Ревизия финансово-хозяйственной деятельности коммерческой организации

Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогичным программам проверки. Как правило, в аудиторских фирмах накапливаются материалы всех ревизий. Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий должны храниться в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет  ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии. Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации. Для участников ревизии подбираются систематизированный перечень действующих законодательных нормативных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции, необходимые инструктивные материалы.

Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнал регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов. Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатываются во время подготовки ревизии.

Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.

Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. Ревизоры готовят проекты приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен  иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность. Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы. На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.

Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца выверенной, ревизоры должны пользоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

Ознакомление с объектом ревизии. Следующий шаг в процессе организации ревизии – это непосредственное знакомство с объектом ревизии.

Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой могут содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления. В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть, - номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов. С опытным работником организации нужно пройти по цехам и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей. Во многих организациях бухгалтерия создана по одному принципу: в ней выделяются отделы реализации, материальный. Производственный, расчетный. В отделе реализации накапливаются сведения о готовой продукции организации, ее поступлении из подразделений (цехов) и отгрузке покупателям. В материальном отделе аккумулируются данные о закупках сырья и материалов, их движении. В производственном отделе собираются сведения о затратах на производство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определяются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить, в каком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетному и валютному счетам, ценным бумагам, в том числе векселям, кто и как оформляет взаимозачеты. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

3. Порядок проведения проверок (ревизий).

Руководитель ревизионной группы должен предъявить руководителю ревизуемой организации документ, удостоверяющий право проведения ревизии, ознакомить его с основными задачами, представить ревизоров, решить организационно-технические вопросы проведения ревизии.
      В помещении ревизуемого объекта на видном месте вывешивается объявление о проведении ревизии и месте расположения ревизионной группы.
В ходе ревизии руководитель ревизионной группы поддерживает постоянную связь с Ревизионной комиссией ревизуемого объекта (при ее наличии), используя ее содействие для выявления недостатков, нарушений и упущений в финансово-хозяйственной деятельности и разработки мероприятий по их устранению, а также ежедневно информирует начальника КРУ о ходе проведения ревизии.
При выявлении фактов хищений, недостач и других хозяйственных правонарушений руководитель ревизионной группы докладывает об этом начальнику КРУ, который в установленном порядке принимает необходимые меры.

Ревизоры на начальной стадии ревизии знакомятся на месте с организацией и особенностями производства, условиями работы ревизуемого объекта, системой бухгалтерского учета, производят оценку состояния бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля. Одновременно в соответствии с программой проверки руководитель ревизуемого объекта организует проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей. Участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем ревизионной группы. Выделенные руководителем ревизионной группы ревизоры включаются в состав инвентаризационной комиссии и контролируют ее работу. Ревизоры принимают меры к тому, чтобы материально ответственные лица присутствовали при инвентаризации вверенных им ценностей, контрольных обмерах выполненных работ, контрольных запусках сырья и материалов в производство, взятии проб и образцов на исследование, а также при других аналогичных действиях, направленных на проверку деятельности материально ответственных лиц.
Ревизионная группа изучает правоустанавливающие документы ревизуемого объекта, внешнюю отчетность, отчеты ревизионных комиссий и аудиторских компаний, материалы проверок контролирующих организаций.
Ознакомление с системой бухгалтерского учета включает в себя изучение, анализ и оценку сведений о следующих сторонах хозяйственной деятельности ревизуемого объекта:
- учетная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учета (наличие приказов по учетной политике и утверждению рабочего плана счетов);
- организационная структура подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности (наличие штатного расписания, утвержденного руководителем ревизуемого объекта);
- распределение обязанностей и полномочий между работниками, принимающими участие в ведении учета и подготовке отчетности (наличие должностных обязанностей, плана организации труда работников бухгалтерии, утвержденных руководителем ревизуемого объекта);
- организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции (наличие правил документооборота, утвержденных руководителем ревизуемого объекта, приказов о назначении материально ответственных лиц и договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, перечня лиц, имеющих право подписи на первичных бухгалтерских документах);
- порядок отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета, формы и методы обобщения данных таких регистров (соответствие данного порядка Плану счетов и их корреспонденции);
- порядок подготовки периодической отчетности на основе данных бухгалтерского учета;
- роль и место средств вычислительной техники в ведении учета и подготовке отчетности (наличие технологии обработки учетной информации, утвержденной руководителем ревизуемого объекта);
- критические области учета, где риск возникновения ошибок или искажений бухгалтерской отчетности особенно высок;
- средства контроля, предусмотренные в отдельных областях системы учета (наличие плана инвентаризации денежных, материальных и иных ценностей, проведение внеплановых проверок).
При оценке эффективности и надежности системы внутреннего контроля в целом, контрольной среды и отдельных средств контроля должны использоваться следующие градации: высокая, средняя, низкая.
Ревизоры в ходе проверки принимают во внимание, что система внутреннего контроля ревизуемого объекта должна включать в себя:
- надлежащую систему бухгалтерского учета;
- контрольную среду;
- отдельные средства контроля.
Контрольная среда, под которой понимают осведомленность и практические действия руководства ревизуемого объекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, включает в себя:
- стиль и основные методы управления;
- организационную структуру;
- распределение ответственности и полномочий;
- осуществляемую кадровую политику;
- порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;
- методику осуществления управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;
- соответствие хозяйственной деятельности ревизуемого объекта в целом требованиям законодательства.
Изучение и оценка состояния системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля, степень ответственности руководства ревизуемого объекта за ведение данных систем документируются в справке к акту ревизии. Результаты инвентаризаций оформляются в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88.

Ревизия финансово-хозяйственной деятельности проводится (в отдельных случаях после восстановления бухгалтерского учета) путем осуществления:
- проверки учредительных, регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов по форме и содержанию в целях установления законности и правильности произведенных операций;
- проверки фактического соответствия совершенных операций данным первичных документов, в том числе соответствия фактов получения и выдачи указанных в них денежных средств и материальных ценностей фактически выполненным работам (оказанным услугам) и т.п.;
- организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации проведения встречных проверок поступления и расходования средств федерального бюджета на ревизуемом объекте, использования внебюджетных средств, доходов от имущества, находящегося в федеральной собственности;
- сличения имеющихся на ревизуемом объекте записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которыми выданы денежные средства, материальные ценности и документы;
- организации процедур фактического контроля за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств, правильностью формирования затрат, полнотой оприходования продукции, достоверностью объемов выполненных работ и оказанных услуг, обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей путем организации проведения инвентаризации, обследований, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции, контрольных обмеров выполненных объемов работ, экспертиз и т.п.;
-  проверки достоверности отражения произведенных операции и бухгалтерском учете и отчетности, в том числе соблюдения установленного порядка ведения учета, сопоставления записей в регистрах бухгалтерского учета с данными первичных документов, сопоставления показателей отчетности с данными бухгалтерского учета, арифметической проверки первичных документов;
- проверки использования и сохранности бюджетных средств и других государственных средств;
- проверки сохранности и эффективного использования государственного имущества, доходов от имущества, находящегося в государственной собственности.
       При проведении ревизии ревизоры:
- проверяют первичные бухгалтерские документы, отчеты, сметы, другие денежные документы, наличие денежных средств, ценных бумаг и материальных ценностей, присутствуют при проведении инвентаризации. При обнаружении подделок, подлогов и других злоупотреблений, либо когда сохранность подлинных документов на ревизуемом объекте не обеспечена надлежащим образом, изымают в установленном порядке необходимые документы. Взамен изъятых документов в делах ревизуемого объекта оставляются машинописные или фотографические копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизора и главного бухгалтера или другого ответственного лица ревизуемого объекта. В отдельных случаях по усмотрению руководителя ревизуемого объекта разрешается не снимать копии с документов денежно-материальной отчетности (счета, наряды и т.п.), а изъять их по акту с точным перечислением всех документов (вид, дата, номер документа и сумма);
- принимают участие в опечатывании в ходе инвентаризации касс, складов, кладовых и других помещений, в которых хранятся денежные, материальные и иные ценности, при этом помещение может опечатываться бумажной лентой с подписью ревизора и материально ответственного лица либо опечатывается с помощью пломбира, который хранится у ревизора, а ключ от опечатанного помещения - у материально ответственного лица;
- получают от должностных лиц письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения ревизии. В необходимых случаях для получения точных и ясных ответов руководитель ревизионной группы вручает должностному лицу, от которого требуется объяснение, предписание с четко сформулированными вопросами.
       Достоверность финансово-хозяйственных операций устанавливается путем формальной, арифметической, экспертной, логической, экономической, нормативно-правовой, встречной проверок документов, контрольного сличения, обратного счета, оценки документов по данным корреспондирующих счетов, аналитической проверки отчетности и балансов, сравнения и др.
       Достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, при необходимости может быть установлена путем проведения встречных проверок документов. При встречных проверках первичные документы и учетные данные ревизуемого объема сличаются с соответствующими документами и данными, находящимися в тех организациях (предприятиях), от которых получены или которым выданы денежные средства и материальные ценности. Документы для встречной проверки могут быть получены осуществлением соответствующего запроса, либо назначением проверки объектов, перечисленных в п.1.2. Инструкции.
Руководитель ревизионной группы вправе затребовать у руководителя ревизуемого объекта платежные документы с отметкой банка об исполнении, подтверждающие проведение определенных операций по расчетным, текущим и прочим счетам.
       При выявлении незаконных и нецелесообразных финансовых, хозяйственных и прочих операций, ревизор получает от должностных и других лиц ревизуемого объекта копии или выписки из документов, относящихся к выявленным фактам (счетов, ведомостей, ордеров, поручений банку, чеков, приказов, писем и других документов) или справки, составленные на основании имеющихся документов, а также письменные объяснения должностных или материально ответственных лиц, устанавливает, по чьему распоряжению они осуществлены, а также размер нанесенного материального ущерба.

4. Оформление результата проверки (ревизии).

Ревизия финансовой и хозяйственной деятельности организации оформляется актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем организации, председателями внутренних проверочных комиссий соответствующих служб и подразделений организации, привлеченных к ревизии и главным бухгалтером организации.

В начале акта отмечается, что ревизия проведена в соответствии с Положением о финансовом контроле и Положением о контроле за хозяйственной деятельностью и в полном объеме. Если какие-либо вопросы финансовой и хозяйственной деятельности не проверялись, в акте указывается, что именно не проверялось и по какой причине.

В акте излагаются выявленные недостатки, нарушения и злоупотребления.

При изложении в акте выявленных недостатков, нарушений, злоупотреблений, фактов расточительства и бесхозяйственности и других недочетов инспектор-ревизор обязан соблюдать строгую объективность, ясность, последовательность, правильность и точность описания их сущности и причин. При этом инспектор-ревизор ссылается на руководящие документы, требования которых нарушены, на подлинные документы, подтверждающие достоверность сделанных в акте записей, с отражением нарушений в количественном и денежном выражении, с указанием источников израсходованных с нарушением материальных и денежных средств, должностных лиц, в результате действий (бездействия) которых они допущены и времени нарушений.

Полные статистические и аналитические данные, характеризующие финансовую и хозяйственную деятельность, при необходимости указываются в приложении к акту, а в акте отражаются обобщенные сведения по этим данным.

Установленные в процессе ревизии действия или бездействие должностных лиц, в которых содержатся признаки составов преступлений, в акте излагаются подробно. В необходимых случаях материалы по таким фактам выделяются в отдельное приложение к акту.

Выявленные ревизией недостачи, растраты, хищения, незаконные расходы материальных и денежных средств, возмещенные в период ревизии, также записываются в акт с указанием характера и причин злоупотреблений и нарушений.

В случае необходимости к акту прилагаются изъятые из дел в установленном порядке подлинные документы или заверенные копии, а также справки, расчеты и объяснения должностных лиц.

При изъятии подлинных денежных оправдательных документов инспектор-ревизор на копиях этих документов, оставляемых в делах организации взамен подлинных, делает отметку об изъятии, которую удостоверяет своей подписью. В случае изъятия значительного количества документов составляется реестр, в который вносятся указанные отметки, и ставится подпись.