Ревизия денежных средств

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Ноября 2011 в 07:00, реферат

Краткое описание

Ревизия денежных средств и операций с ними предполагает проверку порядка ведения кассовых операций.
Ревизия кассы производится ревизором в присутствии лица, которому поручено вести кассу, и главного бухгалтера или его заместителя немедленно после предъявления полномочий на проведение ревизии. На время ревизии все кассовые операции прекращаются.

Содержание работы

Оценка системы внутреннего контроля….5
Контроль соблюдения законодательства..…6
Контроль финансовой отчетности…8
Контроль эффективности.…10
Специальные контрольные мероприятия…12
Документальное оформление ревизии кассы…18
Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств..19
Заключение..21
Список использованных источников..22

Содержимое работы - 1 файл

ревизия д-х ср.doc

— 106.50 Кб (Скачать файл)

   Более интересные результаты дает анализ количества выписанных приходных и расходных  кассовых ордеров в среднем в  день с показателями последней декады декабря. Однако выявленное возрастание объема может иметь два различных объяснения: обычное стремление завершить все расчеты к концу года (например, получить депонированную заработную плату) или «подтасовка» для достижения «нужных» показателей.

   Проверка  операций с безналичными денежными средствами. Наиболее надежным методом проверки является получение от банка оригинала подтверждения остатка на расчетном счете на отчетную дату с указанием оборотов по счету за отчетный год. Данные сверяются с учетными, подтверждение банка подшивается к материалам ревизии.

   Необходимо  запросить информацию о всех банках, в которых открыты счета организации. По мере необходимости и возможности  сверить эти данные с данными  налогового органа. Выборочно можно  открыть два-три разных договора и сверить указанные в договорах реквизиты с предоставленной информацией о счетах. Очень часто реквизиты меняют письмами, оставляя в договорах неизмененные данные. Для этого нужно посмотреть порядок учета исходящих писем. Отсутствие четкой архивации или уничтожение таких писем после отправки являются сигналом для более подробного изучения этого аспекта. Для этого бухгалтера можно попросить вывести список дебиторов, оплативших свои долги в отчетном году неденежными средствами (зачетами, поставками, векселями и т.д.). Подозрение могут вызывать средние и мелкие по объему задолженности, часто повторяющиеся в данных отчетности дебиторов. В этом случае ситуация требует более детального рассмотрения.

   Проверка  правильности составления отчета о  движении денежных средств. Часто этой отчетной форме не уделяется должного внима­ния при контроле, хотя она в большой мере является отражением реального состояния дел на данном участке. Самым простым способом контроля является проверка движения средств по инвестиционной деятельности (покупка или продажа основных средств, ценных бумаг и т.д.). Как правило, организация в течение года приобретает хотя бы одно основное средство. Следует попросить бухгалтера распечатать данные о стоимости приобретенных за год основных средств и сравнить с данными отчета о движении денежных средств по инвестиционной деятельности. Примерно схожие цифры подтверждают правильность отчетности; расхождение может объясняться тем, что приобретенные основные средства еще не оплачены (или наоборот, оплачены, но еще не получены), или ошибкой в отчете.  

   Контроль  эффективности

   Оценка  эффективности начинается с изучения вопроса о наличии бюджетов денежных средств, регламентации их разработки, утверждения и изменения.

   Ревизор может попросить предоставить документы, подтверждающие проведение анализа исполнения бюджета, выяснение причин неисполнения и т.д.

   Отдельным вопросом является оценка эффективности  самого денежного обращения. Не надо забывать, что, к сожалению, некоторые  законодательные акты содержат нормы, препятствующие наиболее эффективному распоряжению денежными ресурсами. Этот аспект следует учитывать при формировании выводов. Например, организация получила деньги, но они понадобятся ей только через три недели. Они могут лежать на расчетном счете, быть положены на депозит, вложены в ценные бумаги и т.д. Оценка эффективности, но и риска различна. Понятно, что вложения в ценные бумаги могли дать большую прибыль, чем депозиты, а могли и вообще «прогореть». В ряде случаев, например, при получении целевых средств, размещение их даже на депозит четко законодательством не урегулировано.

   На  оценку эффективности могут повлиять и изучение результатов расходования денежных средств.

   На  примере изучения обстоятельств  конкретных платежей анализируются  условия платежа, выбор их наиболее эффективной формы.

   При оплате поставщику изучается, была ли это предоплата или последующая  оплата, и можно ли было заплатить  позже, предусмотрен ли платеж бюджетом, как он проведен по отчету, были ли отклонения от бюджета и т.д.

   Зачастую  организации получают значительные суммы, сдают их в банк, платят за инкассацию, пересчет наличных денег, а на следующий день забирают примерно такую же сумму для выдачи заработной платы, опять платят за инкассацию, а также за выдачу наличных денег. При выявлении таких фактов ревизору следует рассмотреть вопрос о возможности без нарушения требований за­конодательства сократить расходы на сдачу и получение денег, например согласовать графики поступления средств от покупателей с днями выдачи заработной платы или получить разрешение банка на выдачу заработной платы из выручки и т.д.

   В некоторых случаях организации  платят своему банку высокий процент  за сдачу и получение наличных денег, в то время как дру­гие  банки предлагают более льготные условия, вплоть до бесплатного зачисления наличных средств на расчетный счет. Ревизору следует проверить, анализировались ли условия работы банка с наличными денежными средствами, какие аргументы были решающими при выборе обслуживающего банка.

   Выдача  значительных денежных сумм под отчет  работникам на длительные сроки (в том числе с периодическим оформлением возврата подотчетных сумм) могут рассматриваться как операции беспроцентного кредитования физического лица.

   Исследованные графики и результаты их анализа  также приобщаются к материалам ревизии.  

   Специальные контрольные мероприятия

   Риск  того, что не все поступившие наличные деньги отражены в учете. В этом случае полученные денежные средства не приходу­ются в кассу организации. При этом сами приходные кассовые документы  либо вообще не оформляются, либо оформляются, но затем уничтожаются.

   Выявляются  данные случаи путем проведения процедуры  «таинственный посетитель»: ревизор  производит закупку, а затем про­веряет отражение уплаченных им денег в  бухгалтерских документах организации-продавца.

   Нарушение может быть выявлено путем наблюдения за работой кассира. Подозрение могут вызывать запись всех платежей не сразу в кассовую книгу, а в отдельный лист, тетрадь, отсутствие нумерации выданных документов, явный разрыв в нумерации выдаваемых в течение дня квитанций приходных кассовых ордеров и ордеров за прошлый день, наличие неоформленных листов кассовый книги за последний рабочий день, предшествующий ревизии, наличие двойной нумерации кассовых документов, нумерации с использованием дробей и букв, например выписка приходных кассовых ордеров № 343/2 и № 344/а.

   Инвентаризация  кассы в данном случае, как правило, не результативна, поскольку кассир предъявляет все реально выданные до­кументы, и ни излишков, ни недостач в кассе не выявляется. Аналитически может быть выявлен необычно высокий оборот в день ревизии. Например, обычная выручка за день составляет 100 тыс. руб., в день ревизии по результатам инвентаризации кассы выручка составила 300 тыс. руб. Но работники имеют, как правило, заготовленный ответ «прошла реклама», «нашли хороших распространителей», «не знаем, почему сегодня все вдруг решили закупиться» и т.д. Подтвердить факт наличия «двойной бухгалтерии» может кассир, однако вероятность получения от него письменного подтверждения данного факта мала.

   Риск  того, что не все выплаты наличными деньгами отражены в учете. Перевод наличных в сферу неофициального оборота может производиться различными путями:

   •    оформление наличных выплат за неосуществленные работы, например по фиктивным договорам  подряда, или за частично осуществленные. Проверятся методами фактического контроля: проверка реальности оплаченной работы, а также встречная проверка организации — получателя средств;

   •   оформление наличных выплат «подставным» лицам. В этом случае подставные лица могут даже получить определенную часть выписанных на них денег. Подозрения вызывают выплачиваемые по отдельным платежным ведомостям премии, надбавки, в особенности лицам нештатного состава организации. Нарушение выявляется путем опроса лиц, получивших деньги;

   •   оформление наличных выплат по фиктивным договорам поставки. При данном нарушении используются пустые квитанции расходных кассовых ордеров и накладные с печатями фирм-«однодневок», найти которых и организовать в них встречные проверки почти невозможно. Как правило, по таким документам оформляется покупка канцтоваров, запасных частей, материалов для ремонта, т.е. материалов, которые сразу оформляются на списание. Подозрение вызывают документы, написанные от руки почерком, визуально похожим на почерк бухгалтера проверяемой организации; написанные от руки одинаковым почерком накладная и квитанция к приход­ному кассовому ордеру; отсутствие кассового чека. Выявляется данное нарушение либо путем инвентаризации приобретенных ценностей, если еще не оформлено их списание, либо путем опроса лиц, приобретавших по документам данные ценности, и лиц, якобы «израсходовавших» эти материалы. Можно также проверить наличие данных ценностей по месту использования, например в отношении запасных частей к автомашине, но это требует специальных познаний ревизора. Например, согласно документам были приобретены и уста­новлены на служебную автомашину шины определенной марки. Для проверки ревизор должен уметь определять марки и «возраст» шин, иначе проверка невозможна. То же можно сказать о виде и количестве краски, якобы израсходованной в ходе ремонта, и т.д.

   Риск  хищения наличных денежных средств. Хищение возможно различными способами:

   •   путем подделки подписей на расходных  кассовых документах — присвоение наличных денежных средств кассиром путем оформления изъятия поддельными расходными кассовыми ордерами, в которых подделана подпись получателя денежных средств.

   Выявление поддельной подписи на документах требует  специальной подготовки. Существуют различные признаки подделки подписей. Наиболее простым способом их выявления является визуальное сличение подписей одного лица на различных документах. Естественно, данная задача очень трудоемка, поэтому рекомендуется данную процедуру проводить выборочным способом.

   Последовательность  проверки документов на предмет наличия поддельных подписей может быть следующей.

   Первоначально путем просмотра документов выявляется факт наличия близких по написанию  подписей: характерные (особенные) начало или конец росписи, размер подписи, размах и т.д. Особое внимание при  проверке уделяется платежным или расчет-но-платежным ведомостям, особенно на выдачу заработной платы или иных выплат работникам территориально удаленных подразделений, временных или уволенных работников, в том числе пенсионеров. При выявлении схожих подписей анализируются фамилии, указанные в платежных документах. При возникновении подозрений ревизор запрашивает другие документы, подписанные указанным получателем средств, например заявление о приеме на работу. Хорошие результаты в этом отношении дает изучение платежных ведомостей по одному подразделению за два-три месяца, что позволяет выявить визуально различные подписи одного получателя.

   Однако  окончательный вывод о поддельности подписи может быть сделан только после специальной почерковедческой экспертизы. В зависимости от полномочий ревизора он может изъять подлинники или сделать ксерокопии подозрительных документов. Для проведения почерковедческой экспертизы необходимы только подлинные документы, так как такие характеристики росписи, как степень нажима, на ксерокопии не отражаются. Внутренним ревизорам или контролерам необходимо согласовать с руководством порядок своих действий в таких ситуациях; •   путем двойного учета документов — присвоение наличных денежных средств кассиром путем учета дважды одного и того же документа или двух документов, подтверждающих одну операцию. Как ни парадоксально, такой способ хищений получил распространение в связи с выходом закона, обязавшего при осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами выдавать чеки контрольно-кассовой машины. Одновременно порядок кассовых операций в РФ, утвержденный Банком России, обязывает выдавать юридическим лицам квитанцию приходного кассового ордера. Поэтому на один платеж возможно получение двух документов: кассового чека и квитанции кассового ордера, что может использоваться недобросовестными кассирами, которым предоставляются оба документа. Кроме того, аналогичная ситуация возможна с путевками, когда приносят и кассовый чек на стоимость путевки, и в самой путевке — бланке строгой отчетности — указано «оплачено». Кроме этого, возможно наличие дубликатов документов, которые запрашиваются у получателя денег якобы из-за «потери» основного документа. Выявление таких задвоенных сумм является крайне сложным, в основном из-за незначительности суммы и значительного объема аналогичных мелких реальных хозяйственных операций. Поскольку дата таких платежей одинаковая, они, вероятнее всего, подложены в документах одного отчетного периода, или, по крайней мере, двух соседних. Часто один документ пришивается как основание списания подотчетной суммы, а другой — как основание выдачи наличных денежных средств из кассы. Может помочь только хорошая память ревизора, который может запомнить название организации-продавца или приобретенный предмет.

Информация о работе Ревизия денежных средств