Пользователи бухгалтерской информации. Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам. Структура автоматизированной бухгалтерии

    Другие  обработанные первичные документы  должны иметь отметку, исключающую  возможность их повторного использования  при ручной обработке дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета оттиска штампа указание кода работника, ответственного за обработку соответствующего документа. В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.) Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа. Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа.

    Исполнение  этих условий предопределяет его  оформление. Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов.

      Первичный учетный документ должен  быть составлен в момент совершения  хозяйственной операции. Если такая  возможность отсутствует, то его составление обязательно сразу же после окончания данной операции. Первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учета осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы значит документировать хозяйственные операции, а документация это совокупность составленных документов. Внесение исправлений, помарок, подчисток, а также использование корректирующей жидкости в кассовых и банковских документах не допускается. Такой документ должен быть перечеркнут с указанием надписи испорчен. После чего следует оформить новый первичный документ.  
 
 
 

3. Структура автоматизированной бухгалтерии

    Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. 
Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

    Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

    Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

    В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

    Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

    Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

    Не  менее важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.

    Компьютерная  система включает в себя следующие элементы.

    1. Аппаратные средства. К ним относятся:  оборудование и устройства, из  которых состоит компьютер, в  частности центральный процессор,  жесткий жиск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и  т.п.

    2. Программные средства.

    а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

    б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для  обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

    3. Документация - описание системы  и структуры управления применительно  к вводу, обработке и выводу  данных, обработке сообщений, логическим  и другим командам.

    4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

    5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе.

    6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

     
1.5. Особенности компьютерной обработки  данных

    Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

    1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает  использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных  операций бухгалтерского учета,  что практически исключает появлению  случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

    2. Разделение функций. Компьютерная  система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. 
К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

    3. Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль.

    4. Потенциальные возможности усиления  контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.

    5. Инициирование выполнения операций  в компьютере. Компьютерная система  может выполнять некоторые операции  автоматически, причем их санкционирование  не обязательно документируется,  как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

    Наиболее  распространенные в России системы автоматизации бухучета программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

    Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и  стоимостном выражениях.

    Программа предоставляет возможность ручного  и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

    Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план  счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета (субконто); констант и т.д.

    На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. 
Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

    После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

     
сводные проводки; оборотно-сальдовую ведомость; оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета; карточка счета; карточка счета по одному объекту аналитического учета; анализ счета (аналог главной книги); анализ счета по датам; анализ счета по объектам аналитического учета; анализ объекта аналитического учета по всем счетам; карточка объекта аналитического учета по всем счетам; журнальный ордер.

    В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

    Кроме того программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

    Список  используемой литературы

1.  Борискина, И.П. Бухгалтерское дело: Учебное пособие /  И.П. Борискина, Н.В. Лясковская. – Тула, 2008.

2.   Булатов, М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие /  М.А. Булатов. – Экзамен, 2005.

3.   Бычкова  С.М. Бухгалтерское дело: Учебное  пособие /  С.М. Бычкова, Н.Н  Макарова. – Эксмо, 2007. – 335 с.