6.3. Типичные ошибки, выявляемые при  проведении аудита кассовых операций. 

• Неполное  оформление первичных документов (нет  подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер  документа, код организации и  т.д.);
• Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);
• Излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;
• Списание сумм без оснований и по подложным документам;
• Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
• Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
• Присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;
• Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
• Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
• Расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;
• Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации);
• Для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;
• В нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;
• Отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
• На предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга;
• В нарушение Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.

7. Проверка соблюдения  предельного размера  расчетов наличными  деньгами с юридическими  лицами

 

     Предельный  размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

     Организации, предпочитающей расплачиваться наличными  деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленного предела.

Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить  величину финансовых санкций, которые  могут быть наложены на предприятие  в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

     Проверка  проводится с целью установить, совершаются  ли на предприятии расчеты с другими  юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами. Результаты фиксируются по форме, представленной в таблице 3. 

Таблица 3.

При проверке операций по кассе необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов 

 

     Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

     Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные  кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

     Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые  книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу по форме представленной в таблице 4.

Таблица 4

Реестр  корешков чеков, отсутствующих в  чековой книжке

 
 

     Проверка  правильности и своевременности  оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью  выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

     Кроме того, сличается номер чека, указанный  в приходном ордере, с номером  на корешке чека. Заполняется таблица  по форме, приведенной в таблице 5.

Таблица 5

Реестр сумм, полученных из банка и полностью  не оприходованных в кассу 

предприятия 

 

     При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

     Если  задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (организация) должником  не считается. Но если деньги в кассу  не оприходованы, за ним будет числиться  задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

     В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты  методом письменных подтверждений  от третьих лиц или методом  устных опросов.

     Наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

     Вместе  с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Если  в кассовом ордере по строке «Основание»  будет значиться «Остаток подотчетных  сумм», в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

     В случае выявления расхождений следует  заполнить следующую таблицу  по соответствующей форме представленной в таблице 7.

Таблица 7

Реестр возврата и оприходования не израсходованных  остатков подотчетных сумм 

 

     Последовательный  просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).

     Часто на предприятиях используются бланки расходных кассовых ордеров, объединенных с заявлением на выдачу денег на оборотной стороне. Если срок, на который  выдаются деньги, установлен, то аудитор  сверяет эту дату с датой составления  авансового отчета и датой приходного ордера. Необходимо помнить, что в случае несвоевременной сдачи авансового отчета и невозврата остатка денежных средств эта сумма присоединяется к основному заработку и облагается подоходным налогом.

     Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

     Злоупотребления посредством подлогов возможны в  результате недоброкачественного составления  первичных кассовых документов. Не отражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

     Признаками  подлога могут служить наличие  среди первичных документов ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения цвета документа из-за давности его составления, штампов гашения документов.

Кассовые  ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

     Все ранее проверенные аудитором  документы следует отмечать его  подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации  платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы и с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.