Шляхи удосконалення обліку касових операцій

3.3. Синтетичний і аналітичний облік  касових операцій.

Надходження і видачу грошей обліковують у Касовій книзі (додаток    ), записи до якої робить касир відразу після одержання або видачі грошей за кожним ордером чи документом, який його замінює. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, визначає залишок грошей у касі на наступний день і передає до бухгалтерії відривний листок касової книги з копіями записів за день та доданими прибутковими і видатковими касовими документами, як звіт касира, під розписку в касовій книзі. Підприємство веде тільки одну касову книгу. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучною печаткою. На останній сторінці Касової книги необхідно указати кількість пронумерованих сторінок, яка завіряється підписами керівника господарства та головного бухгалтера господарства [38].

Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому  касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з  оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів або застосовують РРО (РК) при розрахунках зі споживачами, самостійно здають готівкову виручку до каси установи банку (інкасаторам банку), повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством — юридичною особою, до складу якої вони входять.

Підприємства  за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі [40].

Записи в  касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування "Вкладного  аркуша касової книги" у кінці  місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати "Звіт касира" разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у "Вкладному аркуші касової книги".

"Вкладний  аркуш касової книги" протягом  року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи) [42].

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

За наявності в підприємства кількох касирів старший касир  перед початком робочого дня видає  іншим касирам авансом погрібну для видаткових операцій суму готівки  під підпис у книзі обліку прийнятих  та виданих касиром грошей [41].

Касири в кінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про одержання авансу і готівки, прийнятих (виданих) за відповідними касовими документами, і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під підпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Про аванси, одержані для оплати праці та виплати стипендій, касир зобов’язаний скласти звіт у встановлений строк з урахуванням дня їх одержання. До закінчення цього строку касири зобов’язані щоденно здавати старшому касиру залишки готівки, яка не видана за видатковими відомостями. Готівка здається старшому касиру під підпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей із зазначенням сум [43,44].

За наявності в підприємства тільки одного касира облік прийнятої  та виданої готівки веде цей касир.

Синтетичний облік касових  операцій ведеться на рахунку 30 "Каса".

Рахунок 30 "Каса" призначений  для узагальнення інформації про  наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301. "Каса в національній валюті";
302. "Каса в іноземній валюті".

За дебетом рахунка 30 "Каса" відображується надходження  грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валют тощо), відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті" [44].

Операції, що їх відображують на рахунку № 30 записують  до Журналу-ордера № 1 с.-г (додаток    ). та відомості підсумками за день на підставі звітів касира з доданими до них документами. З лицьового боку Журналу-ордера № 1 с.-г. та відомості відображують кредит рахунка 30, а зі зворотного - дебетові обороти по касі. Форму Журналу-ордера № 1 с.-г. та відомості 1.1 с-г. Дані з Журналу-ордера № 1 с.-г записують до головної книги (додаток 10). Все це можна відобразити за допомогою схеми, яка зображена на малюнку 1.

Отже, для  обліку касових операцій на рахунку 30 «Каса» ведеться Журнал-ордер № 1 с.-г. та відомість 1.1 с.-г. Записи до Журналу-ордера та Відомості здійснюються на підставі звітів касира, в яких проти кожної суми проставляють номер кореспондуючого рахунка. Операції з однаковою кореспонденцією рахунків об’єднують і записують в Журнал-ордер однією сумою.

По закінченні місяця підводять підсумки за дебетом  і кредитом рахунку  30 «Каса» і звіряють з оборотами кореспондуючих з ним рахунків, що відображені в інших журналах-ордерах та відомостях.

3.4. Інвентаризація готівки в касі.

При інвентаризації каси на підприємствах, організаціях та установах треба керуватися "Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні", затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 [1].

У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться інвентаризація каси з покупюрним пере