Ревизия основных средств

      Соотношение отдельных групп основных средств  в их общем объеме представляет видовую (производственную) структуру основных средств.

      Основные  производственные средства принято  делить на две части: активную и пассивную часть. К активной части основных средств относят те средства, которые принимают непосредственное участие в производственном процессе (машины и оборудование). К пассивной же части основных средств относят те средства, которые обеспечивают нормальное функционирование производственного процесса. В среднем по производству активная часть основных средств составляет  60%, а пассивная часть –40% от всего состава основных средств.  Важнейшими факторами, влияющие на структуру основных производственных средств являются: характер выпускаемой продукции, объем выпуска продукции, уровень автоматизации и механизации, уровень специализации и кооперирования, климатические и географические условия расположения предприятий.

      Кроме того, все основные средства делятся на основные производственные средства и основные непроизводственные средства. К основным производственным средствам относят средства, которые непосредственно участвуют в производственном процессе (машины, оборудование, станки и др.)  или создают условия для производственного процесса (производственные здания, трубопроводы и др.). К основным непроизводственным средствам (фондам) относятся жилые дома, детские и другие объекты культурно-бытового обслуживания трудящихся, которые находятся на балансе предприятия. В отличие от производственных средств  они не участвуют в процессе производства и не переносят своей стоимости на продукт, ибо он не производится. Несмотря на то, непроизводственные основные средства не оказывают непосредственного  влияния на объем производства, рост производительности труда, постоянное увеличение этих средств неразрывно связано с улучшением благосостояния работников предприятия и повышением материального и культурного уровня их жизни, что в конечном счете сказывается на результатах деятельности предприятия.

      Основные  средства принято  также  классифицировать по следующим признакам:

      По  принадлежности:

• собственные средства (находящиеся на балансе предприятия);
• арендованные (временное использование за плату, лизинг основных средств);

      По  характеру участия в процессе производства:

• действующие;
• находящиеся в запасе или консервации;

      Возрастная  структура, в частности используется для планирования и восстановления, т.е. для воспроизводства основных средств.

      По  технической пригодности:

• пригодное оборудование;
• оборудование, требующее капитального ремонта;
• оборудование, которое нужно списать.

      В соответствии с действующим порядком учёта к основным фондам предприятий  и хозяйственных организаций  не относятся:

• предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости;
• предметы стоимостью менее ста минимальных оплат труда за единицу независимо от их сроков службы, например приборы, средства автоматизации и лабораторного оборудования, приобретённые научно–исследовательскими организациями и промышленными предприятиями;
• специальные инструменты и специальные приспособления независимо от их стоимости; к ним относятся инструменты и приспособления целевого назначения, предназначенные для серийного или массового производства определённых изделий или для выполнения специального заказа;
• специальная одежда, специальная обувь и постельные принадлежности независимо от их стоимости и срока службы;
• оборудование и машины, находящиеся как готовые изделия на складах предприятий – изготовителей, снабженческих и сбытовых организаций; оборудование, сданное в монтаж, подлежащее монтажу, находящееся в пути и числящееся на балансе капитального строительства и так далее.

      В приведённой классификации одни из элементов основных средств (машины и оборудование) принимают непосредственное участие в производственном процессе и поэтому относятся к активной части основных средств; другие (производственные здания и сооружения) обеспечивают нормальное функционирование производственного процесса и являются пассивной частью основных средств [12].

      1.2 Цели, задачи ревизии  основных средств

      Согласно  ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного  приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. №26н, при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств организации необходимо единовременное выполнение следующих условий:

      - использование в производстве продукции при выполнении работ, оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

      - использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного периода, если он превышает 12 месяцев;

      - организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;

      - способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

      Целью ревизии основных средств являются проверка законности и правильности:

      - операций поступления, перемещения и выбытия основных средств;

      - определения первоначальной стоимости основных средств;

      - их документального оформления;

      - своевременности и правильности начисления и включения в издержки производства амортизационных отчислений основных средств;

      - определения остаточной стоимости основных средств;

      - отражения на счетах бухгалтерского учета операций по движению основных средств;

      - проверка наличия неиспользуемого оборудования, его состояния, условий хранения, сохранности и эффективности использования основных средств [14].

      Источниками информации являются баланс (форма  №1), приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5), акты (накладные) приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОС-3), акты на списание основных средств (форма №0С-4а), инвентарные карточки учета основных средств (форма N° ОС-6), акты о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15), акты о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16), договоры купли-продажи, договоры поставки, учетная политика организации, другие регистры бухгалтерского учета, вытекающие из особенностей организации учета в проверяемой организации [3].

      1.3 Порядок проведения ревизии основных средств на предприятии

      Ревизию основных средств рекомендуется  проводить в такой последовательности: сначала проверяют фактическое  наличие и сохранение собственных  средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.

      Ревизор не может приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, запущен бухгалтерский учет.

      О невозможности проведения ревизии  составляется соответствующий акт, в котором следует четко и  конкретно обосновать недочеты. После  этого ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения  относительно обновления и наведения  порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О запущенном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии.

      Обеспечение сохранности основных средств в  значительной степени зависит от постановки их учета. Проверяя состояние  учета основных средств, нужно убедиться  в правильности организации аналитического учета; выяснить, все ли основные средства предприятия закреплены за материально ответственными лицами; правильно ли проведена последняя инвентаризация, каковы выявленные ею недостачи или излишки и отражены ли они в учете; проконтролировать достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств [15].

      Далее необходимо проверить полноту и  достоверность инвентарных карточек. Для проверки полноты инвентарных  карточек нужно сопоставить данные описей инвентарных карточек по учету  основных средств (форма № ОЗ-7, см. приложения) по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. При отсутствии каких-либо инвентарных карточек следует выяснить причины, убедиться в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки, и предложить восстановить аналитический пообъектный учет основных средств.

      При использовании ПК вместо инвентарных карточек или книг может вестись учет основных средств в электронном виде, что значительно удобнее и позволяет сократить трудоемкость аналитического учета. Однако для визуального контроля такая база данных должна быть распечатана и представлена в виде описи проверяющему.

      Кроме того, изучается соответствие данных аналитического учета основных средств их остатку по синтетическому счету 01 «Основные средства» на определенные даты. Для этого суммы остатков по классификационным группам сопоставляют с остатками по синтетическому счету 01 «Основные средства» в Главной книге. При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно выяснить их причины и виновных в этом должностные лиц, определить последствия (недоначисление или излишнее начисление амортизации) и внести свои предложения по устранению выявленных недостатков.

      Проверяется, все ли объекты основных средств  закреплены за материально-ответственными лицами [11].

      Контроль  полноты закрепления объектов основных средств за материально-ответственными лицами в структурных подразделениях предприятия производится методом  сравнения данных Главной книги  по остаткам на первое число месяца по счету 01 «Основные средства» и итоговыми данными оборотной ведомости об остатках основных средств в разрезе материально-ответственных лиц. Используя данные бухгалтерии по аналитическим счетам, по расчетам, по оплате труда материально-ответственных лиц, можно выявить факты нарушений, когда работники не несут ответственности за сохранение основных средств (в связи с нахождением в долгосрочных отпусках по уходу за ребенком до трех лет или долгим нахождением на больничном отпуске в связи с временной нетрудоспособностью, увольнением с работы без передачи другим работникам материальных ценностей, которые за ними числятся).

      Обнаружив неполное закрепление объектов основных средств за материально ответственными лицами по месту их нахождения и  эксплуатации, ревизор обязан выявить, почему было допущено это нарушение, кто виновен в этом и каковы последствия. Одновременно, не ожидая окончания ревизии, необходимо потребовать от руководства ревизуемого предприятия принятия незамедлительных мер по закреплению основных средств за материально ответственными лицами. О выполнении этого предложения следует указать в основном акте комплексной ревизии.

      Визуальная  проверка наличия договоров с  работниками, которые временно или  постоянно выполняют обязательства  материально-ответственных лиц, встречная  проверка по письменному запросу в правоохранительные органы относительно возможности запрета некоторым работникам исполнять работу, связанную с материальною ответственностью, дают возможность определиться в критериях выбора объектов для контроля, выявить взаимосвязанные нарушения, недостачи, кражи, их причины.

      Важным  условием обеспечения сохранности  основных средств является качественное проведение инвентаризации основных средств  работниками предприятия. Поэтому  в процессе контроля нужно проверить  полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете. Это необходимо для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам проведенной инвентаризации на предприятии, чтобы уменьшить аудиторский риск.