Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Основанием  для  поставки  сырья,  а  также  материальных ценностей  является  заключение  договора  поставки.       

Руководители предприятия предварительно оговаривают условия и предмет  договорных отношений с поставщиками и подрядчиками. После чего с юридическими лицами составляется договор в простой  письменной форме. Сделки с юридическими  лицами  на приобретение имущества  осуществляются   на основании  договоров заключенных в письменной форме, либо на основании устной договорённости, но оплаты счёта от поставщиков. В данном случае счёт является  офёртой - письменной частью договора.   

Непосредственно оформление и регистрацию  договоров на предприятии осуществляет секретарь. После оформления и подписания   договор регистрируется в журнале регистрации  договоров. В ООО «Остов» предусмотрено ведение  двух журналов регистрации  - «Долгосрочных» и  «Краткосрочных» договоров.

Договор подписывается обеими сторонами  и заверяется печатями сторон.

Договоры сторонами заключаются  в двух экземплярах, каждый из которых  имеет равную юридическую силу.

По оформленным сделкам руководитель организации назначает ответственных  лиц, которые до исполнения    отслеживают  соблюдение  условий  данного договора.

Порядок расчетов с обслуживающими (снабженческими, ремонтными и др.) организациями  за поставляемые товары, выполненные  работы и оказанные услуги определяется заключенными договорами и действующими формами  расчетов.

В  данном  случае  ООО «Остов»   заключает  договор  на оказание автотранспортных и услуг специальной техники (приложение Б).                 

Расчеты производятся на основании  товарно-транспортных накладных, путевых  листов, актов на приемку выполненных  работ, подписанных представителями  заказчиков и ремонтной организации. С автотранспортными  предприятиями   за оказанные работы и услуги  организации  рассчитываются  по тарифам на перевозку грузов, которые  являются  неотъемлемой частью договора.

Несоблюдение договорных обязательств, при поставке материальных ресурсов, выполнения работ, услуг  влечет за собой  применение санкций. При нарушении исполнения  обязательств  одна из сторон сделки оформляет  и направляет в адрес оппонента  претензию по поставке, либо расчётам.

Одним   из видов обеспечения исполнения обязательств применяемого в предприятии  может выступать неустойка. Согласно (ст. 330 ГК РФ) неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, в частности, в случае просрочки исполнения.     

Если изготовитель (поставщик) в  установленный срок устранил дефекты  в поставленной продукции, штраф  не взыскивается. Покупатель в праве отказаться от принятия и оплаты продукции, не соответствующей договору.

Если она уже оплачена, он в праве потребовать возврата перечисленных сумм и замены продукции.

Договором может быть предусмотрен  срок устранения обнаруженных в оборудование дефектов.

Обязательным условием договоров  по поставке товаров является определение  срока исполнения обязательств по расчетам.

Несвоевременное поступление средств  от контрагентов либо отсутствие возможности  воспользоваться банковским кредитом для перечисления средств не освобождает  от ответственности за просрочку  платежа.

Помимо указанной санкции, согласно ст. 395 ГК РФ, должник за пользование  чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения  от возврата или иной просрочки в  уплате обязан перечислить поставщику проценты на сумму этих средств.

Отражение в учёте поступления  ТМЦ производится при получении права собственности на  ценности, то есть подписания сторонами сделки накладных либо актов в графах «сдал» и «принял» непосредственно генеральным директором либо уполномоченными им на то лицами.

Бухгалтерский учёт в ООО «Остов»  согласно положения по бухгалтерскому учету «Учет материально – производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина от 9 июня 2001 г. № 44н, организован  в порядке оформления поступлений по каждому виду товарно-материальных ценностей. 

При  поступлении ТМЦ  кладовщик регистрирует  документы  в журнале  учета  поступающих   грузов. Для  получения  материалов  со  склада  поставщика или от  транспортной  организации  (организации)   уполномоченному  лицу  выдаётся  соответствующие  документы  и доверенность  на получение материалов. (приложение В).

Доверенность оформляется в  порядке, установленном  действующим законодательством. Доверенность  от  имени предприятия выдаётся за подписью   руководителя   и главного бухгалтера  с приложением печати организации. Доверенность,  в  которой  не  указана  дата  ее  совершения, ничтожна.

Доверенность  оформляется  в  одном  экземпляре, регистрируется  в  журнале  учёта выданных  доверенностей  и  выдаётся  под  расписку получателю.

Срок  действия доверенности  10 дней.

При  приемке  материалы  подвергаются  тщательной  проверке  в  отношении   соответствия   ассортименту,   количеству  и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

Порядок  и сроки  приемки  материалов  по  количеству  и   качеству проводится согласно специальных нормативных документов Инструкции П-6,П-7.

При перевозке продукции, сырья, товаров  автотранспортом в качестве первичного документа для оприходования  ценностей применяется товарная накладная (приложение Г).

Товарная  накладная составляется грузоотправителем в трех экземплярах: первый из них служит основанием для отгрузки у грузоотправителя, второй для оприходования груза получателем, третий - является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарная накладная используется в качестве приходного документа в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.

При установлении несоответствия поступивших  материалов ассортименту,  количеству, указанному в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемка осуществляется  комиссией, которая оформляет  акт о  приемке материалов.

Приемный  акт  служит  основанием  для предъявления  претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Акт составляется в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию, второй - в отдел снабжения. В данном случае поставка считается неотфактурованной.   Оприходование  неотфактурованных поставок   производится  на  основании  первого   экземпляра указанного акта.  

Второй экземпляр  акта  направляется   поставщику. При этом применяются   меры  по  установлению  поставщика (если он неизвестен) и получению от  него расчетных документов.  Материальные  запасы  приходуются  по рыночным ценам (по последним аналогичным отфактурированным поставкам).  Бухгалтер после получения расчетных документов (обязательная регистрация входящего номера через секретариат) по неотфактурованным  поставкам  их  учетную  цену  корректирует  с учетом поступивших   расчетных   документов. Одновременно  уточняет  расчеты  с поставщиком (составляется акт сверки).

Материалы,   поступающие   на   ответственное  хранение,  записываются заведующим складом (кладовщиком) в карточку,  хранятся   на   складе   обособленно   и  не     расходуются.

Имеющиеся у ООО «Остов» основные средства требуют реконструкции,  ремонта  и  модернизации. Поэтому  текущий и капитальный  ремонт  основных средств  проводится как работниками, занятыми обслуживанием оборудования, то есть  хозяйственным способом, так и привлечёнными организациями  подрядным способом. При осуществлении работ хозяйственным способом затраты на ремонт списываются в дебет  счетов по учёту  затрат  с  кредита  счетов 70 «Расчёты  по  оплате труда», 69 «Расчёты по социальному страхованию» и другие.

В  случае  проведения ремонтных  работ  подрядными  организациями  кредитуется  счёт 60 «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками»  или 76 «Расчёты с разными дебиторами  кредиторами».

При осуществлении  ремонта  основных  средств  подрядными  организациями  ООО «Остов» заключает договоры. По  окончании  работ составляется  акт выполненных работ (приложение Д) и справка формы № 2 к смете договора.

ООО «Остов» осуществляет закупки  товарно-материальных ценностей у организаций имеющих статус юридического лица. В свою очередь  юридические фирмы  поставляют товар, как с налогом на добавленную стоимость, так и без указанного  налога.

Все предприятия осуществляющие предпринимательскую деятельность на общем режиме налогообложения, согласно Налогового кодекса РФ, обязаны выделять в расчётах сумму налога на добавленную стоимость (НДС).

НДС- вид косвенного налога. Сумму налога на добавленную стоимость (НДС) поставщики   и подрядчики включают в счета на оплату и отражают у покупателя по дебету счета 19 «НДС по приобретенным  ценностям»   и  кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По действующему порядку этот налог начисляется в 18% стоимости реализуемой продукции промышленного производства.

Учёт налога на добавленную стоимость  производится на основании выписанных поставщиками счетов-фактур (приложение Ж). Счет-фактура служит показателем  НДС, который идет к вычету из бюджета.

Счет-фактура содержит все необходимые  данные о видах поступающих материальных ценностей, их количестве, цене, суммах и общей стоимости. При этом обязательно выделяются суммы НДС в соответствии с требованиями Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС (утвержденный Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (ред.15.03.2001) для целей правильного исчисления и зачета НДС.

Счет-фактура является основным документом по расчетным взаимоотношениям с  поставщиками и подрядчиками. Этот документ выписывает поставщик или  подрядчик. Счета-фактуры служат основанием для оформления соответствующих  банковских платежных документов на погашение задолженности: платежных  поручений, платежных требований, чеков. В счете-фактуре заполняются следующие  реквизиты: продавец (поставщик или  подрядчик) и его адрес, идентификационный  номер продавца (ИНН); грузополучатель  и грузоотправитель; покупатель, его  адрес и идентификационный номер. В нем указываются сведения о  поставленных товарах или описание выполненных работ, оказанных услуг  по их видам, единицу измерения, количество (объем), цену; стоимость за все количество товаров (выполненных работ или  оказанных услуг) с  налога на добавленную стоимость.

В документе обязательно указывают  налоговые ставки и суммы налога на добавленную стоимость, делают ссылки на платежно-расчетные документы, указывают  сведения о стране происхождения  товаров и номерах грузовых таможенных деклараций. При отсутствии соответствующих  реквизитов организация не может  произвести последующий зачет по расчетам с бюджетом по налогу на добавленную стоимость за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

В документе обязательно делают ссылку на договор, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают  номера квитанций и накладных  по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям.

Счета – фактуры поставщиков  тщательно проверяют с точки  зрения всех реквизитов, применяемых  цен, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете – фактуре, их принимают к записи в бухгалтерском  учете фирмы.

Получаемые и выдаваемые счета-фактуры  записываются в журналы учета  счетов-фактур (приложение К) и хранятся в течение пяти лет с даты их получения или выдачи. Кроме того, они подлежат регистрации в  книге  покупок  (приложение Л).

Книга формируется, прошивается и  опечатывается  до 20 числа следующего за отчётным месяцем.

За каждый отчетный период (месяц) в книгах покупок и книгах продаж выводят итоги, которые используют для составления расчета по платежам НДС для налоговой службы.

Ответственность за правильность ведения  книги покупок несёт главный  бухгалтер.   

Книга покупок должна хранится у  организации в течение пяти лет  с даты  последней записи.

В связи с тем, что основной доход  ООО «Остов» получает по подрядному договору в качестве давальческого  переработчика, заказчик так же является  поставщиком, но материалов, на которые право собственности не переходит подрядчику. Заказчик –  ООО «ЖБИ-1»  в учёте ООО «Остов» выделен обособленно и его расчёты учитываются на счёте 76 «Расчёты  с  разными  дебиторами  кредиторами».

Таким образом, и сырьё,  и готовая  продукция являются собственностью заказчика и учитываются в ООО «Остов», согласно приходной накладной, только  в  количественном  показателе на за балансовых счетах.  

Оплата поставщикам производится, как правило, на основании счёта (приложение М).

Для этого используются платежные  поручения (приложение Н), в  котором указывается наименование получателя и адрес его банка, сумма перечисления и вид платежа. В этих документах обязательно ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, которые сверяются с карточкой, хранящейся в банке. На основании этих документов банк перечисляет средства со счета.