Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы.

     Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции  ведения бухгалтерского учета. В  небольших организациях эту работу может выполнять один человек  – бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

     Бухгалтерия в своей работе с документами  руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.

     Так как бухгалтерия – это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

     Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком.

     Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

     Бухгалтерские документы поступают в общем  потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

     Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и  нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские  документы достаточно специфичны, поэтому  они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов.

     Дальнейшая  обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

     Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

     Проверенные и принятые к учету документы  систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными  ордерами (накопительными ведомостями).

     Порядок записей и формы накопительных  учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

     Подготовка  организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим  правилам составления и оформления служебных документов.

     Отправка  и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем  потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).

     При отправке проверяется правильность оформления документа:

• наличие подписи;
• наличие даты;
• наличие заголовка;
• правильность адресования;
• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

     Если  документ оформлен неправильно или  представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для  доработки.

 

3. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  

      Первичная учетная информация отражается в  первичных учетных документах.

      Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет и в которых отражается первичная учетная информация.

      Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

      В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и  технологии обработки первичной учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

      Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером.

      Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

      Первичный учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

      Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

      Внесение  исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

      К первичным учетным документам относятся:

      Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые  отчеты, акты приема-передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных работ или услуг, товарные чеки,  платежные поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, лимитно-заборные карты и многие другие.

      Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных  операциях на основе первичных учетных  документов составляются сводные учетные  документы.

      Первичные и сводные учетные документы  могут составляться на бумажных и  машинных  носителях информации. В последнем случае организация  обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

      Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету  первичных документах, для отражения  на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются регистры бухгалтерского учета.

      Регистры  бухгалтерского учета ведутся в  специальных книгах (журналах), на отдельных  листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных магнитных носителях.

      Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической  последовательность и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

      При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внёсшего исправления, с указанием даты исправления.

      Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

      Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

      К регистрам бухгалтерского учета относятся:

• оборотные ведомости по учету товарно-материальных ценностей и основным средствам;
• по учету нематериальных активов;
• материальные отчеты прорабов;
• сличительные ведомости по инвентаризации;
• сводные ведомости;
• журналы ордера и другие документы.

      Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств, в ходе которой  проверяются и документально  подтверждаются их наличие, состояние  и оценка.

      Проведение  инвентаризации обязательно при  смене материально-ответственных  лиц, при выявлении фактов хищения  или порчи имущества, при реорганизации  или ликвидации предприятия, в случае стихийного бедствия, при передаче имущества в аренду, при составлении годового отчета и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

      Порядок проведения инвентаризации активов  и обязательств организации отражается ею в учетной политике, сформированной главным бухгалтером и утвержденной руководителем организации.

 

4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

      Таким образом, можно сделать вывод, что  роль и значение первичной учетной  информации в бухгалтерском учете  очень велики. Если учетные документы отражают полную и достоверную информацию, то и в сводной бухгалтерской отчетности мы получим достоверную и полную информацию о финансово-хозяйственной деятельности, необходимую как внутренним, так и внешним пользователям. Владея сопоставимой и достоверной информацией, организация имеет возможность контроля за недопущением убытков и потерь, а при их возникновении – возможность их быстрого устранения, а также возможность планирования дальнейшего перспективного развития, выявления внутрихозяйственных резервов, обеспечения финансовой устойчивости организации.