Ревизия денежных средств

  «Целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций - является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе»⁵.

  Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка всего бухгалтерского учета на предприятии.

  Ревизия операций с денежными средствами включает проверку кассовых, банковских и валютных операций, осуществляемых организацией. Операции, связанные  с движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом. Основная цель проверки - законность, достоверность и хозяйственная  целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств.

  В составе самих денежных средств  наиболее подвижный характер имеют  наличные, движение которых оформляется  посредством кассовых операций.

  Учет  кассовых операций осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

  Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

    Наличные деньги, полученные предприятиями  в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

  Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При  необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

  Предприятия обязаны сдавать в банк всю  денежную наличность сверх установленных  лимитов остатка наличных денег  в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

  Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Министерством финансов РФ.

  «Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными»⁶.

  Целью ревизии кассовых операций являются проверки соблюдения:

  - условий хранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе и при доставке их из банка;

  - установленного порядка хранения  чековых книжек, корешков чеков  и получения по ним денег;

  - правил документального оформления  операций по приходу и выдаче  денег из кассы;

  - лимита хранения наличных денег  в кассе;

  - порядка выдачи денег в подотчет  на командировочные и хозяйственные  расходы и другие нужды;

  - своевременности и полноты оприходования  наличных денег, полученных из  банков, от юридических и физических  лиц;

  - учета кассовых операций и  ведения кассовой книги и книг  аналитического учета по другим  ценностям, хранящимся в кассе;

  - использования по назначению  полученных по чекам из банков  наличных денег;

  - наличия случаев выдачи наличных  денег посторонним лицам без  оформленных доверенностей.

  Источники информации при проверке кассовых операций являются:

  - первичные документы по оформлению  приема и выдачи наличных денег  (кассовые приходные и расходные  ордера, формы КО-1; КО-2);

  - кассовая книга (форма КО-4);

  - журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (КО-3; КО-3а);

  - книга учета принятых и выданных  кассиром денег (форма КО-5);

  - первичные оправдательные документы  к кассовым документам;

  - учетные регистры по счетам 50 «Касса», 51»Расчетный счет», другим  расчетным счетам, корреспонденция  которых связана со счетом 50; по  балансовому счету 006 «Бланки  строгой отчетности», балансы  и другие отчетные формы.

  2.2. Ревизия денежных средств и операций с ними

  Важнейшим условием ревизии кассы является ее внезапность. «Сразу же после прибытия на предприятие и предъявления приказа о назначении ревизии должна быть незамедлительно проведена инвентаризация наличных денежных средств в кассе. Если по уважительным причинам задерживается начало ревизии, кассу необходимо немедленно опечатать. Касса проверяется ревизором совместно с представителями бухгалтерии, либо главным бухгалтером в обязательном присутствии кассира. На время ревизии все кассовые операции прекращаются»⁷.

  В процессе проверки материально ответственное  лицо по кассе обязано составить  отчет об операциях кассы за текущий  день, вывести по кассовой книге  остаток денег на день ревизии  и на последнем отчете, дать расписку, что все приходные и расходные  кассовые документы включены в отчет  и к моменту ревизии кассы  неоприходованных и не списанных  в расход денег не имеется. Кассир предъявляет все имеющиеся в  кассе документы по движению денег.

  Необходимо  проверить наличие письменных договоров  о материальной ответственности  с лицами, которые ведут кассы, а также с лицами, на которых  приказами руководителей учреждений, обслуживаемых централизованными  бухгалтериями, возложены обязанности  по выдаче заработной платы, пособий  по временной нетрудоспособности, премий и другое. Денежное наличие проверяется путем полного перерасчета всех денег, находящихся в кассе. Закончив пересчет наличных денег, ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладыши к трудовым книжкам, квитанционные книжки судебных исполнителей), ценных бумаг (оплаченные талоны на бензин и масло, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины и т. п.). Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета.

  «Записи кассира, частные расписки, квитанции и не полностью оформленные документы не принимаются во внимание при составлении кассового отчета для целей ревизии и подсчета остатка наличных денег, и считаются недостачей. Возникновение таких фактов следует перечислить в акте ревизии в качестве нарушения кассовой дисциплины с указанием получателей денег, суммы и целей выдачи. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. В этих целях лицо, ответственное за ведение кассы, обязано дать объяснения, а ревизор должен проверить достоверность объяснений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы»⁸.

  На  обнаруженные излишки денежных средств  составляется приходный кассовый ордер, который заносится в кассовую книгу, а излишки сдаются в  доход бюджета. При выявлении  в ходе ревизии недостачи наличных денег должны быть приняты меры к  взысканию. Далее проверяется соблюдение последовательности нумерации приходных и расходных кассовых документов в кассе, сопоставление этой нумерации с документами по предыдущему отчету кассира. Расхождение в номерах можно указывать на умышленное изъятие отдельных документов.

  Приходные и расходные кассовые документы  должны проверяться сплошным порядком с целью выявления: случаев хищения  денежных средств; незаконного и  нецелесообразного использования  их; нарушений правильности оформления документов

  После просмотра документов, изъятых из кассы, составляется отчет кассира  на момент проверки. В ведомости  на выплату заработной платы, премий, по которой не получено значительное количество денег, можно не делать операции по депонированию и таким образом не включать в отчет кассира, а учитывать эти деньги в качестве наличных. В противном случае ведомость закрывается, а денежные средства депонируются.

  На  следующем этапе кассир пересчитывает  наличность по купюрам, а результат  записывается в акт. В кассе запрещено  хранить деньги, не принадлежащие  предприятию. Если в кассе находятся  деньги профкома, касса взаимопомощи, то ревизор перед началом проверки должен затребовать справку из бухгалтерии  об остатке таких средств по данным учета. Фактическое наличие денежных средств сверяют с остатками по данным бухгалтерского учета и выводят результат инвентаризации кассы, в котором излишек приходуется, а недостача списывается на кассира.

  На  следующем этапе ревизору необходимо ознакомиться с актами проверки кассы  иными проверяющими и установить наиболее характерные недостатки и  нарушения. Одновременно устанавливают  наличие актов внезапной ревизии  главным бухгалтером или уполномоченным лицом. После изучения указанных  документов целесообразно рассмотреть  журнал регистрации приходных и  расходных кассовых ордеров и  оценить его соответствие данным кассовой книги.

  На  следующем этапе проверяется  соблюдение лимита остатка денежной наличности. Непосредственную проверку кассовых операций начинают с оценки полноты оприходования полученных в банке наличных денег. Такая проверка проводится путем сравнения записей в кассовой книге и отчете кассира с чековыми книжками и выписками банка. В выписках банка получение наличных денег отражается отдельным шифром. Для ускорения проверки операции по этому шифру выписываются и сравниваются с суммами на корешках чеков и оприходованными суммами по кассовой книге на основании приходно-кассовых ордеров. Испорченные и аннулированные чеки должны быть прикреплены к корешкам чеков в чековой книжке с соответствующими пометками на них. В случаях исправлений, подчистки следует провести сверку записей в выписках банка с подлинными записями в лицевых счетах, хранящихся в обслуживаемом банке.

  Далее проверка продолжается по однородным поступлениям денег в кассу.

  Продажа ТМЦ за наличный расчет. Такие операции проверяются путем сравнения  записей в кассовой книге со стоимостью проданных ТМЦ. Важно сравнивать со стоимостью ТМЦ, определенной по данным отпуска ценностей, определенным по отчетам и расходным документам склада. Аналогично проверяется полнота  оприходованной наличной выручки за выполненные работы и услуги, когда  сверяются суммы прошедшие по кассе, с данными, указанными в актах  выполненных работ и отраженными  в книге продаж в качестве доходов.

  Выплата заработной платы. «Документы на выплату заработной платы рассматриваются с позиции правильности арифметических расчетов, наличия подписей в получении денег. Выявление незаконных выплат и списание денежных средств из кассы осуществляется путем сравнения платежных ведомостей и РКО, а также сравнения этих документов с ведомостями по начислению заработной платы. При появлении сомнений ведомости могут быть сопоставлены с информацией о должностных окладах, табелем учета рабочего времени, приказами на отпуска, увольнение работников. При возникновении неоднозначных ситуаций можно произвести сверку подписи одних и тех же лиц в различных платежных документах и в личном деле по учету кадров»⁹.

  Приобретение  ТМЦ за наличный расчет. Правильность отражения этих операций определяется путем сравнения приходных документов складов с документами, предоставленными подотчетными лицами и кассовыми  документами на выдачу средств в подотчет. Если у ревизора возникли сомнения о достоверности рассматриваемых документов, на данном этапе он может лишь ограничиться опросом лиц, на которых оформлена выдача денежных средств.

  Оплата  наличных другими организациям. Эти  выплаты сверяют с данными  о состоянии расчетов с этими  организациями, наиболее действенный  метод здесь - встречная проверка.

  При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу  и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного  периода и переноса их с одной  страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец  месяца остатку по счету 50 «Касса»  в Главной книге. Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых  на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

  Одновременно  с кассовыми операциями следует  проверять реальность денежных средств в пути, к которым относятся: