принцип своевременного сообщения об отклонениях  гласит: информация об отклонениях  должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим  отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.

Принцип интеграции гласит: любой элемент  управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать  в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных  с контролем, должны создаваться  надлежащие условия для тесного  взаимодействия работников различных  функциональных направлений.

Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: слепень сложности  системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности  подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.

Принцип постоянства гласит: постоянное адекватное функционирование системы внутреннего  контроля позволит вовремя предупреждать  о возможности возникновения  отклонений и своевременно их выявлять.

Принцип комплексности гласит: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем: нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.

Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля гласит: в различных сопряженных звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных. Смысл быстродействия компьютерной программы, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, теряется, если "узким местом" оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией, или ввод данных вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.

Принцип разделения обязанностей гласит: функции  между служащими распределяются таким образом, чтобы за одним  человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение  сохранности данных активов, осуществление  их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений  и для эффективности контроля эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.

Принцип разрешения и одобрения гласит: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных  операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это формальное решение  либо относительно общего типа хозяйственных  операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования  общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных  процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего  контроля организации эффективной.

Безусловно, универсального рецепта формирования данной системы нет. Однако можно  выделить общие черты в построении деятельности СВК крупных российских компаний.

Организационно  в СВК участвуют несколько  служб. Для одних эта деятельность основная, для других - дополнительная. К первым, как правило, относятся  служба экономической безопасности (внутреннего контроля/внутреннего  аудита) и контрольно-ревизионное  управление. Ко вторым (назовем их функциональными) - финансово-экономическая, юридическая  службы и служба персонала. Важную роль играет и служба корпоративного управления - подразделение, отвечающее за регламентацию  основных процедур управления.

При распределении  задач СВК между подразделениями, при установлении их состава и  подчиненности большое значение имеют масштаб компании, профиль  ее деятельности, организационно-правовая форма, состав и структура участников.

Финансово-экономическая  служба - главный инструмент регулирования  и контроля финансового результата бизнеса. Ее правильная организация  позволяет добиться существенного  роста прибыли без серьезных  дополнительных вложений и технологических  инноваций. Поскольку ФЭС - это своего рода финансовый "мозг" организации, то она формирует систему планирования и сбора отчетной информации, определяет методологию, аналитику и состав форм планирования и отчетности. Безусловно, в ее работе должны учитываться потребности  СЭБ.

Система внутреннего контроля выполняет  следующие важные задачи.

Поддержка целей компании. Основной причиной внедрения и поддержания систем внутреннего контроля является оказание поддержки и определение степени  продвижения к достижению целей  компании. Правильно разработанные  и функционирующие системы внутреннего  контроля являются наиболее важным инструментом, с помощью которого организация  может определять прогресс, достигнутый  в отношении целей компании. Системы, не выполняющие этой функции, неэффективны по затратам.

Надежность  финансового учета. Системы контроля должны быть разработаны так, чтобы  обеспечить точность и целостность  данных. Наличие надежных финансовых и учетных данных на всех уровнях  является критическим для процесса принятия решений в организации. Правильные решения не могут быть приняты на базе неточных и/или ненадежных данных.

Обеспечение учитываемости активов. Основная задача эффективной системы внутреннего контроля - обеспечить точный учет, конкретизирующий деятельность, касающуюся активов компании. Она призвана помогать управляющим анализировать характер и тип активов, а также определять степень риска, связанного с каждым активом или группой активов.

Защита  активов. Ключевой задачей системы  внутреннего контроля является обеспечение  того, чтобы ценность активов должным  образом защищалась. Системы внутреннего  контроля должны разрабатываться для  периодической физической проверки, подтверждения счетов, процедур текущей  оценки, списания потерь, ущерба или  старения.

Правовые  и установленные законом задачи. При разработке и поддержании  системы внутреннего контроля необходимо выполнять внешние обязательства. Организация должна отслеживать  изменения в законодательных  или правовых требованиях, чтобы  определить, каким образом необходимо изменить систему внутреннего контроля.

Эффективная организационная структура экономического субъекта предполагает оправданное  разделение ответственности и полномочий сотрудников. Она должна по возможности  препятствовать попыткам отдельных  лиц нарушать требования контроля и  обеспечивать разделение несовместимых  функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений. Обычно подлежат распределению между  различными лицами такие функции, как:

а) непосредственный доступ к активам экономического субъекта;

б) разрешение на осуществление операций с активами;

в) непосредственное осуществление хозяйственных операций;

г) отражение  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ 

Основные  задачи системы финансового контроля внутри компании являются:

* поддержка  целей компании;

* надежность  учета (бухгалтерского, управленческого);

* обеспечение  учитываемости активов;

* зашита активов;

* соблюдение  правовых и установленных законом  задач; 

* исключение  преднамеренных искажений в учете,  сокращение непреднамеренных ошибок.

Финансово-экономическая  служба компании - это главный инструмент регулирования и контроля финансового  результата бизнеса.

Основными принципами работы финансово-экономической  службы компании являются:

* адекватность  масштабам бизнеса; 

* своевременность  предоставления финансовой отчетности;

* четкое  распределение обязанностей среди  сотрудников компании.

На любом  предприятии или в организации  можно выделить два вида внутреннего  контроля, которые может проводить  руководитель компании (или его учредители):

* внешний  контроль со стороны учредителей  с помощью аудитора;

* внутренний  контроль, проводимой службой внутреннего  контроля (ревизором); которые по  своей сути подразделяются на  предварительный, текущий и последующий  контроли.

Рассмотрим  основные контрольные мероприятия, которые должен проводить руководитель компании в течение финансового  года:

* проведение  инвентаризации имущества компании;

* проведение  ревизии денежных расчетов с  поставщиками и подрядчиками, подотчетными  лицами и другими дебиторами  и кредиторами;