Шляхи удосконалення обліку касових операцій

Готівка, що перевищує  ліміт каси підлягає зарахуванню  на рахунки в строки визначені підприємством і встановленими за погодженням з тим банком, у якому відкрито рахунок підприємства.

При цьому  необхідно дотримуватися таких  вимог:

• для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки або оператори поштового зв’язку - щодня (у день надходження готівкової виручки);
• для підприємств, у яких час закінчення робочого дня, що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіком змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки в день її надходження, - наступного за днем надходження готівкової виручки до каси;
• для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків чи операторів поштового зв’язку, - не рідше ніж один раз на п’ять робочих днів [30].

Установлені згідно із зазначеними вимогами строки здавання готівкової виручки підприємствами узгоджуються з банком і визначаються в договорах банківського рахунку між підприємствами та банками.

Важливо підкреслити, що в тому разі якщо підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого не встановлення), то він вважається нульовим.

У цьому разі вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня вважається понадлімітною.

На суму перевищення  ліміту застосовується фінансова санкція.

Згідно з  діючим положенням видача готівки в  підзвіт проводиться з кас  підприємства за умови повного звіту  конкретної підзвітної особи за раніше виданими в підзвіт сумами.

Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт [36].

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка  як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Згідно із Законом України "Про податок  з доходів фізичних осіб" [8] Звіт про використання коштів на відрядження або підзвіт надається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти в підзвіт.

Якщо підзвітна особа повертає суму надмірно витрачених коштів пізніше граничного строку, то така підзвітна особа сплачує штраф у розмірі 15% суми таких надмірно витрачених коштів.

Якщо підзвітна особа  не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає такий граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб Крім того підзвітна особа сплачує штраф у розмірі 15% суми надміру витрачених коштів [27].

Для ведення касових  операцій у штаті підприємства може бути передбачено посада одного або кількох касирів, які несуть повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих цінностей. Після рішення про призначення на посаду касира головний бухгалтер знайомить його під підпис з Положенням ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

На підприємствах, які  мають одного касира, у разі потреби  тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира [16].

У разі відсутності касира (у зв’язку з хворобою тощо) цінності, що передані йому під відповідальність, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

Підприємства, штатним розписом яких не передбачено  посади касира, виконання його обов’язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

На підприємствах, які  мають відокремлені підрозділи або  обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплату праці, виплати допомоги у  зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендій та премій можуть проводити за письмовим наказом керівника інші, крім касирів, особи, з якими укладається договір, і на яких покладаються обов’язки, установлені для касирів [26].

Підприємство  створює необхідні умови, що забезпечують збереження грошових коштів у касі, при доставці їх з установ банків або при внесенні на поточні рахунки.

Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших  цінностей і касових документів де, як правило, ведеться Касова книга. Керівники підприємств несуть персональну відповідальність у тих випадках, коли за їх провиною не було створено необхідні умови, які б забезпечили збереження готівки в касі або при транспортуванні. Двері в касу під час проведення грошових операцій повинні бути зачинені з внутрішнього боку. Доступ у касу особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється [32].

Вся готівка і цінні  папери на підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих  шафах, які після закінчення роботи закривають ключем і опечатують сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються в касира, а дублікати — в опечатаних касиром пакетах зберігаються в керівника підприємства. Зберігання в касі готівки й інших цінностей, які не належать цьому підприємству заборонено.

Перед відкриттям каси і  металевих шаф касир зобов’язаний оглянути їх, впевнитися в справності сигналізації і якщо помічено будь-які  пошкодження, зобов’язаний сповістити про це керівника підприємства, а  ті у свою чергу — в органи внутрішніх справ і забезпечити охорону каси до появи працівників міліції [31].

Керівник підприємства має надати касиру охорону при  транспортуванні грошових коштів з  установ банків або здачі в  них і в разі потреби транспортний засіб.

При транспортуванні  грошових коштів касиру, супровідним його особам і водію транспортного засобу забороняється:

• розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів, що перевозяться;
• допускати  в  салон транспортного  засобу осіб,  які  не  призначені керівником для доставки грошей;
• їхати попутним або громадським транспортом;
• відвідувати магазини, ринки та інші такі місця;
• виконувати якісь доручення, не пов’язані з транспортуванням коштів і будь-яким іншим засобом відволікатись від доставки грошей за призначенням.

3.2. Первинний облік касових операцій.

Касові операції оформлюють документами, типові форми яких затверджені  наказом Мінстату України № 51 від 15.02.96р [9]. Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами  за операціями із застосуванням платіжних карток тощо, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Приймання готівки в  каси проводиться за прибутковими касовими ордерами (додаток    ), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком  печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником [11].

Під час роботи з готівкою касир Свидло Галина Кузьмівна керується правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України.

Видача готівки  з кас проводиться за видатковими  касовими ордерами (додаток      ) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий [15].

У разі видачі окремим  фізичним особам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору. Якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа [17].

Оплата праці, виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендій, пенсій і премій виконується касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, за складанням видаткових касових ордерів після закінчення видачі.

На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться підпис керівника та головного бухгалтера, що дозволяє видачу готівки, і терміни видачі на загальну суму готівки. По закінченні видачі готівки в терміни, обумовлені Положенням про ведення касових операцій, касир зобов’язаний у платіжній відомості навпроти прізвища осіб, яким не виплачено зарплату, допомогу, стипендію, пенсію або премію, поставити штамп або зробити помітку від руки "Депоновано" і скласти реєстр депонованих сум. У кінці відомості робиться помітка про фактично виплачену суму готівки і суму, яку необхідно депонувати, звірити всі суми загальним підсумком за платіжною відомістю і скріпити цю суму своїм підписом. Депоновані суми належить здати в установу банку і на здані кошти складається один загальний видатковий касовий ордер [30].

Підприємства, які займаються закупівлею сільгосппродукції та заготівлею вторсировини, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільгосппродукції  та вторсировини за відомостями, в яких зазначаються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника.

Якщо закупівля сільгосппродукції  та заготівля вторсировини здійснюються під час відрядження, то відомості  про це подаються одночасно з  авансовим звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Видача готівки з  каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням  цієї операції в Касовій книзі (додаток       ). Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є Квитанція до заяви на переказ готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку [36].

Всі прибуткові і видаткові  ордери та документи, що їх змінюють, виписують у бухгалтерії чітко і ясно чорнилом або пастою кулькових ручок. Жодних виправлень, навіть застережених, у цих документах робити не дозволяється, забороняється також видавати прибуткові і видаткові документи особам, які вносять або одержують гроші.

Всі прибуткові і видаткові  касові ордери та документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструють у  бухгалтерії в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.

Касові документи після  складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону [25].

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов’язково повертають.

Довідки за касовими документами (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам на їхню вимогу у випадках, передбачених чинним законодавством України [38].

Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним законодавством України.